Cómo organizar una feria de electrónica sin improvisar
Una feria de electrónica empieza mucho antes de colocar las mesas: primero fija la fecha y el lugar, calcula la capacidad eléctrica y dibuja el plano. Después capta y registra a los expositores, envíales las condiciones y confirma qué necesita cada presentación. Las inscripciones, el catering, la seguridad y los permisos deben avanzar en paralelo. La última semana se dedica a cerrar horarios, señalización, acreditaciones, tecnología y montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Crear plano de la feria
2 personas
- 3
Captar expositores
3 personas
- 4
Registrar expositores
2 personas
- 5
Enviar las condiciones para expositores
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
3 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Reservar el catering
2 personas
- 10
Comprobar la capacidad eléctrica
2 personas
- 11
Reservar wifi e internet
- 12
Reservar seguridad
- 13
Reservar limpieza
- 14
Comprobar permisos
- 15
Comprobar el seguro
- 16
Enviar el plano a los expositores
2 personas
- 17
Confirmar los tiempos de montaje
2 personas
- 18
Publicar el programa
2 personas
- 19
Diseñar la señalización
2 personas
- 20
Preparar acreditaciones
2 personas
- 21
Imprimir la lista de registro
- 22
Recopilar las presentaciones
2 personas
- 23
Comprobar los requisitos técnicos
2 personas
- 24
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 25
Hacer la compra
3 personas
- 26
Reunir los materiales
3 personas
- 27
Etiquetar los materiales
2 personas
- 28
Probar la caja registradora y los dispositivos de pago
2 personas
- 29
Probar el equipo de presentación
2 personas
- 30
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Evento
- 31
Instruir a los expositores
3 personas
- 32
Abrir la ubicación
2 personas
- 33
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 34
Probar el wifi
- 35
Montar mesas
4 personas
- 36
Colocar las sillas
3 personas
- 37
Montar los stands de los expositores
8 personas
- 38
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 39
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 40
Montar la mesa de catering
2 personas
- 41
Preparar café y té
2 personas
- 42
Enfriar las bebidas
2 personas
- 43
Colocar la señalización
2 personas
- 44
Preparar las acreditaciones y pulseras
2 personas
- 45
Realizar la revisión técnica final
2 personas
- 46
Recibir a los expositores
4 personas
- 47
Registrar a los visitantes
4 personas
- 48
Controlar el acceso
2 personas
- 49
Informar a los visitantes
3 personas
- 50
Coordinar presentaciones
2 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Reponer café y té
2 personas
- 53
Servir aperitivos
3 personas
- 54
Retirar los residuos del catering
2 personas
- 55
Comprobar los baños
- 56
Registrar incidentes
- 57
Acompañar la salida de los expositores
3 personas
- 58
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
- 59
Cerrar la caja
2 personas
- 60
Apagar la electrónica de forma segura
3 personas
- 61
Desmontar los stands de los expositores
8 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 63
Recoger la basura
3 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Limpiar el lugar
4 personas
- 66
Retirar la señalización
2 personas
- 67
Inventariar materiales
2 personas
- 68
Devolver el material prestado
2 personas
- 69
Registrar objetos perdidos
- 70
Comprobar las facturas de los expositores
2 personas
- 71
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
- 72
Recopilar comentarios de los visitantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de feriacant. 30
- Sillascant. 100
- Taburetes de barcant. 12
- Mostrador de registrocant. 2
- Mesas altas con taburetescant. 4
- Papeleracant. 12
- Percheroscant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 20
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 3
- Terminales de pagocant. 3
- Puntos de acceso wificant. 3
- Cables alargadorescant. 25
- Regletascant. 30
- Cargadores USBcant. 10
- Memorias USBcant. 10
- Cables HDMIcant. 10
- Cables DisplayPortcant. 6
- Cables Ethernetcant. 12
- Canaletas para cablescant. 20
- Bridascant. 200
- Enrollacablescant. 6
- Maletines de herramientascant. 4
- Cintas métricascant. 4
- Atornilladores a bateríacant. 3
- Baterías de repuestocant. 40
- Linternascant. 6
- Walkie-talkiescant. 8
- Auriculares con micrófonocant. 4
Iluminación
- Focos LED de obracant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 6
- Lámparas nocturnascant. 4
Decoración
- Banners de la feriacant. 8
- Banners enrollablescant. 10
- Mantelescant. 30
- Telones de fondo del escenariocant. 2
- Carteles direccionalescant. 20
- Carteles con número de standcant. 40
- Portatarjetas de nombrecant. 120
- Soportes para mesacant. 40
- Tiras adhesivascant. 10
- Cinta gaffercant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Bolsas isotérmicascant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Define el plano antes de confirmar todos los expositores. Reserva zonas para registro, presentaciones, catering, almacenamiento y circulación, y deja pasillos suficientemente amplios para que no se formen colas frente a las mesas.
- Pide a cada expositor sus necesidades técnicas al registrarse, no durante el montaje. Reúne con antelación las presentaciones y confirma si necesitan proyector, pantalla, portátil, HDMI, DisplayPort o conexión Ethernet.
- Haz una prueba eléctrica y de internet antes de abrir las puertas. Cuenta los equipos por zona, reparte regletas y alargadores sin sobrecargar circuitos y cubre los cables con canaletas para evitar tropiezos.
- Cierra los horarios de montaje por escrito y envía el plano final a los expositores. Asigna franjas concretas para descargar y montar; de lo contrario, varias personas llegarán a la vez y bloquearán el registro.
- Prepara el registro como un punto operativo, no solo como una mesa. Imprime la lista de asistentes, separa las acreditaciones, comprueba los terminales de pago y deja cargadores, walkie-talkies y una copia del programa disponibles antes de la llegada del público.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo antes hay que empezar a organizar una feria de electrónica?
- Empieza como mínimo 8 semanas antes. Durante las primeras 2 semanas fija fecha y lugar, crea el plano y comprueba permisos, seguro, capacidad eléctrica y conexión a internet; después puedes confirmar expositores y proveedores con menos cambios.
- ¿Cuándo hay que pedir las necesidades técnicas a los expositores?
- Pídelas al hacer la inscripción y ciérralas entre 3 y 4 semanas antes del evento. Reserva al menos 7 días para recopilar presentaciones, comprobar formatos y probar cada combinación de portátil, proyector, pantalla y cable.
- ¿Cuántas tomas eléctricas necesita una feria de electrónica?
- Calcula las tomas por zona y por equipo, no solo por expositor, y añade un margen del 20 %. Haz una revisión final entre 7 y 3 días antes para confirmar que la potencia disponible soporta terminales de pago, portátiles, pantallas, puntos wifi y cargadores simultáneamente.
- ¿Cuándo se envía el plano definitivo a los expositores?
- Envía una versión provisional al cerrar las inscripciones y el plano definitivo entre 7 y 10 días antes. Incluye la ubicación de cada mesa, la entrada de carga, los horarios de montaje, el registro, las zonas técnicas y cualquier restricción eléctrica.
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