Organiser un festival de musique électronique, étape par étape

Un festival de musique électronique se prépare dans un ordre précis : date et lieu, autorisations, programmation, technique, sécurité, puis accueil du public. Commence par vérifier les contraintes du site avant de confirmer les artistes ou de mettre la billetterie en ligne. La sonorisation, l’éclairage et les toilettes doivent être réservés assez tôt, car leur disponibilité peut limiter la date. Les dernières heures servent surtout à contrôler les stocks, les bracelets, les billets et le plan d’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander les autorisations
2 personnes
3
Vérifier les conditions du lieu
2 personnes
4
Établir le programme musical
3 personnes
5
Confirmer les artistes
2 personnes
6
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
7
Réserver le kit d'éclairage
2 personnes
8
Réserver les toilettes
9
Réserver la sécurité
2 personnes
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Ouvrir la billetterie
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Publier la promotion en ligne
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Rassembler les informations sur les artistes
2 personnes
17
Imprimer le déroulé
18
Planifier les bénévoles
2 personnes
19
Recueillir les contacts d'urgence
20
Imprimer le plan
21
Compter les bracelets et les billets
2 personnes
22
Vérifier les stocks
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Récupérer l'équipement
3 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Inspecter le site
3 personnes
27
Monter le plancher de scène
4 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
30
Installer le bar et le point de distribution
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Raccorder le matériel audio
4 personnes
33
Brancher l’éclairage
3 personnes
34
Tester l’alimentation électrique
3 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Installer les bannières et la signalétique
3 personnes
37
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Préparer le stock du bar
3 personnes
40
Aménager la billetterie
2 personnes
41
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
2 personnes
43
Effectuer la balance technique
4 personnes
44
Tester le show lumière
3 personnes

Événement

45
Accueillir les artistes
2 personnes
46
Ouvrir les portes
4 personnes
47
Vérifier les billets
4 personnes
48
Distribuer les bracelets
3 personnes
49
Informer le public
2 personnes
50
Lancer le programme musical
2 personnes
51
Ouvrir le bar
5 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
54
Accompagner les artistes
2 personnes
55
Gérer les changements de DJ
2 personnes
56
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
57
Gérer les jeux de lumière
2 personnes
58
Maintenir le site propre
3 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
61
Gérer les demandes de premiers secours
2 personnes
62
Annoncer le dernier numéro
63
Arrêter la musique
2 personnes
64
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes

Suivi

65
Fermer le bar
5 personnes
66
Éteindre l’équipement
3 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
68
Rassembler les déchets
5 personnes
69
Démonter le mobilier
5 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
5 personnes
72
Charger l’équipement
4 personnes
73
Rendre le site
2 personnes
74
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
75
Retourner le matériel
3 personnes
76
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Plancher de scène
Tables de bièreqté 12
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 12
Blocs de barqté 3
Barrières de fouleqté 30
Portants de logeqté 4
Cintresqté 40

Équipement

Table DJ
Tables de mixage DJqté 2
Lecteurs multimédias DJqté 2
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 12
Câbles audioqté 8
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 20
Scanners de billetsqté 3
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Projecteurs asservisqté 6
Stroboscopesqté 2
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10

Cuisine

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Petits bolsqté 20
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Extincteursqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10

Décoration

Drapeaux de festivalqté 30
Tentures de scèneqté 4
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 20
Affichesqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Braceletsqté 400
Étiquettes nominativesqté 300

Nettoyage

Poubellesqté 20
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 6
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Pompes désinfectantesqté 8
Brosses de toilettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Vérifie le lieu avant toute annonce : accès électrique, horaires autorisés, espace pour la scène, circulation du public et emplacement des toilettes doivent être confirmés avant d’ouvrir la billetterie.
Bloque la programmation et les besoins techniques en même temps. Pour chaque artiste, rassemble les informations utiles au son, au branchement DJ et aux horaires d’arrivée avant de réserver les tables de mixage, lecteurs, enceintes et câbles.
Prévois l’installation par zones : scène, régie, public, bar, accueil et loges. Les passe-câbles, barrières, enrouleurs électriques et multiprises sont souvent oubliés jusqu’au montage, alors qu’ils conditionnent la sécurité du site.
Planifie les bénévoles avec des horaires précis et un contact d’urgence par équipe. Imprime le déroulé et le plan avant l’ouverture : le jour du festival, une version papier reste accessible même si le réseau ou les téléphones posent problème.
Fais un contrôle final la veille ou le matin même : compte les bracelets et billets, vérifie les stocks, récupère l’équipement réservé et confirme l’ouverture du lieu. Garde une marge d’au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour corriger un retard de livraison ou de montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique électronique ?: Prévois au moins 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes, des autorisations et du matériel technique. Les demandes officielles, la réservation de la sécurité et la disponibilité des prestataires doivent être lancées dès que la date et le lieu sont fixés.
Quand ouvrir la billetterie d’un festival de musique électronique ?: Ouvre la billetterie lorsque le lieu, la date et les principaux artistes sont confirmés, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Prépare aussi les informations d’inscription et les besoins alimentaires avant d’envoyer les invitations.
Quand réserver la sonorisation et l’éclairage pour un festival ?: Réserve la sonorisation et l’éclairage au moins 6 à 8 semaines à l’avance, et plus tôt si le festival a lieu en haute saison. Demande une confirmation écrite du matériel prévu, notamment les subwoofers, retours, microphones, projecteurs et câbles.
Combien de temps prévoir pour installer un festival de musique électronique ?: Prévois au minimum 4 à 6 heures pour installer la scène, le son, l’éclairage, les barrières et les espaces d’accueil. Ajoute environ 2 heures de marge avant l’arrivée du public pour les tests techniques, le rangement des câbles et les derniers contrôles.

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