Elektronisches Musikfestival organisieren: der richtige Ablauf

Bei einem elektronischen Musikfestival entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen reibungslosen Ablauf. Lege zuerst Datum und Gelände fest, prüfe Genehmigungen und entwickle danach Musikprogramm, Sicherheitskonzept und Geländeplan. Technik, Strom, Toiletten, Müllentsorgung und Catering müssen früh reserviert werden, weil kurzfristig oft nur unpassende Lösungen verfügbar sind. In den letzten Tagen geht es vor allem um Bestätigungen, Einkäufe, Aufbau und ein klares Crew-Briefing.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
3
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
4
Auftrittszeiten mit DJs bestätigen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Cateringmengen berechnen
2 Personen
9
Ton- und Lichttechnik reservieren
2 Personen
10
Toiletten und Müllentsorgung reservieren
2 Personen
11
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
12
Evakuierungswege festlegen
2 Personen
13
Geländeplan erstellen
2 Personen
14
Stromanschlüsse und Kabelwege festlegen
2 Personen
15
Notfallkontakte sammeln
16
Armbänder und Tickets bestellen
17
Drehbuch ausdrucken
18
Crew-Briefing vorbereiten
2 Personen
19
Wettervorhersage prüfen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke kühlen
3 Personen
23
Snacks portionieren
4 Personen
24
Geräte und Materialien verladen
4 Personen
25
Gelände kontrollieren
3 Personen
26
Zelte und Überdachungen aufbauen
6 Personen
27
Bühnenelemente aufstellen
6 Personen
28
DJ-Pult aufbauen
3 Personen
29
Musikanlage anschließen
4 Personen
30
Beschallungsanlage testen
3 Personen
31
Lichtanlage aufhängen
4 Personen
32
Lichtshow programmieren
2 Personen
33
Stromverteilung anschließen
3 Personen
34
Kabel abkleben
3 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Bar und Ausgabestelle einrichten
4 Personen
37
Kühlboxen füllen
3 Personen
38
Snacks und Häppchen bereitstellen
3 Personen
39
Eingang und Ticketkontrolle einrichten
3 Personen
40
Armbänder bereitlegen
2 Personen
41
Rauchfreie Zonen markieren
2 Personen
42
Notausgänge freihalten
3 Personen
43
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
44
Crew-Briefing geben
3 Personen

Event

45
Türen öffnen
4 Personen
46
Tickets kontrollieren
4 Personen
47
Armbänder verteilen
3 Personen
48
DJs empfangen
2 Personen
49
DJ-Wechsel betreuen
2 Personen
50
Musik und Lautstärke prüfen
2 Personen
51
Lichtshow steuern
2 Personen
52
Getränke servieren
5 Personen
53
Getränke nachfüllen
3 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Mülleimer leeren
3 Personen
56
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
57
Gelände und Publikumsbereich kontrollieren
3 Personen
58
Erste Hilfe verfügbar halten
2 Personen
59
Fundgegenstände registrieren
60
Letzte Runde ankündigen
61
Musik kontrolliert beenden
2 Personen
62
Besucher zum Ausgang begleiten
4 Personen

Nachbereitung

63
Bar schließen
4 Personen
64
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
65
Geräte ausschalten
3 Personen
66
Ton und Licht abbauen
5 Personen
67
Bühne und Zelte abbauen
6 Personen
68
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
69
Abfall trennen und entsorgen
4 Personen
70
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
71
Bar und Küche reinigen
3 Personen
72
Sanitäre Anlagen reinigen
3 Personen
73
Gelände sauber und leer übergeben
5 Personen
74
Materialien zurückladen
4 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Kühlwaren und Reste verarbeiten
2 Personen
77
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
StehtischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
BänkeAnz. 12
Faltzelte für die BarAnz. 2
BarhockerAnz. 8
BühnenelementeAnz. 12
UmkleidetischeAnz. 2
UmkleidestühleAnz. 8

Ausstattung

DJ-Tisch
DJ-Controller
CDJ-PlayerAnz. 2
DJ-Mixer
HauptmikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
MonitorspeakerAnz. 2
Mischpult
DI-BoxenAnz. 4
ErsatzkopfhörerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 16
KabelkanäleAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 8
StroboskopAnz. 2
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
WeingläserAnz. 40
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
Bar-MessbecherAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
PfannenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlschränkeAnz. 2

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 20
LED-LichterkettenAnz. 10
BühnentücherAnz. 4
Willkommensschild
GeländeschilderAnz. 12
WegweiserAnz. 10
ArmbänderAnz. 250
TicketboxenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
PapierhandtuchspenderAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
DesinfektionsspraysAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
WarnwestenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
Walkie-TalkiesAnz. 8
NotbeleuchtungslampenAnz. 6
OhrstöpselAnz. 250

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Prüfe dabei nicht nur die Veranstaltung selbst, sondern auch Lärmschutz, Stromversorgung, Fluchtwege und die zulässigen Veranstaltungszeiten.
Bestätige die Auftrittszeiten der DJs spätestens 4 Wochen vor dem Festival schriftlich. Plane zusätzlich Umbau- und Soundcheckzeiten ein, damit sich das Programm nicht schon beim ersten Wechsel verschiebt.
Erstelle einen Geländeplan mit Bühne, Bar, Zelten, Toiletten, Notausgängen und Kabelwegen. Markiere Stromanschlüsse und sichere Kabel mit Kabelkanälen, bevor Publikum und Crew das Gelände betreten.
Reserviere Ton- und Lichttechnik sowie Toiletten und Müllentsorgung mehrere Wochen im Voraus. Für die Technik brauchst du neben Lautsprechern und Mischpult auch DI-Boxen, Monitorspeaker, Ersatzkopfhörer und ausreichend Kabeltrommeln.
Bereite das Crew-Briefing und das ausgedruckte Drehbuch spätestens am Vortag vor. Prüfe am Veranstaltungstag Wetter, Gelände, Strom, Fluchtwege, gekühlte Getränke und portionierte Snacks, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein elektronisches Musikfestival planen?: Starte idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Gelände und Genehmigungen. Technik, Toiletten, Müllentsorgung und DJs sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin angefragt beziehungsweise bestätigt sein.
Welche Technik braucht man für ein elektronisches Musikfestival?: Für den DJ-Bereich gehören je nach Setup DJ-Tisch, Controller oder CDJ-Player, DJ-Mixer und Ersatzkopfhörer dazu. Für den Veranstaltungsraum brauchst du Lautsprecher, Subwoofer, Monitorspeaker, Mischpult, DI-Boxen sowie Verlängerungskabel und Kabelkanäle.
Wie plant man die Sicherheit bei einem Musikfestival?: Erstelle spätestens 4 Wochen vorher einen Sicherheitsplan und lege alle Evakuierungswege im Geländeplan fest. Sammle außerdem Notfallkontakte und bespreche Zuständigkeiten beim Crew-Briefing am Vortag.
Wann sollte man Getränke und Snacks vorbereiten?: Kühle die Getränke am Tag vor dem Festival oder früh am Veranstaltungstag, damit sie rechtzeitig durchgekühlt sind. Portioniere Snacks wenige Stunden vor Einlass und erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung.

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