Organiser une course d'endurance, étape par étape
Une course d'endurance se prépare d'abord sur le terrain, puis autour des inscriptions et de la sécurité des chevaux. Commencez par vérifier les autorisations du parcours et publiez un règlement suffisamment tôt pour répartir les départs. Prévoyez ensuite le vétérinaire, les chronométreurs et les bénévoles avant de finaliser les cartes, les dossards et les points d'eau. Les derniers jours servent surtout à contrôler la météo, le balisage et les boxes pour chevaux.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Publier les informations du match
- 2
Envoyer les invitations
- 3
Ouvrir les inscriptions
- 4
Publier le règlement du concours
- 5
Vérifier les autorisations de parcours
- 6
Informer les responsables de parcours
2 personnes
- 7
Faire appel à un vétérinaire
- 8
Prévoir des chronométreurs
- 9
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 10
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Mettre à jour la liste des participants
- 13
Attribuer les numéros de départ
- 14
Répartir les heures de départ
2 personnes
- 15
Vérifier définitivement l’itinéraire
3 personnes
- 16
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
- 17
Imprimer les dossards
- 18
Envoyer la lettre aux participants
- 19
Vérifier les prévisions météo
- 20
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
- 21
Rassembler le matériel
3 personnes
- 22
Faire les courses
2 personnes
- 23
Trier les flèches de parcours
2 personnes
- 24
Préparer les points d’eau
3 personnes
- 25
Vérifier les boxes pour chevaux
2 personnes
- 26
Marquer la zone de départ
3 personnes
- 27
Délimiter la zone d’arrivée
3 personnes
- 28
Balisage du parcours
5 personnes
- 29
Remplir les points d'eau
4 personnes
- 30
Installer la table d’inscription
2 personnes
- 31
Monter la table de catering
2 personnes
- 32
Aménager le parking pour chevaux
3 personnes
- 33
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 34
Tester le matériel de chronométrage
2 personnes
- 35
Préparer les cartes d’itinéraire
- 36
Mettre en place le contrôle vétérinaire
2 personnes
- 37
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
- 38
Accueillir les participants
3 personnes
- 39
Distribuer les dossards
2 personnes
- 40
Enregistrer les chevaux
2 personnes
- 41
Faire examiner les chevaux par un vétérinaire
3 personnes
- 42
Faire le briefing des pilotes
2 personnes
- 43
Enregistrer le début
2 personnes
- 44
Tenir le poste de route
6 personnes
- 45
Tenir les points d’eau
4 personnes
- 46
Enregistrement des horaires
2 personnes
- 47
Servir les boissons
2 personnes
- 48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 50
Effectuer une contre-visite vétérinaire
3 personnes
- 51
Enregistrer les arrivants
2 personnes
- 52
Abreuver les chevaux
3 personnes
- 53
Vérifier les résultats
2 personnes
- 54
Remettre les prix
3 personnes
- 55
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 56
Retirer les flèches d’itinéraire
5 personnes
- 57
Ranger les points d’eau
3 personnes
- 58
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 59
Faire la vaisselle
2 personnes
- 60
Rassembler les déchets
3 personnes
- 61
Nettoyer le site
4 personnes
- 62
Nettoyer les boxes des chevaux
3 personnes
- 63
Vérifier l’itinéraire pour détecter des dommages
2 personnes
- 64
Publier les résultats
- 65
Informer les participants
- 66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 67
Ranger les stocks restants
2 personnes
- 68
Archiver la documentation
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 30
- Table d'inscription
- Tabourets de barqté 4
Matériel de sport
- Flèches de directionqté 80
- Ruban de balisageqté 12
- Panneaux de directionqté 25
- Numéros de départqté 60
- Porte-dossardsqté 60
- Bacs à eau pour chevauxqté 12
- Seaux à boissonsqté 24
- Filets à foinqté 12
- Balles de pailleqté 20
- Panneaux de clôtureqté 20
- Cônesqté 30
- Chronomètresqté 8
- Presse-papiersqté 10
- Cartes d'itinéraireqté 70
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Tablettesqté 4
- Téléphones portablesqté 8
- Batteries externesqté 8
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lampes à pilesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Gobelets à caféqté 100
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Carafesqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Bacs de rangementqté 8
Décoration
- Ruban de scène
- Drapeaux de matchqté 12
- Coupesqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Balais à mainqté 4
- Balaisqté 4
- Seauxqté 6
- Gants de travailqté 12
- Chiffons de nettoyageqté 20
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 15
- Lampes de pocheqté 8
- Ruban de balisageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Validez l'itinéraire et ses autorisations avant d'ouvrir les inscriptions. Gardez un parcours alternatif prêt afin de pouvoir réagir aux conditions du terrain ou aux prévisions météo.
- Ouvrez les inscriptions dès que le règlement est publié et mettez la liste des participants à jour après chaque modification. Attribuez les numéros de départ et les horaires seulement lorsque les informations sont vérifiées.
- Répartissez les bénévoles par zone, notamment aux points de contrôle, aux départs et aux croisements. Confirmez les responsables de parcours au moins 7 jours avant l'épreuve pour éviter les postes non couverts.
- Préparez le balisage en avance : triez les flèches, vérifiez le ruban et comptez les panneaux nécessaires pour chaque portion. Imprimez les cartes d'itinéraire et les dossards avant le jour de la course, avec quelques exemplaires de secours.
- Installez les points d'eau et contrôlez les boxes pour chevaux avant l'arrivée des participants. Prévoyez aussi les bacs à eau, les filets à foin et les balles de paille au même endroit que le matériel d'accueil afin de ne rien chercher au dernier moment.
Questions fréquentes
- Quand ouvrir les inscriptions pour une course d'endurance ?
- Ouvrez-les dès que le règlement, l'itinéraire prévisionnel et les informations pratiques sont publiés. Prévoyez au moins 3 à 4 semaines avant la course pour traiter les inscriptions et organiser les départs.
- Combien de bénévoles faut-il pour une course d'endurance ?
- Le nombre dépend du parcours, mais chaque point de contrôle et chaque zone à risque doit avoir un responsable identifié. Finalisez la répartition au moins 7 jours avant l'épreuve et gardez quelques personnes mobiles pour les remplacements.
- Quand vérifier définitivement le parcours ?
- Faites une vérification finale dans la semaine précédant la course, puis un dernier passage la veille si la météo peut modifier l'état du terrain. C'est le moment de confirmer le balisage, les accès et l'itinéraire alternatif.
- Que faut-il prévoir pour les chevaux aux points d'eau ?
- Préparez les bacs à eau, les seaux, les filets à foin et les balles de paille avant l'installation du site. Contrôlez chaque point au moins une fois la veille et désignez une personne chargée de le réapprovisionner pendant la course.
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