Zo organiseer je een elektronicabeurs zonder technische verrassingen

Begin met de datum, locatie en beschikbare stroomcapaciteit; die bepalen hoeveel exposanten en demo-opstellingen je aankunt. Werk daarna de beursplattegrond uit, werf exposanten en leg hun technische eisen en opbouwtijden vast. Regel vroeg de voorzieningen die snel volgeboekt zijn, zoals wifi, beveiliging, schoonmaak en catering. In de laatste week controleer je registraties, badges, presentaties, kabels en betaalterminals, zodat de beursdag niet afhankelijk is van ontbrekende aansluitingen of een onduidelijke indeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Beursplattegrond maken
2 personen
3
Exposanten werven
3 personen
4
Exposanten registreren
2 personen
5
Exposantenvoorwaarden versturen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
3 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering reserveren
2 personen
10
Stroomcapaciteit controleren
2 personen
11
Wifi en internet reserveren
12
Beveiliging reserveren
13
Schoonmaak reserveren
14
Vergunningen controleren
15
Verzekering controleren
16
Plattegrond naar exposanten sturen
2 personen
17
Opbouwtijden bevestigen
2 personen
18
Programma publiceren
2 personen
19
Bewegwijzering ontwerpen
2 personen
20
Badges voorbereiden
2 personen
21
Registratielijst afdrukken
22
Presentaties verzamelen
2 personen
23
Technische eisen controleren
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Materialen verzamelen
3 personen
27
Materialen labelen
2 personen
28
Kassa en betaalapparaten testen
2 personen
29
Presentatieapparatuur testen
2 personen
30
Nooduitgangen controleren
2 personen

Event

31
Exposanten instrueren
3 personen
32
Locatie openen
2 personen
33
Stroompunten controleren
2 personen
34
Wifi testen
35
Tafels opstellen
4 personen
36
Stoelen plaatsen
3 personen
37
Exposantenstands inrichten
8 personen
38
Presentatieruimte inrichten
3 personen
39
Registratiebalie opbouwen
2 personen
40
Cateringtafel opbouwen
2 personen
41
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
44
Badges en polsbandjes klaarleggen
2 personen
45
Technische eindcontrole uitvoeren
2 personen
46
Exposanten ontvangen
4 personen
47
Bezoekers registreren
4 personen
48
Toegang controleren
2 personen
49
Bezoekers informeren
3 personen
50
Presentaties begeleiden
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Koffie en thee bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Cateringafval verwijderen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Incidenten registreren
57
Exposanten uitloop begeleiden
3 personen
58
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

59
Kassa afsluiten
2 personen
60
Elektronica veilig uitschakelen
3 personen
61
Exposantenstands afbouwen
8 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Verloren voorwerpen registreren
70
Exposantenfacturen controleren
2 personen
71
Bedankbericht versturen
2 personen
72
Bezoekersfeedback verzamelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 30
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 12
Registratiebalieaantal 2
Barkruktafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Opbergbakkenaantal 20

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 3
Betaalterminalsaantal 3
Wifi-hotspotsaantal 3
Verlengkabelsaantal 25
Stekkerdozenaantal 30
USB-ladersaantal 10
USB-sticksaantal 10
HDMI-kabelsaantal 10
DisplayPort-kabelsaantal 6
Ethernetkabelsaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 200
Kabelhaspelsaantal 6
Gereedschapskoffersaantal 4
Meetlintenaantal 4
Accuschroevendraaiersaantal 3
Reservebatterijenaantal 40
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 8
Headsetsaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 6
Nachtlampenaantal 4

Decoratie

Beursbannersaantal 8
Rolbannersaantal 10
Tafelkledenaantal 30
Podiumachtergronddoekenaantal 2
Pijlbordenaantal 20
Standnummerbordenaantal 40
Naamkaarthoudersaantal 120
Tafelstandaardsaantal 40
Plakstripsaantal 10
Gaffer tapeaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Koelzakkenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de beursplattegrond voordat je exposanten definitief registreert. Reserveer per stand niet alleen ruimte voor een tafel en stoelen, maar ook voor bezoekers, kabels en een veilige looproute.
Vraag technische eisen uiterlijk twee weken voor de beurs op. Noteer per presentatie of demo het benodigde type aansluiting, de stroomvraag, internettoegang en eventuele laptop- of projectorbehoefte.
Controleer de stroomcapaciteit per zone en leg kabels vast met kabelgoten of kabelbinders. Verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels liggen vaak wel ergens op de lijst, maar worden te laat verdeeld over de stands.
Stuur exposanten de plattegrond, voorwaarden en opbouwtijden tegelijk. Vermeld daarbij waar zij zich registreren, wanneer zij hun stand mogen opbouwen en waar reservebakken, gereedschap en verpakkingsmateriaal komen.
Plan de laatste controle 24 uur voor opening: tel badges en registraties, test wifi, presentaties en betaalterminals en controleer USB-, HDMI-, DisplayPort- en ethernetkabels. Leg reservebatterijen, laders en zaklampen bij de organisatiebalie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een elektronicabeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, plattegrond en exposantenwerving. Regel stroom, wifi, beveiliging, schoonmaak en catering zodra de locatie vaststaat; wacht daar niet mee tot de laatste twee weken.
Hoeveel stroom heb je nodig voor een elektronicabeurs?: Dat hangt af van het aantal stands en hun technische eisen. Vraag per exposant het vermogen van apparatuur en demo’s op en laat de totale capaciteit uiterlijk twee weken vooraf door de locatie controleren, inclusief reserve voor laptops, projectoren en opladers.
Wanneer stuur je de beursplattegrond naar exposanten?: Stuur een eerste indeling zodra de exposanten geregistreerd zijn en een definitieve versie uiterlijk twee weken voor de beurs. Bevestig op hetzelfde moment de opbouwtijden, standlocatie, looproutes en beschikbare aansluitingen.
Wat moet je de dag voor een elektronicabeurs controleren?: Controleer 24 uur vooraf de registratielijst, badges, presentaties, wifi, betaalterminals en alle kabels. Leg ook reservebatterijen, USB-sticks, laders, gereedschap en portofoons klaar, zodat kleine technische problemen niet tot vertraging bij de opening leiden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.