Cómo organizar un festival de música electrónica

Organizar un festival de música electrónica empieza mucho antes de contratar a los DJs. Primero fija la fecha y el lugar, comprueba permisos y notificaciones, y dibuja un plano del recinto. Después coordina el programa musical, el sonido, la iluminación, los baños, la electricidad y la seguridad. En los últimos días, confirma horarios, prepara pulseras y entradas, revisa el tiempo y deja por escrito quién se encarga de cada tarea durante el montaje y el evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
3
Preparar el programa musical
2 personas
4
Confirmar horarios con los DJ
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Calcular las cantidades de catering
2 personas
9
Reservar sonido e iluminación
2 personas
10
Reservar los baños y la recogida de residuos
2 personas
11
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
12
Definir rutas de evacuación
2 personas
13
Hacer el plano del recinto
2 personas
14
Definir los puntos de electricidad y las rutas de cables
2 personas
15
Recopilar contactos de emergencia
16
Pedir pulseras y entradas
17
Imprimir el plan de trabajo
18
Preparar la reunión del equipo
2 personas
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
3 personas
23
Porcionar aperitivos
4 personas
24
Cargar equipos y materiales
4 personas
25
Inspeccionar el recinto
3 personas
26
Montar tiendas y techados
6 personas
27
Colocar las piezas del escenario
6 personas
28
Montar la cabina del DJ
3 personas
29
Conectar el equipo de sonido
4 personas
30
Probar el sistema de sonido
3 personas
31
Colgar la instalación de luces
4 personas
32
Programar el espectáculo de luces
2 personas
33
Conectar la distribución eléctrica
3 personas
34
Fijar los cables con cinta
3 personas
35
Colocar mesas y sillas
4 personas
36
Montar el bar y el punto de distribución
4 personas
37
Llenar las neveras portátiles
3 personas
38
Preparar bocadillos y snacks
3 personas
39
Preparar la entrada y el control de entradas
3 personas
40
Preparar las pulseras
2 personas
41
Señalizar las zonas libres de humo
2 personas
42
Despejar las salidas de emergencia
3 personas
43
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
44
Dar la charla al equipo
3 personas

Evento

45
Abrir las puertas
4 personas
46
Comprobar las entradas
4 personas
47
Repartir pulseras
3 personas
48
Recibir a los DJ
2 personas
49
Coordinar los cambios de DJ
2 personas
50
Comprobar la música y el volumen
2 personas
51
Operar el espectáculo de luces
2 personas
52
Servir las bebidas
5 personas
53
Rellenar las bebidas
3 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
56
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
57
Comprobar el recinto y la zona del público
3 personas
58
Mantener primeros auxilios disponibles
2 personas
59
Registrar objetos perdidos
60
Anunciar la última ronda
61
Terminar la música de forma controlada
2 personas
62
Guiar a los visitantes hacia la salida
4 personas

Seguimiento

63
Cerrar el bar
4 personas
64
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
65
Apagar el equipo
3 personas
66
Desmontar el sonido y la iluminación
5 personas
67
Desmontar el escenario y las carpas
6 personas
68
Recoger el mobiliario
4 personas
69
Separar y desechar los residuos
4 personas
70
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
71
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
72
Limpiar los sanitarios
3 personas
73
Dejar el recinto limpio y vacío
5 personas
74
Volver a cargar los materiales
4 personas
75
Devolver el material prestado
2 personas
76
Gestionar los productos refrigerados y las sobras
2 personas
77
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Bancoscant. 12
Carpas plegables para barcant. 2
Taburetes de barcant. 8
Piezas de escenariocant. 12
Mesas de vestuariocant. 2
Sillas del vestuariocant. 8

Equipo

Mesa de DJ
Controlador de DJ
Reproductores de CDJcant. 2
Mesa de mezclas para DJ
Micrófono principalcant. 2
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Altavoces de monitorcant. 2
Mesa de mezclas
Cajas DIcant. 4
Auriculares de repuestocant. 2
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 16
Canaletas para cablescant. 10
Enrollacablescant. 4

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 8
Focos LEDcant. 8
Luz estroboscópicacant. 2
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vinocant. 40
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cuencos de serviciocant. 20
Cucharones de servircant. 12
Jiggers de barcant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Sartenescant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neverascant. 2

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Guirnaldas LEDcant. 10
Telones de escenariocant. 4
Cartel de bienvenida
Carteles del recintocant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Pulserascant. 250
Taquillascant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de toallas de papelcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Sprays desinfectantescant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Postes separadorescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 6
Tapones para los oídoscant. 250

Catering

Compras

Consejos

Trabaja hacia atrás desde la fecha del festival. Deja cerrados los permisos, el lugar y las reservas de sonido, iluminación, baños y residuos con varias semanas de margen; las autorizaciones suelen ser lo que más retrasa el plan.
Cierra el programa musical antes de enviar las invitaciones. Confirma con cada DJ la hora de actuación, la hora de llegada y el equipo que necesita, y prepara una mesa de DJ, mezclador, reproductores o controlador, monitores y auriculares de repuesto.
Haz el plano antes de colocar nada. Marca escenario, barras, carpas, baños, salidas de evacuación y puntos de electricidad; mantén los cables fuera de las zonas de paso usando canaletas y enrollacables.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y las preferencias dietéticas, no de una estimación general. Termina la compra con tiempo para enfriar las bebidas y porcionar los aperitivos antes de cargar el material.
Convoca una reunión breve del equipo antes de abrir las puertas y entrega un plan de trabajo impreso. Incluye contactos de emergencia, responsables por zona, rutas de evacuación y el procedimiento para revisar el recinto y el pronóstico del tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música electrónica?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si el festival requiere permisos, varios DJs y alquiler de sonido o iluminación. Reserva primero el lugar y los servicios con disponibilidad limitada; deja la compra y la preparación de bebidas para los últimos 2 o 3 días.
¿Qué permisos necesito para un festival de música electrónica?: Depende del lugar y de la normativa local, pero debes comprobar al menos las autorizaciones del recinto, el uso de sonido, la actividad y la seguridad. Haz esta comprobación antes de anunciar la fecha y presenta las notificaciones con el plazo que indique la autoridad correspondiente.
¿Cómo calculo el sonido y la electricidad para un festival?: Pide al técnico o proveedor una lista de potencia para altavoces, subwoofers, iluminación, mesa de mezclas y equipos de DJ. Define los puntos eléctricos y las rutas de cables antes del montaje, y añade regletas, alargadores y protección para evitar cables sueltos en el paso.
¿Cuándo debo confirmar a los DJs y sus horarios?: Confirma el programa y los horarios al menos 3 semanas antes, y vuelve a verificarlos 3 o 4 días antes del festival. Pide a cada DJ la hora de llegada, sus necesidades técnicas y un teléfono de contacto para resolver cambios el día del evento.

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