Cómo organizar una conmemoración de los muertos
Una conmemoración de los muertos necesita una preparación ordenada: primero se asegura el lugar y los permisos, después se confirma el programa y, por último, se prepara el montaje. Hay que coordinar a ponentes, músicos y voluntarios, además de controlar inscripciones y preferencias dietéticas. El sonido, la iluminación, las velas y la señalización suelen causar problemas si se dejan para el último día. Este plan reúne las tareas necesarias para llegar al acto con todo comprobado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Solicitar los permisos necesarios
- 3
Reservar el equipo de sonido
- 4
Invitar a los ponentes
- 5
Invitar a los músicos
- 6
Elaborar el programa
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Pedir arreglo floral
- 11
Recopilar los textos de los ponentes
- 12
Comprobar la música y los discursos
2 personas
- 13
Asignar voluntarios
- 14
Mandar imprimir los programas
- 15
Crear carteles de ruta e información
2 personas
- 16
Comprobar la ubicación y las rutas de evacuación
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Comprobar los materiales
2 personas
- 19
Guardar la compra en frío
- 20
Preparar los programas y los carteles
2 personas
Evento
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Colocar las sillas
4 personas
- 23
Colocar luces y cables
2 personas
- 24
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 25
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 26
Montar el espacio conmemorativo
3 personas
- 27
Preparar la mesa de recepción
2 personas
- 28
Preparar café y té
2 personas
- 29
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 30
Recibir a los visitantes
4 personas
- 31
Repartir programas
2 personas
- 32
Coordinar a los ponentes
2 personas
- 33
Llevar a cabo el programa conmemorativo
4 personas
- 34
Guiar el minuto de silencio y la colocación de la corona
3 personas
- 35
Servir café y té
3 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 38
Recoger la vajilla
3 personas
- 39
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 40
Clasificar residuos
2 personas
- 41
Limpiar el lugar
3 personas
- 42
Devolver el equipo de sonido
2 personas
- 43
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
- 44
Gestionar objetos perdidos
- 45
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesascant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Bandejascant. 120
- Vasos de técant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Cucharillascant. 120
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Reproductor de música
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Farolescant. 6
Decoración
- Corona conmemorativa
- Bandera de los Países Bajos
- Lazos negroscant. 6
- Velascant. 120
- Portavelas de vidriocant. 120
- Manteles runnerscant. 6
Catering
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas para servircant. 4
- bandejascant. 6
- Jarras de lechecant. 4
- Azucareroscant. 4
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Consejos
- Reserva el lugar y solicita los permisos con varias semanas de margen. Confirma también las rutas de evacuación y prepara carteles que indiquen claramente la entrada, el programa y las salidas.
- Cierra el programa antes de imprimirlo. Recopila los textos de los ponentes y comprueba la música y los discursos al menos una vez con el equipo de sonido definitivo.
- Asigna voluntarios para funciones concretas, como recibir a las personas inscritas, orientar al público y atender el café. Una persona debe encargarse de coordinar los cambios durante el acto.
- Haz la compra y revisa los materiales antes de abrir el lugar. Guarda en frío lo que lo necesite y calcula tazas, vasos, platos y cubiertos según el número confirmado de asistentes, no según una estimación general.
- Monta sillas, luces, cables y sonido antes de la llegada del público. Prueba micrófonos, altavoces y mesa de mezclas con el programa completo, y cubre los cables con alfombrillas para evitar tropiezos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conmemoración de los muertos?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el lugar, solicitar permisos e invitar a ponentes y músicos. Deja la última semana para confirmar inscripciones, imprimir programas y revisar los materiales.
- ¿Cuándo se debe probar el equipo de sonido?
- Haz una primera comprobación varios días antes y una prueba completa el mismo día, antes de abrir el lugar. Reserva al menos 60 minutos para revisar micrófonos, altavoces, cables, música y discursos.
- ¿Cuántas personas voluntarias hacen falta?
- Para un acto pequeño, asigna como mínimo 3 funciones: recepción, orientación del público y apoyo durante el programa. Si hay varias entradas o más de 100 asistentes, añade una persona por acceso y otra para coordinar el montaje.
- ¿Cuándo se preparan las velas, las flores y la decoración?
- Prepara la decoración el día anterior y coloca velas, portavelas, la corona conmemorativa, los lazos y las banderas durante el montaje. Comprueba antes que las velas estén en recipientes estables y alejadas de cables y telas.
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