Zo organiseer je een elektronisch muziekfestival

Begin niet met de line-up, maar met datum, locatie en de regels die daarbij horen. Controleer vergunningen en meldingen voordat je dj’s, geluid en licht definitief vastlegt. Werk daarna van programma naar terreinindeling: bepaal draaitijden, publieksstromen, stroompunten, kabelroutes, toiletten, afval en nooduitgangen. Plan de laatste week vooral voor bevestigingen, inkopen en crewbriefing; op de festivaldag moeten techniek, catering en veiligheid al als één draaiboek samenwerken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
3
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
4
Draaitijden met dj's bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
9
Geluid en licht reserveren
2 personen
10
Toiletten en afvalafvoer reserveren
2 personen
11
Beveiligingsplan opstellen
2 personen
12
Ontruimingsroutes vastleggen
2 personen
13
Plattegrond voor terrein maken
2 personen
14
Stroompunten en kabelroutes bepalen
2 personen
15
Noodcontacten verzamelen
16
Polsbandjes en tickets bestellen
17
Draaiboek afdrukken
18
Crewbriefing voorbereiden
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
3 personen
23
Hapjes portioneren
4 personen
24
Apparatuur en materialen laden
4 personen
25
Terrein controleren
3 personen
26
Tenten en overkappingen opbouwen
6 personen
27
Podiumdelen plaatsen
6 personen
28
Dj-booth opstellen
3 personen
29
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
30
Geluidsinstallatie testen
3 personen
31
Lichtinstallatie ophangen
4 personen
32
Lichtshow programmeren
2 personen
33
Stroomverdeling aansluiten
3 personen
34
Kabels afplakken
3 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
36
Bar en uitgiftepunt inrichten
4 personen
37
Koelboxen vullen
3 personen
38
Hapjes en snacks klaarzetten
3 personen
39
Entree en ticketcontrole inrichten
3 personen
40
Polsbandjes klaarleggen
2 personen
41
Rookvrije zones markeren
2 personen
42
Nooduitgangen vrijmaken
3 personen
43
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
44
Crewbriefing geven
3 personen

Event

45
Deuren openen
4 personen
46
Tickets controleren
4 personen
47
Polsbandjes uitdelen
3 personen
48
Dj's ontvangen
2 personen
49
Dj-wissels begeleiden
2 personen
50
Muziek en volume controleren
2 personen
51
Lichtshow bedienen
2 personen
52
Dranken serveren
5 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Afvalbakken legen
3 personen
56
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
57
Terrein en publieksruimte controleren
3 personen
58
Eerste hulp beschikbaar houden
2 personen
59
Gevonden voorwerpen registreren
60
Laatste ronde aankondigen
61
Muziek gecontroleerd beëindigen
2 personen
62
Bezoekers naar uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

63
Bar sluiten
4 personen
64
Contant geld veilig opbergen
2 personen
65
Apparatuur uitschakelen
3 personen
66
Geluid en licht demonteren
5 personen
67
Podium en tenten afbouwen
6 personen
68
Meubilair verzamelen
4 personen
69
Afval scheiden en afvoeren
4 personen
70
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
71
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
72
Sanitaire voorzieningen schoonmaken
3 personen
73
Terrein schoon en leeg opleveren
5 personen
74
Materialen terugladen
4 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Koelwaren en restanten verwerken
2 personen
77
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Bankenaantal 12
Klaptenten voor baraantal 2
Barkrukkenaantal 8
Podiumdelenaantal 12
Kleedkamertafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 8

Apparatuur

Dj-tafel
Dj-controller
Cdj-spelersaantal 2
Dj-mixer
Hoofdmicrofoonaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Mengtafel
Di-boxenaantal 4
Reservehoofdtelefoonsaantal 2
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 16
Kabelgotenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 4

Verlichting

Led-lichtbalkenaantal 8
Led-spotsaantal 8
Stroboscoopaantal 2
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 40
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerkommenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12
Barmaatbekersaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Koekenpannenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelkastenaantal 2

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Led-slingersaantal 10
Podiumdoekenaantal 4
Welkomstbord
Terreinbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Polsbandjesaantal 250
Ticketboxenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Papieren handdoekdispensersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Desinfectiespraysaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 12
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Walkietalkiesaantal 8
Noodverlichtingslampenaantal 6
Oordoppenaantal 250

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de terreinindeling vast voordat je apparatuur reserveert. Zet podium, dj-tafel, bar, toiletten en noodroutes op één plattegrond en bepaal daarna waar kabelgoten, verlengkabels en kabelhaspels veilig kunnen lopen.
Bevestig draaitijden met dj’s ruim vóór de uitnodigingen uitgaan. Neem per wissel extra tijd op voor soundcheck, aansluitingen en het vervangen van apparatuur; reserveer ook reservehoofdtelefoons en een hoofdmicrofoon.
Regel geluid, licht en stroom als één technisch plan. Controleer per stroompunt het verwachte vermogen, houd kabelroutes uit loopzones en plan lichtstatieven, led-lichtbalken en led-spots zo dat noodverlichting en uitgangen zichtbaar blijven.
Wacht niet tot de festivaldag met veiligheid en sanitair. Leg beveiliging, ontruimingsroutes, noodcontacten, toiletten en afvalafvoer vooraf vast en bespreek deze punten tijdens de crewbriefing.
Maak de laatste boodschappen concreet op basis van het aantal aanmeldingen. Bereken cateringhoeveelheden en dieetwensen vooraf, koel dranken op tijd en plan op de dag zelf vaste momenten voor portioneren, laden en een terreincontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een elektronisch muziekfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en meldingen. Plan geluid, licht, toiletten, beveiliging en dj’s uiterlijk 4 tot 6 weken voor de festivaldag.
Wanneer moet ik de dj’s en draaitijden vastleggen?: Leg de line-up en draaitijden ongeveer 6 weken vooraf vast en bevestig ze nogmaals 7 dagen voor het festival. Neem per dj-wissel extra tijd op voor aansluitingen en een korte controle van het geluid.
Hoe plan ik stroom en kabels op een elektronisch muziekfestival?: Bepaal 2 tot 4 weken vooraf alle stroompunten en kabelroutes op de plattegrond. Houd kabels uit publieksroutes, gebruik kabelgoten waar mensen lopen en test de volledige geluids- en lichtopstelling vóór de start.
Wanneer moet ik catering en drank voor het festival regelen?: Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf, zodat je cateringhoeveelheden kunt berekenen. Doe de boodschappen kort voor het festival, koel dranken tijdig en portioneer hapjes op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.