Totengedenken organisieren: Schritt für Schritt planen
Bei einem Totengedenken müssen Ablauf, kirchliche Beteiligte, Musik und die Wege zwischen den Stationen zusammenpassen. Beginne deshalb mit Termin, Programm und Veranstaltungsort, bevor du Einladungen oder Drucksachen vorbereitest. Danach klärst du Reden, Predigt, Musiker, Glocken und Genehmigungen und legst Zuständigkeiten fest. Besonders häufig werden Techniktests, Barrierefreiheit, Verkehrsregelung und die wetterfeste Vorbereitung zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Veranstaltungsort und Route prüfen
2 Personen
- 3
Reservierungen vornehmen
- 4
Sprecher und Prediger bestätigen
2 Personen
- 5
Musiker bestätigen
- 6
Kirchenglocken abstimmen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Pressemitteilung versenden
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Programm finalisieren
2 Personen
- 12
Redetexte sammeln
2 Personen
- 13
Musikstücke überprüfen
2 Personen
- 14
Genehmigungen prüfen
- 15
Verkehrsplan abstimmen
2 Personen
- 16
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
- 17
Programmhefte drucken
2 Personen
- 18
Namensschilder vorbereiten
- 19
Gedenkkränze bestellen
- 20
Blumen bestellen
- 21
Technik testen
2 Personen
- 22
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
- 23
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 24
Kontaktliste ausdrucken
- 25
Wettervorhersage prüfen
- 26
Alternativen Wetterplan bereithalten
2 Personen
- 27
Einkaufen gehen
2 Personen
- 28
Blumen abholen
2 Personen
- 29
Kränze kontrollieren
2 Personen
- 30
Getränke kühlen
2 Personen
- 31
Location reinigen
3 Personen
- 32
Verkehrsschilder aufstellen
3 Personen
- 33
Absperrungen aufstellen
3 Personen
- 34
Stühle aufstellen
4 Personen
- 35
Tische aufstellen
3 Personen
- 36
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
- 37
Ton anschließen
3 Personen
- 38
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 39
Kränze und Blumen platzieren
3 Personen
- 40
Infostand einrichten
2 Personen
- 41
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
- 42
Programmhefte auslegen
2 Personen
Event
- 43
Referenten empfangen
2 Personen
- 44
Besucher begrüßen
4 Personen
- 45
Programmhefte verteilen
3 Personen
- 46
Barrierefreie Plätze begleiten
2 Personen
- 47
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 48
Ton während des Programms bedienen
2 Personen
- 49
Redner betreuen
2 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Stille und Zeremonie überwachen
3 Personen
- 52
Kranzträger begleiten
4 Personen
- 53
Blumenhuldigung begleiten
4 Personen
- 54
Besucher informieren
2 Personen
- 55
Verkehrsfluss leiten
4 Personen
- 56
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 57
Ton ausschalten
2 Personen
- 58
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 59
Absperrungen entfernen
3 Personen
- 60
Verkehrsschilder entfernen
3 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Location reinigen
4 Personen
- 64
Materialien prüfen
2 Personen
- 65
Materialien einlagern
3 Personen
- 66
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebene Blumen pflegen
- 68
Fundgegenstände registrieren
- 69
Foto- und Videomaterial archivieren
- 70
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 180
- KlappischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- BühnenelementeAnz. 4
- Rednertisch
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
- VerkehrsschilderAnz. 12
- AbsperrgitterAnz. 10
- VerkehrskegelAnz. 20
- WarnwestenAnz. 12
- FunkgeräteAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 8
Dekoration
- Niederländische FlaggenAnz. 4
- FahnenmastenAnz. 2
- GedenkkränzeAnz. 3
- BlumenarrangementsAnz. 6
- GedenkkerzenAnz. 20
- KerzenhalterAnz. 20
- InformationsbannerAnz. 3
- TischdekorationAnz. 8
- ProgrammhefteAnz. 220
- NamensschilderAnz. 30
- StifteAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- TablettsAnz. 6
- KorkenzieherAnz. 2
- MülleimerAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 3
- BlechdosenAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandtücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Datum, Programm, Veranstaltungsort und Route fest. Prüfe dabei, wie viel Zeit der Wechsel zwischen Kirche, Gedenkort oder weiteren Stationen tatsächlich benötigt.
- Bestätige Sprecher, Prediger und Musiker frühzeitig und setze einen festen Termin für Redetexte und Musikstücke. Für das Programmheft sollten alle Inhalte spätestens 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung vorliegen.
- Plane die technische Probe nicht erst am Veranstaltungstag. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Audiokabel, Laptop und Verlängerungskabel mindestens 24 Stunden vorher am tatsächlichen Einsatzort.
- Teile Freiwillige mit klaren Zeiten und Aufgaben ein: Empfang, Namensschilder, Einweisung, Verkehrsregelung und Betreuung. Drucke die Kontaktliste aus und gib sie allen Verantwortlichen spätestens am Vortag.
- Prüfe Wetter, Barrierefreiheit und die Beleuchtung der Wege am Vortag. Taschenlampen, LED-Lampen, Gedenkkerzen und Blumen sollten bereits sortiert und den jeweiligen Stationen zugeordnet sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Totengedenken organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Route und den wichtigsten Beteiligten. Einladungen und Pressemitteilung können danach verschickt werden; die Anmeldung sollte mindestens 7 Tage vor dem Termin ausgewertet werden.
- Wann müssen Reden und Musik für ein Totengedenken fertig sein?
- Sammle Redetexte und bestätige die Musikstücke spätestens 10 bis 14 Tage vorher. So bleibt ausreichend Zeit, das Programm zu finalisieren, Programmhefte zu drucken und Änderungen mit Sprecher, Prediger und Musikern abzustimmen.
- Wann sollte die Technik für das Totengedenken getestet werden?
- Führe den vollständigen Test mindestens 24 Stunden vorher durch und prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Kabel und Stromversorgung. Vor Beginn sollte zusätzlich ein kurzer Funktionstest von etwa 30 Minuten eingeplant werden.
- Wie viele Helfer braucht man für ein Totengedenken?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Empfang, Technik, Verkehrsregelung, Programm und Betreuung der Mitwirkenden. Bei mehreren Stationen oder einer größeren Route brauchst du zusätzlich je Station mindestens 2 eingewiesene Helfer.
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