Zo organiseer je een Dungeons-and-dragonsavond

Begin vier tot zes weken vooraf met de ruimte, uitnodigingen en de spelopzet. Rond de deelnemerslijst uiterlijk een week voor de avond af, zodat je dieetwensen, personages en het avontuur goed kunt voorbereiden. Op de dag zelf draait alles om een vaste volgorde: eerst de ruimte en techniek, daarna spelmateriaal, eten en ontvangst. Plan extra tijd voor hand-outs, verlichting en het klaarzetten van tafels en stoelen; juist die onderdelen lopen vaak uit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemerslijst afronden
6
Spelregels afstemmen
7
Avontuur voorbereiden
8
Personages controleren
9
Hand-outs afdrukken
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Sleutel ophalen
12
Ruimte controleren
2 personen
13
Tafels opstellen
2 personen
14
Stoelen neerzetten
2 personen
15
Tafelkleden leggen
16
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
17
Karakterbladen sorteren
18
Decoratie ophangen
2 personen
19
Verlichting aansluiten
20
Dranken koud zetten
21
Buffet inrichten
2 personen
22
Snacks klaarzetten
2 personen
23
Techniek testen

Event

24
Deelnemers ontvangen
2 personen
25
Speluitleg geven
26
Personages uitdelen
2 personen
27
Eerste speelsessie begeleiden
28
Dranken bijvullen
29
Snacks bijvullen
30
Pauzehapjes serveren
2 personen
31
Tweede speelsessie begeleiden
32
Avondeten serveren
3 personen
33
Tafels afruimen
2 personen
34
Laatste speelsessie begeleiden
35
Afscheid nemen
2 personen

Nazorg

36
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Afval verwijderen
2 personen
39
Ruimte schoonmaken
2 personen
40
Tafels en stoelen terugzetten
2 personen
41
Decoratie verwijderen
42
Verlichting loskoppelen
43
Verloren voorwerpen controleren
44
Sleutel terugbrengen
45
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6

Tips

Leg spelregels, speelduur en het niveau van de avond vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag deelnemers bij hun aanmelding meteen naar hun beschikbaarheid, dieetwensen en eventuele voorkeuren voor een personage.
Maak de deelnemerslijst zeven dagen vooraf definitief. Controleer daarna alle personages en sorteer de karakterbladen, zodat je bij binnenkomst niet nog ontbrekende informatie hoeft na te jagen.
Bereid het avontuur uiterlijk twee dagen vooraf voor en druk hand-outs minstens één dag van tevoren af. Neem ook een korte speluitleg op voor deelnemers die nog niet eerder hebben gespeeld.
Test techniek en verlichting zodra je de ruimte opent, niet pas wanneer iedereen er is. Zet tafels, stoelen en spelmateriaal eerst klaar; richt daarna het buffet in en zet dranken koud.
Plan minstens 30 minuten tussen het openen van de ruimte en de ontvangst. In die buffer passen het ophalen van de sleutel, de ruimtecontrole, decoratie en het oplossen van een ontbrekende tafel of kabel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Dungeons-and-dragonsavond organiseren?: Reserveer de ruimte vier tot zes weken vooraf en verstuur de uitnodigingen daarna meteen. Rond de deelnemerslijst zeven dagen voor de avond af, zodat je personages, dieetwensen en hand-outs nog kunt controleren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Dungeons-and-dragonsavond klaar te zetten?: Reken op minimaal 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, verlichting, techniek, decoratie, spelmateriaal en catering. Houd daarnaast 30 minuten buffer aan voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Wanneer moet je de personages en spelregels controleren?: Controleer de personages en stem de spelregels uiterlijk een week vooraf af. Zo kun je ontbrekende karakterbladen of onduidelijke afspraken nog vóór de avond herstellen.
Hoeveel drank en snacks heb je nodig voor een Dungeons-and-dragonsavond?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de speelduur. Zet snacks vóór ontvangst klaar en houd rekening met de dieetwensen die je bij de aanmelding hebt verzameld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.