Organiser un congrès sur l’énergie, étape par étape

Un congrès sur l’énergie se prépare d’abord autour du programme et des intervenants, puis se construit avec les inscriptions, la technique et l’accueil. Commence par fixer la date, le format des sessions et la capacité de la salle avant de confirmer les prestataires. Prévois ensuite un calendrier de validations : contrats, présentations, besoins alimentaires et informations pratiques. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les supports, les badges, le matériel audiovisuel et le déroulement sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer les contrats des intervenants
2 personnes
5
Rédiger le texte d’invitation
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Rassembler les informations sur les intervenants
11
Demander les présentations
12
Confirmer le prestataire technique
13
Composer le menu traiteur
2 personnes
14
Commander les quantités de restauration
15
Collecter les informations de stationnement
16
Créer le balisage et la signalétique
2 personnes
17
Préparer les badges et la liste de présence
2 personnes
18
Imprimer les programmes
2 personnes
19
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
20
Vérifier les présentations
2 personnes
21
Rédiger le cahier des charges technique
2 personnes
22
Envoyer le briefing des intervenants
23
Faire les courses
3 personnes
24
Récupérer la technique et le matériel
3 personnes
25
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

26
Ouvrir la salle
2 personnes
27
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
30
Installer l’écran de projection
2 personnes
31
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
32
Installer les micros
2 personnes
33
Raccorder la sonorisation
2 personnes
34
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
35
Tester entièrement la technique
2 personnes
36
Régler l’éclairage et la ventilation
37
Installer la signalétique
2 personnes
38
Préparer les badges
2 personnes
39
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Remplir les points d'eau
2 personnes
42
Accueillir les intervenants
2 personnes
43
Accompagner les intervenants à la salle
44
Accueillir les participants
3 personnes
45
Annoncer l'ouverture
46
Assurer l’accompagnement technique des présentations
2 personnes
47
Superviser le timing et le programme
48
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
49
Préparer la pause café
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
52
Animer la table ronde
2 personnes
53
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
54
Monter le buffet
4 personnes
55
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
56
Servir le buffet et les boissons
4 personnes
57
Servir les repas diététiques
2 personnes
58
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
59
Animer le cocktail networking
2 personnes
60
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

61
Éteindre la technique
2 personnes
62
Réfrigérer les restes du catering
2 personnes
63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises de la salle
4 personnes
66
Nettoyer le lieu
3 personnes
67
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Rapporter le matériel technique
2 personnes
71
Remercier les intervenants
72
Envoyer un e-mail de remerciement aux participants
73
Partager les présentations avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables de congrèsqté 18
Table d’accueilqté 2
Tables de buffetqté 6
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tables hautesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 3
Clic-clacqté 2
Chargeurs d’ordinateur portableqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 160
Verres à vinqté 140
Tasses à caféqté 140
Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 140
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 18
Porte-nomsqté 140
Compositions floralesqté 12
Stylos à billeqté 160
Brochures du programmeqté 140
Badges nominatifsqté 140
Blocs-notesqté 140
Numéros de tableqté 18
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’inscription

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Épongesqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indique la durée des sessions, les pauses et les temps de questions. Garde une marge d’au moins 15 minutes entre deux séquences pour absorber les retards et les changements de salle.
Demande aux intervenants leur présentation et leurs besoins techniques au moins 10 jours avant le congrès. Vérifie chaque fichier sur l’ordinateur de présentation et teste les câbles HDMI, les adaptateurs USB-C, les microphones et le vidéoprojecteur.
Dimensionne la restauration à partir des inscriptions confirmées, puis ajoute une réserve de 5 à 10 % pour les changements de dernière minute. Recueille les besoins alimentaires avant de valider le menu et transmets-les au traiteur avec une liste nominative.
Prépare l’accueil la veille : badges nominatifs, liste de présence, programmes imprimés, signalétique et informations de stationnement doivent être regroupés à la table d’accueil. Prévoyez au moins une personne pour l’émargement pendant la première heure.
Fais une répétition technique complète avant l’arrivée du public, avec la disposition réelle des chaises, tables, podium, écran et haut-parleurs. Contrôle aussi les rallonges, multiprises, chargeurs et niveaux des microphones : ces petits éléments manquent souvent au moment du montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès sur l’énergie ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un congrès avec plusieurs intervenants. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les contrats, ouvrir les inscriptions et vérifier les présentations avant le jour J.
Quand faut-il confirmer les intervenants d’un congrès ?: Confirme les contrats idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Demande ensuite leur présentation, leur biographie et leurs besoins techniques au plus tard 10 jours avant le congrès.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvre le formulaire d’inscription environ 6 semaines avant le congrès, ou plus tôt si les participants viennent de plusieurs régions. Fixe une date limite pour les besoins alimentaires entre 7 et 10 jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’un congrès ?: La veille, contrôle la salle, le mobilier, la signalétique, les badges, les programmes et tout le matériel audiovisuel. Teste chaque présentation sur l’ordinateur prévu et rassemble les câbles, adaptateurs, rallonges et chargeurs au même endroit.

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