Cómo organizar una feria del ahorro energético
Una feria del ahorro energético necesita más coordinación que una exposición convencional: combina expositores, demostraciones, ponencias y atención al público. Empieza cerrando fecha y ubicación, y después confirma quién participa antes de promocionar el evento. La mayor parte de los problemas aparece al final, cuando faltan datos de los expositores, conexiones eléctricas o tiempo para probar la técnica. Este orden te permite llegar al montaje con el plano, el programa y las entregas ya comprobados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Invitar a los expositores participantes
2 personas
- 3
Publicar el formulario de inscripción
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Publicar promoción en redes sociales
- 6
Distribuir carteles
3 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Elaborar lista de expositores
- 10
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 11
Enviar la información de aparcamiento
- 12
Definir el programa final
2 personas
- 13
Enviar información de los ponentes
- 14
Comprobar las reservas
- 15
Pedir la compra
2 personas
- 16
Imprimir material promocional
2 personas
- 17
Comprobar los datos de los expositores
- 18
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 19
Preparar la señalización
2 personas
- 20
Probar la técnica y los cables
2 personas
- 21
Confirmar la entrega del catering
- 22
Abrir la ubicación
2 personas
- 23
Recibir las entregas
3 personas
- 24
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 25
Montar mesas
4 personas
- 26
Colocar las sillas
3 personas
- 27
Instalar los paneles del stand
4 personas
- 28
Distribuir los materiales del stand
3 personas
- 29
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
- 30
Colgar la iluminación
2 personas
- 31
Colgar señalización
2 personas
- 32
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 33
Montar el espacio de catering
3 personas
- 34
Preparar café y té
2 personas
- 35
Enfriar las bebidas
2 personas
- 36
Preparar aperitivos
3 personas
- 37
Probar presentaciones
2 personas
- 38
Dejar listo el programa y el material informativo
2 personas
- 39
Recibir a los expositores
3 personas
- 40
Realizar la inspección final del montaje
2 personas
Evento
- 41
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 42
Registrar a los visitantes
3 personas
- 43
Repartir el programa
2 personas
- 44
Apoyar a los expositores
2 personas
- 45
Coordinar presentaciones
2 personas
- 46
Coordinar demostraciones
2 personas
- 47
Servir café y té
2 personas
- 48
Servir aperitivos
3 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
- 51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 52
Comprobar los baños
- 53
Capturar los momentos fotográficos
- 54
Responder las últimas preguntas
2 personas
- 55
Despedir a los visitantes
3 personas
- 56
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
- 57
Apagar el equipo
2 personas
- 58
Desmontar los materiales del stand
4 personas
- 59
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Recoger la basura
3 personas
- 62
Limpiar la zona de catering
2 personas
- 63
Limpiar el lugar
4 personas
- 64
Devolver el material prestado
2 personas
- 65
Recoger el catering sobrante
2 personas
- 66
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de feriacant. 16
- Sillascant. 90
- Mesas altascant. 8
- Paredes para standscant. 12
- Mantelescant. 16
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilescant. 4
- Pantallascant. 4
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 16
- Cables alargadorescant. 16
- Cargadores USBcant. 8
- Medidores de consumo energéticocant. 6
- Termómetro infrarrojocant. 2
- Paneles de demostracióncant. 6
- Soportes para portátilescant. 4
- Pulsadores de presentacióncant. 2
Registro
- Mesas de registrocant. 2
- Portatarjetas de nombrecant. 120
- Portabadgescant. 120
- Bolígrafos para la recepcióncant. 12
- Portapapelescant. 6
- Formularios de inscripcióncant. 180
- Pulseras para visitantescant. 180
Presentación
- Pizarras de hojascant. 3
- Papel para rotafoliocant. 6
- Rotuladorescant. 24
- Bloc de notascant. 120
- Bolígrafoscant. 120
- Tarjetas de preguntascant. 200
- Tableros de corchocant. 6
- Soportes de presentacióncant. 12
Decoración
- Banner de entrada
- Carteles direccionalescant. 12
- Pósteres del programacant. 10
- Carteles de standcant. 16
- Pegatinas con nombrecant. 180
- Cinta adhesivacant. 8
- Cinta adhesiva de doble caracant. 6
- Puentes de cablecant. 12
Iluminación
- Focos LED de obracant. 6
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Iluminación de emergenciacant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Jarrascant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cubiertos de serviciocant. 12
- bandejascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Escobas de manocant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
Otros
- Cajas de herramientascant. 2
- Bridascant. 100
- Tijerascant. 8
- Cintas métricascant. 2
- Linternascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y la ubicación antes de abrir las inscripciones. Después prepara un formulario que recoja los datos del expositor, sus necesidades técnicas y las preferencias dietéticas de su equipo.
- Confirma a los expositores con varias semanas de margen y envíales la información de aparcamiento junto con el horario de llegada. No esperes a tener toda la promoción preparada para detectar que faltan datos de contacto o medidas del puesto.
- Haz el plano de puestos cuando conozcas el número definitivo de participantes. Reserva espacio para mesas de feria, paredes de stand, zonas de paso y una mesa de registro; coloca las demostraciones con medidores de consumo donde el público pueda detenerse sin bloquear la circulación.
- Define el programa final y envía los datos de los ponentes antes de imprimir la señalización. Programa una prueba técnica completa, incluidos micrófono inalámbrico, altavoces, proyector, regletas y cables alargadores, al menos un día antes de la apertura.
- El día del evento abre la ubicación con tiempo para recibir entregas, montar mesas y realizar el control de seguridad. Comprueba el catering en cuanto llegue y coloca tarjetas de nombre, formularios, bolígrafos y pulseras en la mesa de registro antes de que entren los primeros visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del ahorro energético?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar la ubicación, invitar a los expositores y publicar las inscripciones. Reserva los últimos 7 días para cerrar el plano, el programa, las entregas y las pruebas técnicas.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de expositores?
- Procura cerrarla entre 3 y 4 semanas antes del evento. Así tendrás tiempo para comprobar los datos, preparar el plano de puestos, encargar las compras e imprimir el material promocional.
- ¿Cuándo se debe probar el equipo técnico?
- Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes de abrir. Comprueba cada portátil, pantalla, proyector, micrófono, altavoz, regleta y cable alargador en el lugar donde se utilizará.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el montaje?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público para montar mesas, sillas, paredes de stand y señalización. Añade margen para recibir entregas y completar el control de seguridad sin interrumpir el registro.
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