Zo organiseer je een dubbel verjaardagsfeest

Een dubbel verjaardagsfeest vraagt vooral om een strakke planning, omdat je gasten, wensen en momenten voor twee jarigen combineert. Begin vier tot zes weken vooraf met de uitnodigingen en houd aanmeldingen en dieetwensen centraal bij. Bepaal daarna de hoeveelheden voor het menu, de taarten en de drank. Op de dag zelf werk je van een ingerichte ruimte naar een buffet, bar en ontvangst, zodat je tijdens het feest niet alles tegelijk hoeft te regelen.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
5
Boodschappenlijst controleren
6
Taart bestellen
7
Muziek afspeellijst maken
8
Spelletjes klaarzetten
2 personen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Dranken koelen
11
Taarten ophalen
12
Locatie ventileren
13
Tafels opstellen
2 personen
14
Stoelen plaatsen
2 personen
15
Buffet inrichten
2 personen
16
Bar inrichten
2 personen
17
Versiering ophangen
2 personen
18
Cadeautafel klaarzetten
19
Muziek aansluiten
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Koffie en thee klaarzetten

Event

22
Gasten verwelkomen
2 personen
23
Jassen aannemen
24
Hapjes serveren
2 personen
25
Dranken bijvullen
2 personen
26
Buffet aanvullen
2 personen
27
Verjaardagstaart aansnijden
2 personen
28
Taart serveren
2 personen
29
Cadeaus verzamelen
30
Spelletjes begeleiden
2 personen
31
Muziek en volume beheren
32
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

33
Afval verzamelen
2 personen
34
Servies afwassen
2 personen
35
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
36
Decoratie verwijderen
2 personen
37
Locatie schoonmaken
2 personen
38
Apparatuur opbergen
39
Overgebleven eten koelen
40
Boodschappen en spullen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Garderoberek
Cadeautafel

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 50
Herbruikbare koffiekopjesaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 45
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Taartscheppenaantal 2
Kannenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Mengkommenaantal 3
Koekjestrommelsaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 60
Ballonnenpomp
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3

Spelmateriaal

Gezelschapsspellenaantal 5
Kaartspellenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen vier tot zes weken vooraf en vraag om een reactie uiterlijk tien dagen voor het feest. Zo kun je het menu, de boodschappen en het aantal stoelen op tijd aanpassen.
Verzamel dieetwensen in dezelfde lijst als de aanmeldingen. Zet allergieën apart bij het buffet en bereid minstens één duidelijk herkenbare optie zonder de gemelde allergenen.
Plan de taart niet alleen op het moment van aansnijden: bestel vooraf en haal beide taarten op een vast tijdstip op de feestdag. Bewaar ze koel tot ongeveer 30 minuten voor het serveren.
Richt de ruimte in deze volgorde in: tafels en stoelen, buffet en bar, daarna versiering en muziek. Test de Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens één uur voor aankomst van de gasten.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet bij de ontvangst meteen water klaar. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en vul de bar aan voordat de voorraad zichtbaar laag is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren nodig je mensen uit voor een dubbel verjaardagsfeest?: Stuur de uitnodigingen vier tot zes weken vooraf. Vraag gasten om uiterlijk tien dagen voor het feest te reageren, zodat je aantallen, dieetwensen, stoelen en boodschappen kunt afronden.
Hoeveel drank heb je nodig voor een verjaardagsfeest?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één tot twee drankjes per uur. Koop extra water en frisdrank wanneer er kinderen of niet-drinkers aanwezig zijn.
Wanneer moet je de taart bestellen voor een dubbel verjaardagsfeest?: Bestel de taarten zodra de datum en het verwachte aantal gasten vaststaan, bij voorkeur minstens twee weken vooraf. Plan het ophalen op de feestdag en bewaar de taarten koel tot ongeveer 30 minuten voor het aansnijden.
Wanneer richt je de ruimte in voor het feest?: Begin ongeveer drie uur voor de gasten komen met tafels, stoelen, buffet en bar. Reserveer het laatste uur voor ventileren, versiering, muziek testen, dranken koelen en het klaarzetten van hapjes, koffie en thee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.