Een duatlon organiseren: begin bij parcours en veiligheid

Een duatlon organiseren begint niet bij de startboog, maar bij het parcours, de vergunning en de verkeersveiligheid. Leg eerst de loop- en fietsroute voorlopig vast en werk daarna het verkeers- en veiligheidsplan uit. Reserveer vervolgens de start- en finishlocatie, tijdregistratie en medische bezetting. Pas als die basis staat, kun je inschrijvingen openen en deelnemersinformatie publiceren. De laatste weken draaien om routecontrole, startgroepen, vrijwilligersbriefing en een materiaalcheck op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunning aanvragen
2
Parcours voorlopig uitzetten
3 personen
3
Verkeersplan opstellen
2 personen
4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
5
Verzekering controleren
6
Start- en finishlocatie reserveren
7
Tijdregistratie reserveren
8
Verkeersregelaars vastleggen
9
EHBO-bezetting vastleggen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Inschrijfformulier publiceren
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Wedstrijdinformatie publiceren
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Startnummers en chips bestellen
17
Medailles bestellen
18
Catering reserveren
19
Parcourscontrole uitvoeren
3 personen
20
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
21
Briefingdocument maken
22
Weersverwachting controleren
23
Deelnemerslijst definitief maken
2 personen
24
Startgroepen indelen
2 personen
25
Routebordjes voorbereiden
2 personen
26
Startpakketten samenstellen
4 personen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Materiaal ophalen
3 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Fietsenrekken klaarzetten
3 personen
31
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
32
Wedstrijdtent opbouwen
4 personen
33
Registratietafels opstellen
3 personen
34
Tafels voor verzorging opstellen
3 personen
35
Parcoursbordjes plaatsen
6 personen
36
Verkeershekken plaatsen
6 personen
37
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
38
EHBO-punt inrichten
2 personen
39
Tijdregistratie testen
2 personen
40
Omroepinstallatie testen
2 personen
41
Startpakketten klaarleggen
3 personen
42
Kleedruimtes aanduiden
2 personen
43
Verzorgingspost vullen
3 personen
44
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

45
Registratie openen
4 personen
46
Startnummers uitdelen
3 personen
47
Deelnemers naar wisselzone begeleiden
2 personen
48
Openingsbriefing verzorgen
2 personen
49
Eerste loopstart begeleiden
4 personen
50
Fietsparcours bewaken
10 personen
51
Loopparcours bewaken
8 personen
52
Wisselzone bewaken
4 personen
53
Verzorgingspost bemannen
4 personen
54
Dranken bijvullen
3 personen
55
Tussentijden registreren
3 personen
56
Deelnemers opvangen bij finish
4 personen
57
Medailles uitreiken
3 personen
58
Finishfoto's maken
2 personen
59
Uitslagen controleren
2 personen
60
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
61
Eindmededelingen omroepen
62
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
63
Finishregistratie afsluiten
2 personen

Nazorg

64
Parcoursbordjes verwijderen
6 personen
65
Verkeershekken verwijderen
6 personen
66
Wisselzone afbreken
4 personen
67
Fietsenrekken afbreken
3 personen
68
Tenten en bogen afbreken
5 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Afval verzamelen
4 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Materiaal sorteren
3 personen
73
Tijdregistratiemateriaal veiligstellen
2 personen
74
Materiaal retourneren
3 personen
75
Restanten opruimen
2 personen
76
Uitslagen publiceren
77
Deelnemers informeren
78
Gevonden voorwerpen verwerken
79
Schade en incidenten registreren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 30
Fietsenrekkenaantal 120
Afzethekkenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 80
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Start- en finishboog
Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare werklampenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Startnummerbandenaantal 120
Tijdregistratiechipsaantal 120
Chipbandjesaantal 120
Routebordjesaantal 60
Pijlbordenaantal 30
Vloermattenaantal 20
Reservefietspompenaantal 4
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Prijzencupsaantal 12
Medaillesaantal 120
Linten voor winnaarsaantal 12
Finishlint
Markeerstiftenaantal 20
Stoepkrijtaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
AED
Veiligheidshesjesaantal 30
Verkeersregelaarsbordenaantal 12
Zaklampenaantal 8
Regendekensaantal 10
Reddingsdekensaantal 20
Handgelaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Krattenaantal 20
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Waterkannenaantal 8
IJscontainersaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Pionlintaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalgrijpersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd en controleer daarna opnieuw alle pijlborden, routebordjes, afzethekken en verkeerskegels. Eén ontbrekend bord bij een kruising kan deelnemers direct de verkeerde kant op sturen.
Maak per fiets- en loopsectie een bezettingsschema met verkeersregelaars, EHBO en portofoons. Geef iedere post een eigen contactpersoon en reserveer enkele vrijwilligers voor uitval op de wedstrijddag.
Sluit de deelnemerslijst minimaal 3 dagen voor de start. Deel daarna de startgroepen in, koppel startnummers en tijdregistratiechips en verzamel de definitieve dieetwensen voor de catering.
Test de tijdregistratie, omroepinstallatie, draadloze microfoons en luidsprekers op locatie voordat deelnemers arriveren. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en oplaadbare werklampen; die worden vaak pas bij de opbouw gemist.
Maak een korte briefing met wisselzone, fietsparcours, startprocedure, finish en calamiteitenroute. Plan de vrijwilligersbriefing 60 tot 90 minuten voor de eerste start en wijs iemand aan die de weersverwachting en laatste wijzigingen doorgeeft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een duatlon organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met vergunning, parcours, locatie, verzekering en verkeersplan. Open de inschrijving bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de wedstrijddatum, zodat je deelnemersinformatie en materiaal tijdig kunt regelen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een duatlon?: Reken naast organisatie en tijdregistratie op minimaal één verkeersregelaar of postbezetting per risicovolle kruising, plus aparte mensen voor wisselzone, start, finish en EHBO. Maak daarnaast een reservepool van ongeveer 10 procent, omdat uitval op de wedstrijddag regelmatig voorkomt.
Wanneer moet je de deelnemerslijst en startgroepen definitief maken?: Maak de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen voor de start definitief. Deel de startgroepen daarna in en controleer startnummers, chipbandjes, dieetwensen en wedstrijdinformatie voordat de opbouw begint.
Wat moet je de avond voor een duatlon controleren?: Controleer de routebordjes, pijlborden, afzethekken, fietsenrekken, tijdregistratiechips en communicatieapparatuur uiterlijk de avond ervoor. Leg ook een reservefietspomp, fietsgereedschapssets en extra stroomvoorziening klaar, zodat kleine problemen niet tot vertraging leiden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.