Organiser un salon des économies d’énergie, étape par étape

Un salon des économies d’énergie demande surtout une bonne coordination entre les exposants, les intervenants et l’accueil du public. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez le programme et le plan des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à relancer les participants, vérifier leurs besoins et préparer la signalétique. Le jour même, prévoyez une ouverture assez tôt pour réceptionner les livraisons, tester la technique et contrôler la sécurité avant l’arrivée des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Inviter les exposants participants
2 personnes
3
Publier le formulaire d'inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
6
Distribuer les affiches
3 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir la liste des exposants
10
Préparer le plan du stand
2 personnes
11
Envoyer les infos de parking
12
Finaliser le programme
2 personnes
13
Envoyer les informations sur les intervenants
14
Vérifier les réservations
15
Commander les courses
2 personnes
16
Imprimer le matériel promotionnel
2 personnes
17
Vérifier les informations des exposants
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Préparer la signalétique
2 personnes
20
Tester la technique et les câbles
2 personnes
21
Confirmer la livraison du catering
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Recevoir les livraisons
3 personnes
24
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Installer les parois des stands
4 personnes
28
Répartir le matériel du stand
3 personnes
29
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
30
Installer l'éclairage
2 personnes
31
Installer la signalétique
2 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Tester les présentations
2 personnes
38
Préparer le programme et le matériel d’information
2 personnes
39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
2 personnes

Événement

41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
43
Distribuer le programme
2 personnes
44
Soutenir les exposants
2 personnes
45
Animer les présentations
2 personnes
46
Encadrer les démonstrations
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Immortaliser les moments photo
54
Répondre aux dernières questions
2 personnes
55
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
56
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

57
Éteindre l’équipement
2 personnes
58
Démonter le matériel du stand
4 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
66
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 16
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 8
Panneaux de standqté 12
Nappesqté 16
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écransqté 4
Projecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 16
Rallongesqté 16
Chargeurs USBqté 8
Compteurs de consommation d’énergieqté 6
Thermomètre infrarougeqté 2
Panneaux de démonstrationqté 6
Supports pour ordinateur portableqté 4
Cliques de présentationqté 2

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Porte-nomsqté 120
Porte-badgesqté 120
Stylos de comptoirqté 12
Presse-papiersqté 6
Formulaires d'inscriptionqté 180
Bracelets visiteursqté 180

Présentation

Chevaletsqté 3
Papier pour chevaletqté 6
Marqueursqté 24
Blocs-notesqté 120
Stylos à billeqté 120
Cartes de questionsqté 200
Panneaux d’affichageqté 6
Présentoirsqté 12

Décoration

Bannière d’entrée
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 10
Panneaux de standqté 16
Étiquettes nominativesqté 180
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésif double faceqté 6
Passages de câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Éclairage de secoursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 12
plateauxqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Autre

Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 100
Ciseauxqté 8
Mètres rubansqté 2
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le plan des stands avant d’envoyer les informations finales aux exposants. Gardez une place pour les passages, les prises électriques et les démonstrations avec compteurs de consommation ou panneaux explicatifs.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires et établir la liste définitive des exposants. Une relance 7 jours avant le salon évite de découvrir trop tard un changement de participant.
Envoyez les informations de parking et le programme au moins 5 jours avant l’événement. Les intervenants doivent aussi recevoir leur horaire, leur format de présentation et les consignes techniques.
Testez projecteur, écran, micro sans fil, haut-parleurs, multiprises et rallonges avant l’ouverture. Prévoyez au moins 60 minutes sur place pour repérer un câble manquant ou un problème de compatibilité.
Préparez les badges, formulaires d’inscription, porte-noms et signalétique la veille. Le matin, installez d’abord l’accueil et les tables, puis réceptionnez le catering et les livraisons avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des économies d’énergie ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Les 2 premières semaines servent à confirmer le lieu, recruter les exposants et définir le programme ; gardez les 10 derniers jours pour les confirmations et la logistique.
Quand envoyer les invitations pour un salon des économies d’énergie ?: Envoyez une première invitation environ 5 semaines avant le salon, puis une relance 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables, chaises, panneaux, nappes et équipements. Ajoutez 60 minutes pour les tests techniques, la signalétique et le contrôle de sécurité.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon sur l’énergie ?: Vérifiez la liste des exposants, les réservations, le programme, les badges, le plan des stands et les livraisons. Contrôlez aussi les câbles, multiprises, rallonges et chargeurs afin de ne pas interrompre les démonstrations le jour même.

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