Organiser un festival de musique électronique, étape par étape

Un festival de musique électronique se prépare d’abord comme un projet technique, puis comme une expérience pour le public. Commence par bloquer la date et le lieu, vérifier les autorisations et dessiner le plan du site. Ensuite, verrouille la programmation, le son, la lumière, les sanitaires, la sécurité et les besoins alimentaires. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les horaires, refroidir les boissons, charger le matériel et briefer l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Établir le programme musical
2 personnes
4
Confirmer les horaires de passage avec les DJ
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Calculer les quantités de catering
2 personnes
9
Réserver son et lumière
2 personnes
10
Réserver les toilettes et l'évacuation des déchets
2 personnes
11
Établir le plan de sécurité
2 personnes
12
Définir les voies d’évacuation
2 personnes
13
Créer le plan du site
2 personnes
14
Déterminer les prises de courant et les chemins de câbles
2 personnes
15
Recueillir les contacts d'urgence
16
Commander les bracelets et les billets
17
Imprimer le déroulé
18
Préparer le briefing de l'équipe
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
3 personnes
23
Portionner les amuse-bouches
4 personnes
24
Charger l’équipement et le matériel
4 personnes
25
Contrôler le site
3 personnes
26
Monter les tentes et les auvents
6 personnes
27
Installer les éléments de scène
6 personnes
28
Installer le booth DJ
3 personnes
29
Raccorder la sonorisation
4 personnes
30
Tester le système de sonorisation
3 personnes
31
Installer l’éclairage
4 personnes
32
Programmer le spectacle lumineux
2 personnes
33
Raccorder la distribution électrique
3 personnes
34
Scotcher les câbles
3 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Aménager le bar et le point de service
4 personnes
37
Remplir les glacières
3 personnes
38
Préparer les amuse-bouches et les snacks
3 personnes
39
Aménager l'entrée et le contrôle des billets
3 personnes
40
Préparer les bracelets
2 personnes
41
Délimiter les zones non-fumeurs
2 personnes
42
Dégager les sorties de secours
3 personnes
43
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
44
Faire le briefing de l'équipe
3 personnes

Événement

45
Ouvrir les portes
4 personnes
46
Vérifier les billets
4 personnes
47
Distribuer les bracelets
3 personnes
48
Accueillir les DJ
2 personnes
49
Accompagner les changements de DJ
2 personnes
50
Vérifier la musique et le volume
2 personnes
51
Gérer le spectacle lumineux
2 personnes
52
Servir les boissons
5 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Vider les poubelles
3 personnes
56
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
57
Vérifier le terrain et l’espace public
3 personnes
58
Maintenir les premiers secours disponibles
2 personnes
59
Enregistrer les objets trouvés
60
Annoncer le dernier tour
61
Arrêter la musique de manière contrôlée
2 personnes
62
Accompagner les visiteurs vers la sortie
4 personnes

Suivi

63
Fermer le bar
4 personnes
64
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
65
Éteindre l’équipement
3 personnes
66
Démonter le son et les lumières
5 personnes
67
Démonter la scène et les tentes
6 personnes
68
Rassembler le mobilier
4 personnes
69
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
70
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
71
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
72
Nettoyer les sanitaires
3 personnes
73
Remettre le site propre et vide
5 personnes
74
Recharger le matériel
4 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Gérer les denrées périssables et les restes
2 personnes
77
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Bancsqté 12
Tentes pliantes pour le barqté 2
Tabourets de barqté 8
Éléments de podiumqté 12
Tables de logeqté 2
Chaises des vestiairesqté 8

Équipement

Table DJ
Contrôleur DJ
Lecteurs CDJqté 2
Mixeur DJ
Micro principalqté 2
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Table de mixage
Caissons DIqté 4
Casques de rechangeqté 2
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 16
Goulottes de câblesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 4

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Spots LEDqté 8
Stroboscopeqté 2
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 40
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Saladiers de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12
Mesures à barqté 4

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Poêlesqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Réfrigérateursqté 2

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Guirlandes LEDqté 10
Tentures de scèneqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux du siteqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Braceletsqté 250
Caisses à billetsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de serviettes en papierqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Sprays désinfectantsqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Lampes d’éclairage de secoursqté 6
Bouchons d'oreillesqté 250

Catering

Courses

Conseils

Commence par le lieu et les autorisations : vérifie les déclarations nécessaires avant d’annoncer la date, puis dessine les accès, les sorties de secours, le bar, la scène, les sanitaires et les zones de circulation.
Établis la programmation avant de réserver la technique. Confirme à chaque DJ son heure de passage, son temps d’installation et son matériel attendu ; imprime ensuite un déroulé lisible pour l’équipe.
Dimensionne le son et l’électricité ensemble. Repère les prises, sépare les chemins de câbles du public et prévois multiprises, rallonges, enrouleurs et goulottes pour éviter un branchement improvisé le jour J.
Ne laisse pas le catering et les boissons pour la dernière minute : recueille les besoins alimentaires, calcule les quantités, portionne les amuse-bouches et commence à refroidir les boissons plusieurs heures avant l’ouverture.
Prépare un briefing court avec les contacts d’urgence, les voies d’évacuation et les responsabilités de chacun. Fais un contrôle complet du site avant l’arrivée du public, puis vérifie la météo et adapte les tentes ou le matériel si nécessaire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique électronique ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour un événement de petite ou moyenne taille. Ce délai permet de sécuriser le lieu, les autorisations, les DJ, la technique, les sanitaires, la sécurité et les commandes.
Quand faut-il réserver le son et la lumière pour un festival ?: Réserve le son et la lumière dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Le plan électrique et les chemins de câbles dépendent directement du matériel retenu.
Combien de boissons prévoir pour un festival de musique électronique ?: Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 boissons par heure selon la durée et la météo. Ajoute une marge de 10 à 15 % et prévois de l’eau en accès visible.
Que vérifier la veille d’un festival de musique électronique ?: La veille, vérifie la météo, la liste des courses, les horaires des DJ, les contacts d’urgence, les billets et bracelets, puis charge tout le matériel. Garde au moins 2 heures le jour même pour contrôler le site et corriger les derniers problèmes.

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