Zo organiseer je een downhillwedstrijd

Een downhillwedstrijd organiseren begint niet met startnummers of aankleding, maar met de locatie, vergunningen en een veilig parcours. Leg daarna het reglement, de categorieën en de planning vast voordat je de inschrijving opent. Tijdregistratie, jury, EHBO, beveiliging en vrijwilligers moeten ruim vóór de wedstrijddag bevestigd zijn. In de laatste week draait alles om deelnemersgegevens, routecommunicatie, materiaalcontrole en een tweede inspectie van het parcours.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Vergunningen aanvragen
2 personen
3
Verzekering controleren
4
Parcours inspecteren
3 personen
5
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
6
Categorieën bepalen
2 personen
7
Startgroepen indelen
2 personen
8
Tijdregistratie reserveren
9
Juryleden vastleggen
2 personen
10
EHBO reserveren
11
Beveiliging vastleggen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Inschrijving openen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Startnummers bestellen
18
Medische gegevens verwerken
2 personen
19
Routekaart afdrukken
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Parcours opnieuw controleren
3 personen
22
Deelnemerslijst afronden
2 personen
23
Briefingdocument afdrukken
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Materialen verzamelen
4 personen
26
Startnummers sorteren
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Parcours afzetten
8 personen
29
Obstakels en markeringen plaatsen
6 personen
30
Start- en finishzone opbouwen
6 personen
31
Registratietafel opstellen
2 personen
32
Jurytafel opstellen
2 personen
33
Cateringpunt inrichten
3 personen
34
Geluidsinstallatie testen
2 personen
35
Tijdregistratie testen
3 personen
36
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
3 personen
38
Jurybriefing houden
4 personen

Event

39
Ridersbriefing houden
4 personen
40
Deelnemers registreren
4 personen
41
Startnummers uitdelen
3 personen
42
Fietsen en bescherming controleren
3 personen
43
Parcours vrijgeven
2 personen
44
Startvolgorde omroepen
2 personen
45
Wedstrijdstart begeleiden
3 personen
46
Parcoursposten bemannen
12 personen
47
Tijden registreren
3 personen
48
Veiligheidsmeldingen verwerken
2 personen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Publiek informeren
2 personen
53
Tussenstanden publiceren
2 personen
54
Finishregistratie afronden
3 personen
55
Uitslag controleren
3 personen
56
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
57
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
58
Parcours sluiten
4 personen

Nazorg

59
Materialen demonteren
6 personen
60
Afzettingen verwijderen
8 personen
61
Afval inzamelen
4 personen
62
Catering opruimen
3 personen
63
Servies afwassen
2 personen
64
Locatie schoonmaken
5 personen
65
Geleende spullen sorteren
2 personen
66
Materialen retourneren
2 personen
67
Uitslag publiceren
68
Deelnemers informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Starthekkenaantal 2
Finishboog
Parcourslintaantal 12
Afzethekkenaantal 40
Pionnenaantal 50
Markeervlaggenaantal 30
Richtingpijlenaantal 25
Baanmattenaantal 12
Startnummersaantal 150
Nummerbandenaantal 150
Podiumblokkenaantal 3
Wedstrijdlintenaantal 12
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Gereedschapskoffersaantal 3
Fietsstandaardsaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 20
Tie-wrapsaantal 300
Werkhandschoenenaantal 20

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
portofoonsaantal 16
Megafonenaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 10
Batterijenaantal 40

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Veiligheidsvestenaantal 25
Veiligheidshelmenaantal 8
Brandblussersaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 100

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Schenkkanenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4

Decoratie

Podiumdoekenaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 10
Sponsorbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie en start minimaal 8 tot 12 weken vooraf met vergunningen en verzekeringscontrole. Controleer vroeg welke toestemming nodig is voor afzettingen, publiek en tijdelijke voorzieningen.
Inspecteer het parcours eerst op hoofdlijnen en opnieuw in de laatste week. Let vooral op bochten, obstakels, ondergrond, zichtlijnen en plekken waar afzethekken, parcourslint en richtingpijlen nodig zijn.
Open de inschrijving pas wanneer reglement, categorieën, startgroepen en tijdregistratie vaststaan. Vraag medische gegevens en dieetwensen direct uit, zodat je de deelnemerslijst niet vlak voor de wedstrijd hoeft te herstellen.
Maak één wedstrijddagplanning met tijden voor briefing, startgroepen, jury, EHBO, beveiliging en uitslagen. Geef vrijwilligers portofoons of andere duidelijke communicatiemiddelen en wijs per parcoursdeel één verantwoordelijke aan.
Controleer 24 tot 48 uur vooraf het weer, de materialen en de deelnemerslijst. Test tijdregistratie, laptop en tablets, tel startnummers en nummerbanden en leg reservefietsen, pompen, gereedschap en binnenbanden bij een herkenbaar servicepunt klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een downhillwedstrijd organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Regel locatie, vergunningen, verzekering en veiligheid eerst; leg jury, EHBO, beveiliging en tijdregistratie uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd vast.
Welke vergunningen heb je nodig voor een downhillwedstrijd?: Dat hangt af van de locatie, route en hoeveelheid publiek. Neem minimaal 8 weken vooraf contact op met de gemeente of terreinbeheerder en controleer of een evenement-, verkeers- of gebruiksvergunning nodig is.
Hoe maak je een veilig downhillparcours?: Inspecteer het parcours minstens 2 keer: bij de voorbereiding en opnieuw in de laatste week. Plaats afzethekken, parcourslint, pionnen en richtingpijlen bij alle risicopunten en controleer op de wedstrijddag opnieuw de ondergrond en zichtlijnen.
Wanneer open je de inschrijving voor een downhillwedstrijd?: Open de inschrijving zodra reglement, categorieën, startgroepen en tijdregistratie zijn vastgesteld, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de inschrijving enkele dagen voor de wedstrijd af, zodat je startnummers, briefing en deelnemerslijst kunt afronden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.