Elektronisches Musikfestival organisieren: der richtige Ablauf

Bei einem elektronischen Musikfestival entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen reibungslosen Ablauf. Lege zuerst Datum, Ort und Rahmenbedingungen fest, bevor du Künstler, Technik und Dienstleistungen buchst. Danach folgen Genehmigungen, Programm, Ticketverkauf und die Einsatzplanung für den Veranstaltungstag. Besonders häufig werden Strom, Toiletten, Sicherheitsdienst, Künstlerinfos und der genaue Lageplan zu spät geklärt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen beantragen
2 Personen
3
Locationbedingungen prüfen
2 Personen
4
Musikprogramm zusammenstellen
3 Personen
5
Künstler bestätigen
2 Personen
6
Soundanlage reservieren
2 Personen
7
Lichtset reservieren
2 Personen
8
Toiletten reservieren
9
Sicherheit buchen
2 Personen
10
Catering reservieren
2 Personen
11
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Werbung online stellen
2 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
17
Drehbuch ausdrucken
18
Freiwillige einplanen
2 Personen
19
Notfallkontakte sammeln
20
Lageplan drucken
21
Armbänder und Tickets zählen
2 Personen
22
Bestand prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Equipment abholen
3 Personen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Gelände inspizieren
3 Personen
27
Bühnenboden aufbauen
4 Personen
28
Partyzelte aufbauen
4 Personen
29
Absperrgitter aufstellen
4 Personen
30
Bar und Ausgabe aufstellen
4 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Tontechnik anschließen
4 Personen
33
Lichttechnik anschließen
3 Personen
34
Stromversorgung testen
3 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Banner und Beschilderung anbringen
3 Personen
37
Kühlboxen befüllen
3 Personen
38
Snacks vorbereiten
4 Personen
39
Barvorrat bereitstellen
3 Personen
40
Ticketkasse einrichten
2 Personen
41
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
2 Personen
43
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
44
Lichtshow testen
3 Personen

Event

45
Künstler empfangen
2 Personen
46
Türen öffnen
4 Personen
47
Tickets kontrollieren
4 Personen
48
Armbänder verteilen
3 Personen
49
Publikum informieren
2 Personen
50
Musikprogramm starten
2 Personen
51
Bar öffnen
5 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
3 Personen
54
Künstler betreuen
2 Personen
55
DJ-Wechsel begleiten
2 Personen
56
Lautstärke kontrollieren
2 Personen
57
Lichtshows bedienen
2 Personen
58
Gelände sauber halten
3 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten auffüllen
2 Personen
61
Erste-Hilfe-Anfragen bearbeiten
2 Personen
62
Letzte Nummer ankündigen
63
Musik beenden
2 Personen
64
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen

Nachbereitung

65
Bar schließen
5 Personen
66
Geräte ausschalten
3 Personen
67
Fundsachen sammeln
2 Personen
68
Abfall sammeln
5 Personen
69
Möbel abbauen
5 Personen
70
Dekoration entfernen
3 Personen
71
Location reinigen
5 Personen
72
Ausrüstung verladen
4 Personen
73
Gelände übergeben
2 Personen
74
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
75
Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
76
Restbestand einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
Bühnenboden
BiertischeAnz. 12
Hohe StehtischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 12
BarblöckeAnz. 3
AbsperrgitterAnz. 30
UmkleideracksAnz. 4
KleiderbügelAnz. 40

Ausstattung

DJ-Tisch
DJ-MixerAnz. 2
DJ-MedienplayerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
MonitorspeakerAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
DI-BoxenAnz. 2
XLR-KabelAnz. 12
AudiokabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 6
SteckdosenleistenAnz. 12
KabelmattenAnz. 20
TicketscannerAnz. 3
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
MegafoneAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
Moving headsAnz. 6
StroboskopeAnz. 2
LichtstativeAnz. 4
LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 500
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierplattenAnz. 20
ServierzangenAnz. 10

Küche

KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
SchälchenAnz. 20
ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
NotfalldeckenAnz. 10

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 30
BühnentücherAnz. 4
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 20
PosterAnz. 20
WegweiserAnz. 12
ArmbänderAnz. 400
NamensaufkleberAnz. 300

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
AbfallgreiferAnz. 4
BesenAnz. 6
BodenabzieherAnz. 3
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 8
DesinfektionsspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Prüfe dabei Zufahrten, Lärmschutz, Stromanschlüsse, Aufbauzeiten und die Bedingungen der Location, bevor Verträge unterschrieben werden.
Plane das Line-up erst zusammen mit der Technik. Bestätige Künstler schriftlich und sammle spätestens 4 Wochen vor dem Festival Anreise, Spielzeit, technische Anforderungen und Ansprechpartner.
Reserviere Toiletten, Sicherheit, Catering, Sound- und Lichttechnik frühzeitig. Für die Bühnen- und Tanzfläche brauchst du außerdem einen belastbaren Lageplan mit Absperrgittern, Kabelmatten und Fluchtwegen.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Kapazität, Einlassregeln und Zeitplan feststehen. Zähle Armbänder und Tickets am Vortag und halte Ernährungswünsche sowie Künstlerverpflegung getrennt fest.
Plane den Veranstaltungstag rückwärts: Location öffnen, Equipment abholen, Aufbau, Soundcheck, Einlass und Programm. Drucke Drehbuch, Lageplan und Notfallkontakte aus und teile Freiwillige mit konkreten Schichten ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein elektronisches Musikfestival planen?: Für ein Festival mit Künstlern, Genehmigungen und umfangreicher Technik sind mindestens 6 Monate Vorlauf sinnvoll. Genehmigungen und Location sollten möglichst zu Beginn geklärt werden; Technik, Toiletten und Sicherheitsdienst reservierst du danach verbindlich.
Wann sollte ich den Ticketverkauf für ein Musikfestival starten?: Starte den Ticketverkauf erst, wenn Datum, Ort, Kapazität und die wichtigsten Programmpunkte bestätigt sind. Plane dafür mindestens 8 bis 12 Wochen Verkaufszeit ein und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche fortlaufend.
Wie viel Technik braucht ein elektronisches Musikfestival?: Das hängt von Besucherzahl, Gelände und Bühnen ab, aber du solltest mindestens DJ-Tisch, Mixer, Medienplayer, Lautsprecher, Subwoofer, Monitorspeaker, Mischpult und passende Kabel einplanen. Kläre die genaue Dimensionierung spätestens 6 Wochen vor dem Termin mit dem Technikdienstleister.
Was muss am Tag vor dem Festival vorbereitet werden?: Am Vortag sollten Tickets und Armbänder gezählt, der Bestand geprüft, Einkäufe abgeschlossen und Lageplan, Drehbuch sowie Notfallkontakte gedruckt sein. Lege außerdem Abholzeiten für Equipment und die Öffnungszeit der Location schriftlich fest.

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