So organisierst du eine Elektronikmesse

Eine Elektronikmesse steht und fällt mit einem belastbaren Ablaufplan: Erst legst du Datum und Ort fest, dann klärst du Aussteller, Fläche und technische Voraussetzungen. Besonders Stromkapazität, WLAN, Präsentationstechnik und Aufbauzeiten dürfen nicht bis zur letzten Woche warten. Plane außerdem Registrierung, Beschilderung und Sicherheitsabläufe so, dass Besucher und Aussteller am Veranstaltungstag schnell Orientierung finden. Die folgenden Schritte zeigen eine praktikable Reihenfolge für die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Messeplan erstellen
2 Personen
3
Aussteller werben
3 Personen
4
Aussteller erfassen
2 Personen
5
Ausstellerbedingungen versenden
2 Personen
6
Einladungen verschicken
3 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Catering reservieren
2 Personen
10
Stromkapazität prüfen
2 Personen
11
WLAN und Internet reservieren
12
Sicherheit buchen
13
Reinigung buchen
14
Genehmigungen prüfen
15
Versicherung prüfen
16
Lageplan an die Aussteller senden
2 Personen
17
Aufbauzeiten bestätigen
2 Personen
18
Programm veröffentlichen
2 Personen
19
Beschilderung entwerfen
2 Personen
20
Badges vorbereiten
2 Personen
21
Registrierungsliste drucken
22
Präsentationen sammeln
2 Personen
23
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Materialien zusammenstellen
3 Personen
27
Materialien beschriften
2 Personen
28
Kasse und Zahlungsgeräte testen
2 Personen
29
Präsentationstechnik testen
2 Personen
30
Notausgänge kontrollieren
2 Personen

Event

31
Aussteller anweisen
3 Personen
32
Location öffnen
2 Personen
33
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
34
WLAN testen
35
Tische aufstellen
4 Personen
36
Stühle aufstellen
3 Personen
37
Ausstellerstände einrichten
8 Personen
38
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
39
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
40
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
41
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
42
Getränke kalt stellen
2 Personen
43
Beschilderung anbringen
2 Personen
44
Namensschilder und Armbänder bereitlegen
2 Personen
45
Technische Endkontrolle durchführen
2 Personen
46
Aussteller empfangen
4 Personen
47
Besucher registrieren
4 Personen
48
Zugang kontrollieren
2 Personen
49
Besucher informieren
3 Personen
50
Präsentationen betreuen
2 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Cateringabfall entfernen
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren
56
Zwischenfälle dokumentieren
57
Abbau der Aussteller begleiten
3 Personen
58
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

59
Kasse abschließen
2 Personen
60
Elektronik sicher ausschalten
3 Personen
61
Messestände abbauen
8 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
63
Abfall sammeln
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Beschilderung entfernen
2 Personen
67
Materialien inventarisieren
2 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Verlorene Gegenstände erfassen
70
Ausstellerrechnungen überprüfen
2 Personen
71
Dankesnachricht versenden
2 Personen
72
Besucherfeedback sammeln
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 30
StühleAnz. 100
BarhockerAnz. 12
RegistrierungsthekeAnz. 2
BarhockertischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopsAnz. 3
KartenterminalsAnz. 3
WLAN-HotspotsAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 25
VerlängerungskabelAnz. 30
USB-LadegeräteAnz. 10
USB-SticksAnz. 10
HDMI-KabelAnz. 10
DisplayPort-KabelAnz. 6
EthernetkabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 20
KabelbinderAnz. 200
KabeltrommelnAnz. 6
WerkzeugkofferAnz. 4
MessbänderAnz. 4
AkkuschrauberAnz. 3
ErsatzbatterienAnz. 40
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 8
HeadsetsAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichtstativeAnz. 6
NachtlampenAnz. 4

Dekoration

MessebannerAnz. 8
Roll-Up-BannerAnz. 10
TischdeckenAnz. 30
BühnenhintergrundstoffeAnz. 2
WegweiserAnz. 20
StandnummernschilderAnz. 40
NamensschildhalterAnz. 120
TischaufstellerAnz. 40
KlebestreifenAnz. 10
Gaffer TapeAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 150
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KühltaschenAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Ort und Messeplan mindestens 12 bis 16 Wochen vorher fest. Ohne klare Standflächen kannst du Ausstellerbedingungen, Lageplan und Aufbauzeiten nicht zuverlässig versenden.
Starte die Ausstellerwerbung früh und erfasse Zusagen, technische Anforderungen und Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste. Plane eine feste Nachfassfrist von 7 Tagen pro Anfrage ein.
Prüfe Stromkapazität, WLAN und Internet, bevor du Präsentationen und Stände endgültig bestätigst. Frage jeden Aussteller nach benötigten Anschlüssen und Geräten, spätestens 4 Wochen vor dem Aufbau.
Sammle Präsentationen und prüfe HDMI-, DisplayPort- und Ethernet-Anforderungen mindestens 10 Tage vor der Messe. Halte Ersatzkabel, Kabelbinder, Verlängerungen und ein Werkzeugset am Registrierungstresen bereit.
Bestätige Aufbauzeiten, Sicherheitsdienst, Reinigung und Beschilderung spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Drucke Registrierungsliste und Badges erst nach dem letzten Anmeldestand, aber lege eine Reserve für kurzfristige Änderungen an.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Elektronikmesse organisieren?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Ort, Aussteller, Genehmigungen, Versicherung, Catering, Strom und WLAN noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann muss man Aussteller für eine Elektronikmesse anschreiben?: Versende die ersten Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist und eine Nachfassfrist von 7 Tagen, damit du den Messeplan rechtzeitig fertigstellen kannst.
Wie früh muss die Technik für eine Elektronikmesse geprüft werden?: Prüfe technische Anforderungen mindestens 4 Wochen vorher und sammle Präsentationen spätestens 10 Tage vor der Messe. So bleibt Zeit, fehlende Kabel, Laptops, Projektor oder WLAN-Hotspots zu organisieren.
Wann sollte man Aufbauzeiten und Lageplan versenden?: Sende Lageplan und bestätigte Aufbauzeiten spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Bei mehreren Ausstellern solltest du zusätzlich ein Zeitfenster von 30 bis 60 Minuten pro Aufbauabschnitt einplanen.

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