Dodenherdenking organiseren: zo pak je het aan

Een Dodenherdenking organiseren vraagt vooral om een vaste volgorde en controle op details. Begin met de locatie, vergunningen en het programma; regel daarna sprekers, muzikanten, techniek en vrijwilligers. Plan tijd voor het verzamelen van teksten en het controleren van muziek, zodat er op de dag zelf geen verrassingen zijn. Denk ook aan routeborden, vluchtroutes, verlichting en een stille, duidelijke overgang naar de herdenking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Benodigde vergunningen aanvragen
3
Geluidsinstallatie reserveren
4
Sprekers uitnodigen
5
Muzikanten uitnodigen
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Bloemstuk bestellen
11
Teksten van sprekers verzamelen
12
Muziek en toespraken controleren
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
14
Programma's laten drukken
15
Route- en informatieborden maken
2 personen
16
Locatie en vluchtroutes controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen controleren
2 personen
19
Boodschappen koel opslaan
20
Programma's en borden klaarleggen
2 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Stoelen opstellen
4 personen
23
Verlichting en kabels plaatsen
2 personen
24
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
25
Geluidsinstallatie testen
2 personen
26
Herdenkingsplek inrichten
3 personen
27
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
28
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
29
Vrijwilligers instrueren
2 personen
30
Bezoekers ontvangen
4 personen
31
Programma's uitdelen
2 personen
32
Sprekers begeleiden
2 personen
33
Herdenkingsprogramma uitvoeren
4 personen
34
Stilte en kranslegging begeleiden
3 personen
35
Koffie en thee serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

38
Servies verzamelen
3 personen
39
Meubilair afbreken
4 personen
40
Afval sorteren
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
43
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
44
Gevonden voorwerpen afhandelen
45
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Theeglazenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Theelepelsaantal 120

Keuken

Koffieautomatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 8
Muziekspeler

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 6

Decoratie

Herdenkingskrans
Nederlandse vlag
Zwarte lintenaantal 6
Kaarsenaantal 120
Glazen kaarshoudersaantal 120
Tafellopersaantal 6

Catering

Serveerschalenaantal 8
Opscheptangenaantal 4
dienbladenaantal 6
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Tips

Reserveer de geluidsinstallatie ruim vóór de herdenking en test luidsprekers, microfoons, mengpaneel en muziekspeler vooraf op de locatie. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten klaar; juist die worden vaak pas ontdekt wanneer het publiek al binnenkomt.
Maak het programma pas definitief nadat alle teksten van sprekers en muziek zijn gecontroleerd. Laat programma’s daarna drukken en wijs één persoon aan die tijdens de ceremonie de volgorde bewaakt.
Plan de opbouw met een concreet tijdblok: zet stoelen, verlichting, vlag, zwarte linten, kaarsen en de herdenkingskrans klaar voordat de geluidscheck begint. Controleer tegelijk de vluchtroutes en plaats route- en informatieborden op zichtbare punten.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen niet op het laatste moment, ook als de bijeenkomst klein is. Reken voor koffie en thee per aanwezige op een kopje plus een kleine reserve en houd warme dranken in thermoskannen beschikbaar.
Maak per taak een vrijwilliger verantwoordelijk voor ontvangst, techniek, sprekers en catering. Open de locatie vroeg genoeg om materialen te controleren, boodschappen koel op te slaan en eventuele ontbrekende onderdelen nog te kunnen regelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Dodenherdenking organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunningen en uitnodigingen. Plan uiterlijk 2 weken voor de herdenking een complete controle van programma, teksten, muziek, vrijwilligers en materialen.
Wanneer moet je de geluidsinstallatie testen bij een Dodenherdenking?: Test de installatie eerst enkele dagen vooraf met dezelfde microfoons, muziek en opstelling. Doe op de dag zelf nog een tweede test voordat bezoekers arriveren; controleer daarbij ook kabels, stekkerdozen en het volume op de verste zitplaats.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een Dodenherdenking?: Zet voor elke aangemelde bezoeker één stoel klaar en houd ongeveer 10 procent extra ruimte aan voor onverwachte bezoekers. Bij 80 aanmeldingen betekent dat bijvoorbeeld 88 stoelen, zolang vluchtroutes en doorgangen vrij blijven.
Wanneer bestel je een herdenkingskrans en bloemstuk?: Bestel de herdenkingskrans en eventuele bloemen minimaal 2 tot 3 weken vooraf. Bevestig enkele dagen voor de ceremonie de leverdatum en wijs iemand aan die de krans vóór de start op de juiste plek legt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.