Organiser un duathlon sans laisser de détail au hasard

Un duathlon combine deux parcours, une zone de transition et une organisation de course qui doit rester fluide pour les participants comme pour le public. Commencez par les autorisations, l’assurance et le tracé provisoire, puis verrouillez la circulation et les secours avant d’ouvrir les inscriptions. Le chronométrage, les dossards et les bénévoles se réservent plusieurs semaines à l’avance. La dernière phase sert surtout à contrôler le parcours, répartir les équipes et transmettre un briefing identique à chacun.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander une autorisation
2
Tracer le parcours provisoirement
3 personnes
3
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
5
Vérifier l’assurance
6
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
7
Réserver le chronométrage
8
Prévoir des agents de circulation
9
Assurer la présence des secours
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Publier le formulaire d'inscription
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Publier les informations du match
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Commander les dossards et les puces
17
Commander des médailles
18
Réserver le catering
19
Effectuer le contrôle du parcours
3 personnes
20
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
21
Créer le document de briefing
22
Vérifier les prévisions météo
23
Finaliser la liste des participants
2 personnes
24
Répartir les groupes de départ
2 personnes
25
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
26
Composer les kits de démarrage
4 personnes
27
Faire les courses
2 personnes
28
Récupérer le matériel
3 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Installer les râteliers à vélos
3 personnes
31
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
32
Monter la tente de compétition
4 personnes
33
Installer les tables d'inscription
3 personnes
34
Installer les tables de soins
3 personnes
35
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
36
Installer des barrières de circulation
6 personnes
37
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
38
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
39
Tester le chronométrage
2 personnes
40
Tester le système de sonorisation
2 personnes
41
Préparer les kits de départ
3 personnes
42
Indiquer les vestiaires
2 personnes
43
Remplir le poste de secours
3 personnes
44
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

45
Ouvrir l’inscription
4 personnes
46
Distribuer les dossards
3 personnes
47
Accompagner les participants vers la zone de transition
2 personnes
48
Assurer le briefing d’ouverture
2 personnes
49
Encadrer le départ de la première course
4 personnes
50
Surveiller le parcours vélo
10 personnes
51
Surveiller le parcours
8 personnes
52
Surveiller la zone de transition
4 personnes
53
Assurer le poste de secours
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
56
Accueillir les participants à l'arrivée
4 personnes
57
Remettre les médailles
3 personnes
58
Prendre les photos de fin
2 personnes
59
Vérifier les résultats
2 personnes
60
Assurer la remise des prix
3 personnes
61
Annoncer les dernières consignes
62
Accompagner les derniers participants
4 personnes
63
Clôturer l’enregistrement de l’arrivée
2 personnes

Suivi

64
Retirer les panneaux de parcours
6 personnes
65
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
66
Démonter la zone de transition
4 personnes
67
Démonter les porte-vélos
3 personnes
68
Démonter les tentes et les arches
5 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Trier le matériel
3 personnes
73
Sécuriser le matériel de chronométrage
2 personnes
74
Retourner le matériel
3 personnes
75
Ranger les restes
2 personnes
76
Publier les résultats
77
Informer les participants
78
Traiter les objets trouvés
79
Enregistrer les dommages et incidents
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 30
Râteliers à vélosqté 120
Barrières de sécuritéqté 40
Cônes de signalisationqté 80
Tables hautesqté 4

Équipement

Arche de départ et d’arrivée
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 6
Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Puces de chronométrageqté 120
Bracelets à puceqté 120
Panneaux d’orientationqté 60
Panneaux indicateursqté 30
Tapis de solqté 20
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Kits d’outils pour véloqté 3
Coupes pour les prixqté 12
Médaillesqté 120
Rubans pour les gagnantsqté 12
Ruban d'arrivée
Marqueursqté 20
Craie de trottoirqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
DAE
Gilets de sécuritéqté 30
Panneaux de signalisation pour les agents de circulationqté 12
Lampes de pocheqté 8
Couvertures de pluieqté 10
Couvertures de survieqté 20
Gel hydroalcooliqueqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Caissesqté 20
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 8
Conteneurs à glaceqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Ruban de balisageqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Faites valider le parcours avant toute communication : prévoyez le plan de circulation, les points de passage et le nombre d’agents nécessaires pour sécuriser les croisements.
Réservez le chronométrage, les dossards et les puces dès que le format est fixé. Une commande tardive peut empêcher de finaliser la liste des participants ou les groupes de départ.
Prévoyez une équipe distincte pour la zone de transition : les râteliers à vélos, les barrières et les panneaux doivent être installés avant l’arrivée des concurrents, pas pendant le briefing.
Contrôlez le parcours une dernière fois le jour précédent et vérifiez les prévisions météo. Emportez des talkies-walkies, des mégaphones et des projecteurs rechargeables pour les zones difficiles à surveiller.
Envoyez le briefing aux bénévoles au moins 48 heures avant le départ. Indiquez à chacun son emplacement, son horaire, le canal de communication et la procédure à suivre en cas d’incident.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un duathlon ?: Prévoyez au minimum 3 mois pour un duathlon avec autorisations, circulation, secours et chronométrage. Commencez plus tôt si le parcours emprunte plusieurs routes ou si vous attendez beaucoup d’inscriptions.
Quand faut-il demander l’autorisation pour un duathlon ?: Déposez la demande dès que le parcours provisoire et la date sont définis, idéalement 10 à 12 semaines avant l’épreuve. Le plan de circulation et le plan de sécurité doivent être suffisamment précis pour être examinés.
Combien de bénévoles faut-il pour un duathlon ?: Le nombre dépend des carrefours, de la longueur du parcours et du nombre de zones à surveiller. Faites une répartition poste par poste, puis ajoutez au moins 10 % de remplaçants pour couvrir les absences le jour du départ.
Quand fermer les inscriptions d’un duathlon ?: Fixez une date de clôture 7 à 10 jours avant la course afin de finaliser les dossards, les puces, les groupes de départ et le catering. Gardez une marge supplémentaire si les besoins alimentaires doivent être transmis à un prestataire.

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