Zo organiseer je een energiebesparingsbeurs

Begin met datum en locatie, en leg daarna snel vast welke standhouders deelnemen. Een energiebesparingsbeurs staat of valt met een logische standindeling, werkende demonstraties en duidelijke bezoekersinformatie. Plan de aanmeldingen, promotie en catering niet los van elkaar: dieetwensen en aantallen bepalen wat je bestelt. Test laptops, beeldschermen, microfoon, projector en kabels vooraf. Op de dag zelf heb je tijd nodig voor leveringen, veiligheidscontrole, registratie en het opstellen van de tafels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Deelnemende standhouders uitnodigen
2 personen
3
Aanmeldformulier publiceren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotie op sociale media plaatsen
6
Posters verspreiden
3 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Standhouderslijst opstellen
10
Standindeling maken
2 personen
11
Parkeerinformatie versturen
12
Programma definitief maken
2 personen
13
Sprekersinformatie versturen
14
Reserveringen controleren
15
Boodschappen bestellen
2 personen
16
Promotiemateriaal afdrukken
2 personen
17
Standhoudersgegevens controleren
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
20
Techniek en kabels testen
2 personen
21
Cateringlevering bevestigen
22
Locatie openen
2 personen
23
Leveringen aannemen
3 personen
24
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen opstellen
3 personen
27
Standwanden plaatsen
4 personen
28
Standmaterialen verdelen
3 personen
29
Stroompunten aansluiten
2 personen
30
Verlichting ophangen
2 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Registratiebalie inrichten
2 personen
33
Cateringruimte inrichten
3 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Presentaties testen
2 personen
38
Programma- en infomateriaal klaarleggen
2 personen
39
Standhouders ontvangen
3 personen
40
Laatste standcontrole uitvoeren
2 personen

Event

41
Bezoekers verwelkomen
3 personen
42
Bezoekers registreren
3 personen
43
Programma uitdelen
2 personen
44
Standhouders ondersteunen
2 personen
45
Presentaties begeleiden
2 personen
46
Demonstraties begeleiden
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten controleren
53
Fotomomenten vastleggen
54
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
55
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
56
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

57
Apparatuur uitschakelen
2 personen
58
Standmaterialen afbreken
4 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven catering opruimen
2 personen
66
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 16
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 8
Standwandenaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beeldschermenaantal 4
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 16
Verlengkabelsaantal 16
USB-opladersaantal 8
Energiekostenmetersaantal 6
Infraroodthermometeraantal 2
Demonstratiepanelenaantal 6
Laptopstandaardsaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2

Registratie

Registratietafelsaantal 2
Naamkaarthoudersaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Baliepennenaantal 12
Klembordenaantal 6
Inschrijfformulierenaantal 180
Bezoekerspolsbandjesaantal 180

Presentatie

Flip-oversaantal 3
Flip-overpapieraantal 6
Stiftenaantal 24
Notitieblokkenaantal 120
Balpennenaantal 120
Vraagkaartenaantal 200
Prikbordenaantal 6
Presentatiestandaardsaantal 12

Decoratie

Entreebanner
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 10
Standbordjesaantal 16
Naamstickersaantal 180
Plakbandaantal 8
Dubbelzijdige tapeaantal 6
Kabelbruggenaantal 12

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
LED-lichtsnoerenaantal 8
Noodverlichtingaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 12
dienbladenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Overig

Gereedschapskistenaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Scharenaantal 8
Meetlintenaantal 2
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling zodra de standhouderslijst grotendeels compleet is. Reserveer per deelnemer een vaste plek en controleer of demonstratiepanelen, laptops en energiekostenmeters veilig kunnen staan.
Plan een technische test uiterlijk één werkdag vooraf. Controleer niet alleen de projector en draadloze microfoon, maar ook stekkerdozen, verlengkabels, USB-opladers en de stroompunten per stand.
Stuur parkeerinformatie en het definitieve programma minstens 3 dagen voor de beurs naar bezoekers en standhouders. Vermeld ook waar registratie, presentaties en catering plaatsvinden.
Verwerk aanmeldingen dagelijks en leg dieetwensen vast zodra iemand zich inschrijft. Gebruik het actuele aantal deelnemers voor naamkaartjes, badgehouders, bezoekerspolsbandjes en de cateringbestelling.
Plan op de beursdag minimaal 2 uur voor opening voor het aannemen van leveringen, de veiligheidscontrole en het opstellen van beurstafels, stoelen, statafels en bewegwijzering. Houd daarna een korte controle bij de registratietafel voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een energiebesparingsbeurs?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Leg het programma en de standindeling uiterlijk 1 week vooraf definitief vast, zodat je nog tijd hebt voor wijzigingen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een energiebesparingsbeurs op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor opbouw en controle. Bij veel standhouders of meerdere presentaties is 3 uur praktischer, omdat techniek, kabels, tafels en leveringen elkaar kunnen vertragen.
Wanneer moet je standhouders uitnodigen voor een energiebesparingsbeurs?: Nodig standhouders 6 tot 8 weken vooraf uit. Vraag bij de aanmelding meteen om contactgegevens, benodigde apparatuur en informatie over hun demonstratie, zodat je de indeling en techniek kunt plannen.
Hoeveel catering bestel je voor een energiebesparingsbeurs?: Bestel op basis van het definitieve aantal aangemelde bezoekers en standhouders, plus ongeveer 10 procent reserve. Controleer dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en bevestig de levering nogmaals 1 tot 2 dagen voor de beurs.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.