Zo organiseer je een endurancewedstrijd

Begin niet met de boodschappen, maar met de route, vergunningen en wedstrijdopzet. Daarna leg je de inschrijvingen, starttijden, dierenarts, tijdwaarneming en vrijwilligers vast. Een endurancewedstrijd vraagt bovendien om een praktisch plan voor paarden, waterpunten en routebewaking. Werk uiterlijk in de laatste week met een definitieve deelnemerslijst, routekaart en weerscenario, zodat je op de wedstrijddag niet meer hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdinformatie publiceren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen openen
4
Wedstrijdreglement publiceren
5
Routevergunningen controleren
6
Routebeheerders informeren
2 personen
7
Dierenarts vastleggen
8
Tijdwaarnemers vastleggen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemerslijst bijwerken
13
Startnummers toewijzen
14
Starttijden indelen
2 personen
15
Route definitief controleren
3 personen
16
Routekaarten afdrukken
2 personen
17
Startnummers afdrukken
18
Deelnemersbrief versturen
19
Weersverwachting controleren
20
Alternatieve route bepalen
2 personen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Routepijlen sorteren
2 personen
24
Waterpunten voorbereiden
3 personen
25
Paardenboxen controleren
2 personen
26
Startgebied markeren
3 personen
27
Finishgebied markeren
3 personen
28
Route bewegwijzeren
5 personen
29
Waterpunten vullen
4 personen
30
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
31
Cateringtafel opbouwen
2 personen
32
Paardenparkeerplaats indelen
3 personen
33
Afvalpunten plaatsen
2 personen
34
Timingapparatuur testen
2 personen
35
Routekaarten klaarleggen
36
Dierenartscontrole inrichten
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Startnummers uitdelen
2 personen
40
Paarden aanmelden
2 personen
41
Paarden veterinair keuren
3 personen
42
Rijdersbriefing geven
2 personen
43
Start registreren
2 personen
44
Routepost bemannen
6 personen
45
Waterpunten bemannen
4 personen
46
Tijden registreren
2 personen
47
Dranken serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Veterinaire herkeuring uitvoeren
3 personen
51
Finishers registreren
2 personen
52
Paarden water geven
3 personen
53
Uitslagen controleren
2 personen
54
Prijzen uitreiken
3 personen
55
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Routepijlen verwijderen
5 personen
57
Waterpunten opruimen
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Terrein schoonmaken
4 personen
62
Paardenverblijven schoonmaken
3 personen
63
Route op schade controleren
2 personen
64
Uitslagen publiceren
65
Deelnemers informeren
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
68
Administratie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Inschrijftafel
Barkrukkenaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Markeerlintaantal 12
Routebordenaantal 25
Startnummersaantal 60
Startnummerhoudersaantal 60
Waterbakken voor paardenaantal 12
Drinkemmersaantal 24
Hooinettenaantal 12
Strobalenaantal 20
Hekpanelenaantal 20
Pionnenaantal 30
Stopwatchesaantal 8
Klembordenaantal 10
Routekaartenaantal 70

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 8
Powerbanksaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opslagbakkenaantal 8

Decoratie

Podiumlint
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Prijsbekersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 4
Bezemsaantal 4
Emmersaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
Poetsdoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 15
Zaklampenaantal 8
Afzetlintaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer routevergunningen en informeer routebeheerders voordat je de aanmeldingen opent. Leg de definitieve route uiterlijk één week voor de wedstrijd vast en bepaal meteen een alternatieve route.
Plan de inschrijvingen in twee stappen: verwerk nieuwe aanmeldingen dagelijks en wijs startnummers en starttijden toe zodra de deelnemerslijst sluit. Verstuur de deelnemersbrief uiterlijk 5 dagen vooraf.
Maak per waterpunt een aparte materiaallijst. Zet waterbakken voor paarden, drinkemmers en eventuele routepijlen de avond ervoor klaar, zodat vrijwilligers niet op de wedstrijddag hoeven te zoeken.
Bezet kritieke functies met een naam en een telefoonnummer: dierenarts, tijdwaarnemers en routevrijwilligers. Plan minimaal één korte briefing voor de start, met uitleg over routekaarten, stopwatches en meldingen onderweg.
Controleer 24 uur voor de start de weersverwachting, paardenboxen, verlichting en stroomvoorziening. Laad laptops, tablets en telefoons volledig op en leg powerbanks en verlengkabels bij de inschrijftafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een endurancewedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met route, vergunningen en wedstrijdreglement. Open de aanmeldingen pas wanneer de route en de belangrijkste medische en organisatorische afspraken zijn gecontroleerd.
Wanneer moet je de route van een endurancewedstrijd definitief maken?: Maak de route uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd definitief en druk daarna de routekaarten af. Controleer de route bovendien nog één keer de dag ervoor, vooral bij wegwerkzaamheden of veranderde terreincondities.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een endurancewedstrijd?: Plan minimaal één verantwoordelijke per waterpunt of controlepost, plus aparte mensen voor inschrijving, routebewaking en tijdwaarneming. Maak de bezetting uiterlijk 2 weken vooraf rond, zodat je nog vervanging kunt regelen.
Wanneer stuur je de deelnemersbrief voor een endurancewedstrijd?: Verstuur de deelnemersbrief uiterlijk 5 dagen voor de start. Neem daarin startnummer, starttijd, route-informatie, parkeer- en paardenvoorzieningen en de laatste praktische instructies op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.