Checklist voor een energiebesparingsbeurs organiseren

Een energiebesparingsbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en standhouders regelen. Je moet bezoekers op tijd informeren, de standindeling en techniek testen en gegevens van deelnemers zorgvuldig controleren. Plan eerst de datum, locatie en deelnemende organisaties; werk daarna toe naar promotie, aanmeldingen en het programma. In de laatste dagen draait alles om leveringen, bewegwijzering, naamkaartjes, catering en een veilige opbouw. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Deelnemende standhouders uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Standhouderslijst opstellen
Standindeling maken
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekersinformatie versturen
Reserveringen controleren
Boodschappen bestellen
2 personen
Promotiemateriaal afdrukken
2 personen
Standhoudersgegevens controleren
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Techniek en kabels testen
2 personen
Cateringlevering bevestigen
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standmaterialen verdelen
3 personen
Stroompunten aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Presentaties testen
2 personen
Programma- en infomateriaal klaarleggen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Laatste standcontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Demonstraties begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Fotomomenten vastleggen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Standmaterialen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 16
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 8
Standwandenaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beeldschermenaantal 4
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 16
Verlengkabelsaantal 16
USB-opladersaantal 8
Energiekostenmetersaantal 6
Infraroodthermometeraantal 2
Demonstratiepanelenaantal 6
Laptopstandaardsaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2

Registratie

Registratietafelsaantal 2
Naamkaarthoudersaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Baliepennenaantal 12
Klembordenaantal 6
Inschrijfformulierenaantal 180
Bezoekerspolsbandjesaantal 180

Presentatie

Flip-oversaantal 3
Flip-overpapieraantal 6
Stiftenaantal 24
Notitieblokkenaantal 120
Balpennenaantal 120
Vraagkaartenaantal 200
Prikbordenaantal 6
Presentatiestandaardsaantal 12

Decoratie

Entreebanner
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 10
Standbordjesaantal 16
Naamstickersaantal 180
Plakbandaantal 8
Dubbelzijdige tapeaantal 6
Kabelbruggenaantal 12

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
LED-lichtsnoerenaantal 8
Noodverlichtingaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 12
dienbladenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Overig

Gereedschapskistenaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Scharenaantal 8
Meetlintenaantal 2
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met de standhouders en hun gegevens voordat je de indeling maakt. Vraag contactgegevens, wensen voor stroom en presentatiemateriaal op, zodat je niet vlak voor de beurs nog tafels of kabels hoeft te verschuiven.
Publiceer het aanmeldformulier ruim vóór de beurs en verwerk aanmeldingen wekelijks. Verzamel dieetwensen niet pas bij de cateringlevering, maar zodra bezoekers of deelnemers zich aanmelden.
Maak de standindeling op basis van demonstraties en techniek. Energiekostenmeters, laptops, beeldschermen en projectoren hebben stroom nodig; leg daarom per stand vast waar stekkerdozen en verlengkabels komen.
Stuur parkeerinformatie en het definitieve programma opnieuw zodra alle reserveringen zijn gecontroleerd. Bezoekers vinden praktische informatie sneller terug als route, parkeren en aanvangstijd in één bericht staan.
Plan de opbouw met een duidelijk controlemoment vóór opening. Test microfoon, luidsprekers, projector en kabels, controleer de bewegwijzering en zet registratietafels, naamkaartjes en inschrijfformulieren klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een energiebesparingsbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Reserveer de laatste 2 weken voor promotie, aanmeldingen, het programma en het controleren van alle deelnemersgegevens.
Hoe deel ik de stands van een energiebesparingsbeurs in?: Maak de standindeling uiterlijk 2 weken voor de beurs en groepeer stands met vergelijkbare onderwerpen bij elkaar. Houd daarnaast ruimte vrij voor demonstratiepanelen, presentaties en looppaden van minimaal ongeveer 1,2 meter.
Wanneer test ik de techniek voor een energiebesparingsbeurs?: Test projector, beeldschermen, draadloze microfoon, luidsprekers en kabels tijdens de opbouw en herhaal de controle minstens 1 uur vóór opening. Controleer per stand ook of laptops en energiekostenmeters stroom krijgen.
Wanneer regel ik catering en dieetwensen voor een energiebesparingsbeurs?: Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het totaal uiterlijk 7 dagen vóór de beurs door aan de cateraar. Bevestig de levering opnieuw 1 tot 2 dagen vooraf, inclusief tijdstip en afleverplek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.