Organiser un Jour du Souvenir, étape par étape
Un Jour du Souvenir demande une préparation sobre et minutée. Commencez par réserver le lieu, obtenir les autorisations et fixer le déroulé avant d’inviter les intervenants, les musiciens et les participants. La sonorisation, les discours et la circulation dans le lieu doivent être vérifiés plusieurs jours à l’avance. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les chaises, tester les microphones et organiser l’accueil autour de la cérémonie.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Demander les autorisations nécessaires
- 3
Réserver la sono
- 4
Inviter les intervenants
- 5
Inviter les musiciens
- 6
Établir le programme
2 personnes
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Commander une composition florale
- 11
Recueillir les textes des intervenants
- 12
Vérifier la musique et les discours
2 personnes
- 13
Répartir les bénévoles
- 14
Faire imprimer les programmes
- 15
Créer des panneaux de route et d’information
2 personnes
- 16
Vérifier le lieu et les issues de secours
2 personnes
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Vérifier le matériel
2 personnes
- 19
Stocker les courses au frais
- 20
Préparer les programmes et les panneaux
2 personnes
Événement
- 21
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 22
Installer les chaises
4 personnes
- 23
Installer l’éclairage et les câbles
2 personnes
- 24
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 25
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 26
Aménager l'espace commémoratif
3 personnes
- 27
Installer la table d’accueil
2 personnes
- 28
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 29
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 30
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 31
Distribuer les programmes
2 personnes
- 32
Accompagner les intervenants
2 personnes
- 33
Assurer le programme commémoratif
4 personnes
- 34
Animer le silence et le dépôt de gerbe
3 personnes
- 35
Servir le café et le thé
3 personnes
- 36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 37
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 38
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 39
Démonter le mobilier
4 personnes
- 40
Trier les déchets
2 personnes
- 41
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 42
Retourner le matériel audio
2 personnes
- 43
Stocker le matériel restant
2 personnes
- 44
Gérer les objets trouvés
- 45
Envoyer les messages de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tablesqté 6
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Plateauxqté 120
- Verres à théqté 120
- Assiettes à dessertqté 120
- Cuillères à caféqté 120
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 6
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 3
- Table de mixage
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Passe-câblesqté 8
- Lecteur audio
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lanternesqté 6
Décoration
- Gerbe commémorative
- Drapeau néerlandais
- Rubans noirsqté 6
- Bougiesqté 120
- Porte-bougies en verreqté 120
- Chemins de tableqté 6
Catering
- Plateaux de serviceqté 8
- Pince de serviceqté 4
- plateauxqté 6
- Pichets à laitqté 4
- Sucriersqté 4
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
Conseils
- Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez les prises de parole, les morceaux de musique, les temps de silence et la durée de chaque séquence. Demandez les textes des intervenants au moins 7 jours avant la cérémonie.
- Réservez la sonorisation assez tôt et testez chaque microphone, haut-parleur et câble avant l’arrivée du public. Gardez des rallonges, des multiprises et des passe-câbles à portée de main pour éviter une installation improvisée.
- Vérifiez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 3 jours avant. Cela permet de prévoir correctement le café, le thé, l’eau et le service sans manquer de tasses, de verres ou d’assiettes.
- Préparez les programmes, les panneaux d’information et les panneaux de route la veille. Contrôlez aussi les issues de secours, l’éclairage et l’emplacement du drapeau, des bougies et de la gerbe commémorative.
- Répartissez les bénévoles avec des missions et des horaires précis : ouverture du lieu, accueil, placement, service et rangement. Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant le début pour installer les chaises et effectuer un dernier essai sonore.
Questions fréquentes
- Quand réserver la salle pour un Jour du Souvenir ?
- Réservez la salle au moins 6 à 8 semaines avant la cérémonie, surtout si elle doit accueillir beaucoup de participants. Demandez les autorisations nécessaires dès que la date et le lieu sont confirmés.
- Combien de temps prévoir pour installer la cérémonie ?
- Prévoyez au minimum 90 minutes avant l’arrivée du public. Il faut installer les chaises, les tables, l’éclairage, les câbles, la sonorisation et tester les discours ainsi que la musique.
- Quand envoyer les invitations ?
- Envoyez les invitations environ 3 à 4 semaines avant le Jour du Souvenir. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant afin de connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires.
- Quand vérifier les discours et la musique ?
- Récupérez les textes des intervenants au moins 7 jours avant et effectuez une vérification complète 2 à 3 jours avant. Le jour même, testez encore les microphones, le lecteur audio et les haut-parleurs avant l’ouverture des portes.
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