Zo organiseer je een Dodenherdenking

Begin met het programma en de route, niet met de aankleding. Leg eerst datum, locatie, spreektijd, muziek en de volgorde van het herdenkingsmoment vast. Bevestig daarna sprekers, voorgangers, muzikanten en kerkklokken, zodat uitnodigingen en persbericht met juiste informatie verstuurd worden. Controleer vroeg vergunningen, verkeer en toegankelijkheid. In de laatste week draait alles om testen, printwerk, vrijwilligersinstructies en een praktische weerscheck.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vaststellen
2 personen
2
Locatie en route controleren
2 personen
3
Reserveringen maken
4
Sprekers en voorgangers bevestigen
2 personen
5
Muzikanten bevestigen
6
Kerkklokken afstemmen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Persbericht versturen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Programma definitief maken
2 personen
12
Spreekteksten verzamelen
2 personen
13
Muziekstukken controleren
2 personen
14
Vergunningen controleren
15
Verkeersplan afstemmen
2 personen
16
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
17
Programmafolders drukken
2 personen
18
Naambadges voorbereiden
19
Herdenkingskransen bestellen
20
Bloemen bestellen
21
Techniek testen
2 personen
22
Toegankelijkheid controleren
2 personen
23
Vrijwilligers indelen
2 personen
24
Contactlijst afdrukken
25
Weersverwachting controleren
26
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Bloemen ophalen
2 personen
29
Kransen controleren
2 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Locatie schoonmaken
3 personen
32
Verkeersborden plaatsen
3 personen
33
Afzettingen plaatsen
3 personen
34
Stoelen opstellen
4 personen
35
Tafels plaatsen
3 personen
36
Podiumplek inrichten
3 personen
37
Geluid aansluiten
3 personen
38
Verlichting aansluiten
2 personen
39
Kransen en bloemen plaatsen
3 personen
40
Informatiestand inrichten
2 personen
41
Koffiepunt inrichten
3 personen
42
Programmafolders klaarleggen
2 personen

Event

43
Sprekers ontvangen
2 personen
44
Bezoekers verwelkomen
4 personen
45
Programmafolders uitdelen
3 personen
46
Toegankelijke plaatsen begeleiden
2 personen
47
Koffie en thee serveren
3 personen
48
Geluid tijdens programma bedienen
2 personen
49
Sprekers begeleiden
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Stilte en ceremonie bewaken
3 personen
52
Kransen begeleiden
4 personen
53
Bloemenhulde begeleiden
4 personen
54
Bezoekers informeren
2 personen
55
Verkeersstroom begeleiden
4 personen
56
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

57
Geluid uitschakelen
2 personen
58
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
59
Afzettingen verwijderen
3 personen
60
Verkeersborden verwijderen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Materialen controleren
2 personen
65
Materialen opslaan
3 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Overgebleven bloemen verzorgen
68
Gevonden voorwerpen registreren
69
Foto- en videomateriaal archiveren
70
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Podiumdelenaantal 4
Spreektafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Verkeersbordenaantal 12
Afzethekkenaantal 10
Verkeerskegelsaantal 20
Hesjesaantal 12
Portofoonsaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 4
Vlaggenmastenaantal 2
Herdenkingskransenaantal 3
Bloemstukkenaantal 6
Herdenkingskaarsenaantal 20
Kaarsenhoudersaantal 20
Informatiebannersaantal 3
Tafeldecoratieaantal 8
Programmafoldersaantal 220
Naambadgesaantal 30
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een vaste programmarepetitie uiterlijk één week vooraf. Controleer dan alle spreekteksten, muziekstukken, overgangen en de werking van de draadloze microfoons, luidsprekers en het mengpaneel.
Leg het verkeersplan minstens enkele weken voor de herdenking vast en instrueer verkeersregelaars afzonderlijk over route, afzettingen en hun standplaatsen. Controleer op de dag zelf opnieuw of de route vrij is.
Bestel herdenkingskransen, bloemen en eventuele bloemstukken niet pas na het definitieve programma. Noteer per onderdeel wie het aanneemt, waar het komt te liggen en wie het na afloop verplaatst.
Maak één contactlijst met sprekers, muzikanten, techniek, vrijwilligers en verkeersregelaars en druk die af voor de organisatie. Deel vrijwilligers per taak in, inclusief ontvangst, routebegeleiding, techniek en het klaarzetten van stoelen.
Doe 24 tot 48 uur vooraf een laatste controle van weersverwachting, toegankelijkheid, verlichting en stroompunten. Leg zaklampen, verlengkabels en stekkerdozen klaar; juist die praktische spullen worden bij een plechtigheid buiten vaak te laat geregeld.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet je het programma van een Dodenherdenking definitief maken?: Maak het programma bij voorkeur uiterlijk één week vooraf definitief. Verzamel dan ook alle spreekteksten en controleer de muziekstukken, zodat de programmfolders zonder last-minute wijzigingen gedrukt kunnen worden.
Hoe vroeg moet je vergunningen en het verkeersplan regelen?: Controleer vergunningen en stem het verkeersplan enkele weken voor 4 mei af met de betrokken partijen. Instrueer verkeersregelaars uiterlijk in de laatste week en geef hun op de dag zelf een actuele route en contactlijst.
Wanneer bevestig je sprekers en muzikanten voor een Dodenherdenking?: Bevestig sprekers, voorgangers en muzikanten zodra datum, locatie en programmaopzet vaststaan, bij voorkeur minimaal vier tot zes weken vooraf. Vraag spreekteksten en muziekkeuzes uiterlijk één week voor de herdenking op.
Wanneer test je de techniek voor de herdenking?: Test microfoons, standaards, luidsprekers, mengpaneel, laptop, audiokabels en stroomvoorziening uiterlijk één week vooraf en nogmaals op de locatie op de dag zelf. Trek voor de laatste test minstens 60 minuten uit, inclusief een controle van verstaanbaarheid op de zitplaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.