Einen Energiekongress organisieren: der richtige Ablauf

Bei einem Energiekongress hängt viel davon ab, dass Inhalte, Referenten und Technik rechtzeitig zusammenpassen. Beginne mit Datum, Programm und Raumaufteilung, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Danach folgen Referentenverträge, Anmeldeformular und die Erfassung von Ernährungswünschen. In den letzten Tagen entscheidest du mit Präsentationsprüfung, Sprecherbriefing und technischem Ablaufplan, ob der Kongresstag reibungslos startet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Raumaufteilung reservieren
2 Personen
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Sprecherverträge bestätigen
2 Personen
5
Einladungstext schreiben
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Sprecherinformationen sammeln
11
Präsentationen anfordern
12
Techniklieferant bestätigen
13
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
14
Cateringmengen bestellen
15
Parkinformationen sammeln
16
Route und Beschilderung erstellen
2 Personen
17
Namensschilder und Anwesenheitsliste erstellen
2 Personen
18
Programmhefte drucken
2 Personen
19
Namensschilder drucken
2 Personen
20
Präsentationen prüfen
2 Personen
21
Technischen Ablaufplan erstellen
2 Personen
22
Sprecherbriefing versenden
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Technik und Materialien abholen
3 Personen
25
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen

Event

26
Saal öffnen
2 Personen
27
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
30
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
31
Beamer anschließen
2 Personen
32
Mikrofone installieren
2 Personen
33
Musikanlage anschließen
2 Personen
34
Präsentationen auf den Laptop laden
35
Technik vollständig testen
2 Personen
36
Licht und Belüftung einstellen
37
Beschilderung anbringen
2 Personen
38
Badges bereitlegen
2 Personen
39
An der Registrierungstheke Dienst machen
3 Personen
40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
41
Wasserstellen auffüllen
2 Personen
42
Referenten empfangen
2 Personen
43
Referenten zum Saal begleiten
44
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
45
Eröffnung ankündigen
46
Präsentationen technisch betreuen
2 Personen
47
Zeit und Programm im Blick behalten
48
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
49
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Benutztes Geschirr abräumen
2 Personen
52
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
53
Snacks bereitstellen
3 Personen
54
Buffet aufbauen
4 Personen
55
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
56
Buffet und Getränke servieren
4 Personen
57
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
58
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
59
Networking-Event betreuen
2 Personen
60
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

61
Technik ausschalten
2 Personen
62
Cateringreste kühlen
2 Personen
63
Geschirr sammeln
3 Personen
64
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
65
Saaltische und -stühle wegräumen
4 Personen
66
Location reinigen
3 Personen
67
Toiletten überprüfen und reinigen
2 Personen
68
Materialien inventarisieren
2 Personen
69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
70
Technik zurückbringen
2 Personen
71
Sprecher danken
72
Dankesmail an Teilnehmer senden
73
Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
KongresstischeAnz. 18
EmpfangstischAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 4
StehtischeAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 3
USB-C-AdapterAnz. 3
KlickerAnz. 2
Laptop-LadegeräteAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Geschirr

WassergläserAnz. 160
WeingläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 140
Dinner-TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 140
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8

Dekoration

TischläuferAnz. 18
NamensschildhalterAnz. 140
BlumenarrangementsAnz. 12
KugelschreiberAnz. 160
ProgrammhefteAnz. 140
NamensschilderAnz. 140
NotizblöckeAnz. 140
TischnummernAnz. 18
WegweiserAnz. 12
Anmeldebrett

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Raumaufteilung zuerst fest. Reserviere Empfang, Bühne, Sitzplätze, Kongresstische und Buffetbereiche gemeinsam, damit Wege und Kapazitäten zusammenpassen.
Fordere Präsentationen spätestens eine Woche vor dem Kongress an und prüfe sie auf Seitenformat, Schriftgröße und Anschlüsse. Teste Beamer, Leinwand, Präsentationslaptop, HDMI-Kabel, USB-C-Adapter und Klicker mit jeder vorgesehenen Datei.
Schließe Sprecherverträge früh ab und verschicke das Briefing spätestens drei Tage vor der Veranstaltung. Darin sollten Ankunftszeit, Redezeit, Raum, Technik und die zuständige Kontaktperson stehen.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Einladungstext, Programm und Anmeldeformular abgestimmt sind. Erfasse Ernährungswünsche laufend und bestelle die Cateringmengen nach dem Anmeldestand, statt erst am Vortag zu zählen.
Plane den Aufbau mit einer festen Technikprobe am Veranstaltungsort. Stelle Funkmikrofone, Mikrofonständer, Tonmischpult, Lautsprecher und Verlängerungskabel bereit und bringe Namensschilder, Anwesenheitsliste und Programmhefte am Vortag dorthin.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Energiekongress planen?: Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Location, Programm und Referenten. Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Kongress verbindlich sein.
Wann sollte man die Referenten für einen Energiekongress anfragen?: Frage die Referenten direkt nach der Programmidee an, idealerweise drei bis vier Monate vor dem Termin. Bestätige Verträge und Redezeiten, bevor du das Programm veröffentlichst.
Wann müssen die Präsentationen für den Energiekongress vorliegen?: Fordere alle Präsentationen spätestens sieben Tage vor dem Kongress an. So bleiben noch zwei bis drei Arbeitstage für Kompatibilitätstests, fehlende Adapter und Änderungen am technischen Ablaufplan.
Wie viele Sitzplätze braucht ein Energiekongress?: Plane mindestens einen Sitzplatz pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 100 Anmeldungen solltest du also 105 bis 110 Stühle bereitstellen.

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