Een elektronisch muziekfestival organiseren: zo pak je het aan
Begin met datum, locatie en capaciteit; die drie bepalen vrijwel elke vervolgstap. Controleer daarna vroeg de locatievoorwaarden en vraag vergunningen aan voordat je artiesten, techniek en catering definitief boekt. Werk vervolgens het muziekprogramma, de publieksroute en de operationele bezetting uit. Bij een elektronisch muziekfestival zitten de grootste risico’s meestal in stroom, geluid, veiligheid en de timing van opbouw en soundcheck. Leg alle afspraken vast in één draaiboek en tel tickets, polsbandjes en voorraad uiterlijk de dag voor opening.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen aanvragen
2 personen
- 3
Locatievoorwaarden controleren
2 personen
- 4
Muziekprogramma samenstellen
3 personen
- 5
Artiesten bevestigen
2 personen
- 6
Geluidsset reserveren
2 personen
- 7
Lichtset reserveren
2 personen
- 8
Toiletten reserveren
- 9
Beveiliging reserveren
2 personen
- 10
Catering reserveren
2 personen
- 11
Ticketverkoop openen
2 personen
- 12
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 13
Promotie online plaatsen
2 personen
- 14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 15
Dieetwensen verzamelen
- 16
Artiesteninformatie verzamelen
2 personen
- 17
Draaiboek afdrukken
- 18
Vrijwilligers inplannen
2 personen
- 19
Noodcontacten verzamelen
- 20
Plattegrond afdrukken
- 21
Polsbandjes en tickets tellen
2 personen
- 22
Voorraad controleren
2 personen
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Apparatuur ophalen
3 personen
- 25
Locatie openen
2 personen
- 26
Terrein inspecteren
3 personen
- 27
Podiumvloer opbouwen
4 personen
- 28
Partytenten opbouwen
4 personen
- 29
Dranghekken plaatsen
4 personen
- 30
Bar en uitgifte opstellen
4 personen
- 31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 32
Geluidsapparatuur aansluiten
4 personen
- 33
Lichtapparatuur aansluiten
3 personen
- 34
Stroomvoorziening testen
3 personen
- 35
Decoratie ophangen
3 personen
- 36
Banners en bewegwijzering plaatsen
3 personen
- 37
Koelingen vullen
3 personen
- 38
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 39
Barvoorraad klaarzetten
3 personen
- 40
Ticketbalie inrichten
2 personen
- 41
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 42
Toiletten controleren
2 personen
- 43
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
- 44
Lichtshow testen
3 personen
Event
- 45
Artiesten ontvangen
2 personen
- 46
Deuren openen
4 personen
- 47
Tickets controleren
4 personen
- 48
Polsbandjes uitdelen
3 personen
- 49
Publiek informeren
2 personen
- 50
Muziekprogramma starten
2 personen
- 51
Bar openen
5 personen
- 52
Hapjes serveren
3 personen
- 53
Dranken bijvullen
3 personen
- 54
Artiesten begeleiden
2 personen
- 55
DJ-wissels begeleiden
2 personen
- 56
Geluidsniveau controleren
2 personen
- 57
Lichtshows bedienen
2 personen
- 58
Terrein schoonhouden
3 personen
- 59
Afvalbakken legen
2 personen
- 60
Toiletten bijvullen
2 personen
- 61
EHBO-verzoeken afhandelen
2 personen
- 62
Laatste nummer aankondigen
- 63
Muziek beëindigen
2 personen
- 64
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Nazorg
- 65
Bar sluiten
5 personen
- 66
Apparatuur uitschakelen
3 personen
- 67
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 68
Afval verzamelen
5 personen
- 69
Meubilair afbreken
5 personen
- 70
Decoratie verwijderen
3 personen
- 71
Locatie schoonmaken
5 personen
- 72
Apparatuur inladen
4 personen
- 73
Terrein opleveren
2 personen
- 74
Geleende spullen controleren
2 personen
- 75
Apparatuur retourneren
3 personen
- 76
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Podiumvloer
- Biertafelsaantal 12
- Hoge statafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 12
- Barblokkenaantal 3
- Dranghekkenaantal 30
- Kleedkamerrekkenaantal 4
- Kledinghangersaantal 40
Apparatuur
- DJ-tafel
- DJ-mixersaantal 2
- DJ-mediaspelersaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Monitorluidsprekersaantal 2
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 3
- DI-boxenaantal 2
- XLR-kabelsaantal 12
- Audiokabelsaantal 8
- Stroomhaspelsaantal 6
- Verdeelstekkersaantal 12
- Kabelmattenaantal 20
- Ticketscannersaantal 3
- Portofoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 6
- Megafoonsaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 12
- Moving headsaantal 6
- Stroboscopenaantal 2
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtslingersaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 12
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 500
- Wijnglazenaantal 60
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerbakkenaantal 20
- Serveertangenaantal 10
Keuken
- Koelkastenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 4
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesjesaantal 6
- Schaaltjesaantal 20
- Thermoskannenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Brandblussersaantal 6
- EHBO-koffersaantal 2
- Nooddekensaantal 10
Decoratie
- Festivalvlaggenaantal 30
- Podiumdoekenaantal 4
- Ballonnenbogenaantal 2
- Tafelkledenaantal 20
- Postersaantal 20
- Pijlbordenaantal 12
- Polsbandjesaantal 400
- Naamstickersaantal 300
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 20
- Afvalgrijpersaantal 4
- Bezemsaantal 6
- Vloertrekkersaantal 3
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 8
- Desinfectiepompenaantal 8
- Toiletborstelsaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer geluidsset, lichtset en stroomvoorziening pas nadat je de locatieaansluitingen hebt gecontroleerd. Plan minimaal één volledige soundcheck vóór de eerste act; zo ontdek je kabel-, monitor- en volumproblemen zonder publiek.
- Vraag vergunningen en controleer locatievoorwaarden zodra datum en terrein vaststaan. Houd voor ontbrekende documenten minstens 2 tot 4 weken marge aan, omdat beveiliging, toiletten en geluidsafspraken daarvan kunnen afhangen.
- Bevestig artiesten met een schriftelijke technische en hospitality-rider. Verzamel uiterlijk 7 dagen vooraf aankomsttijden, contactgegevens, dieetwensen en informatie over de benodigde DJ-tafel, mixers, mediaspelers en monitorluidsprekers.
- Maak de publieksindeling vóór je materialen bestelt. Teken op de plattegrond de entree, bar, toiletten, dranghekken, noodroutes, kabelmatten en plekken voor lichtstatieven; druk de definitieve versie minstens één dag vooraf af.
- Plan de laatste voorraadcontrole en boodschappen niet op de openingsdag. Tel tickets en polsbandjes, controleer kabels en verlichting en leg batterijlantaarns, noodcontacten en het draaiboek uiterlijk de avond ervoor klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een elektronisch muziekfestival organiseren?
- Begin idealiter 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en vergunningen. Reserveer artiesten, geluid, licht, toiletten en beveiliging uiterlijk 8 tot 12 weken voor de festivaldag.
- Hoe maak je een draaiboek voor een elektronisch muziekfestival?
- Zet per onderdeel een tijd, verantwoordelijke en contactpersoon: opbouw, levering, soundcheck, artiestenwissels, publieksopening en afbouw. Werk de eerste versie 3 weken vooraf uit en druk de definitieve versie uiterlijk de dag ervoor af.
- Wanneer plan je de soundcheck van een elektronisch muziekfestival?
- Plan minimaal 2 uur voor de publieksopening een soundcheck met de mengtafel, DJ-mixers, monitorluidsprekers en hoofdset. Reserveer extra tijd als meerdere artiesten eigen mediaspelers of aansluitingen gebruiken.
- Hoeveel toiletten en beveiliging heb je nodig op een festival?
- Dat hangt af van bezoekersaantal, terrein en vergunningseisen; bepaal de aantallen daarom met locatie en bevoegde instanties voordat je boekt. Leg de definitieve capaciteit en bezetting minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!