Comment organiser un Jour du Souvenir, étape par étape

Pour organiser un Jour du Souvenir, commencez par fixer la date et le déroulement de la cérémonie avant de réserver le lieu et de confirmer les intervenants. Prévoyez ensuite les autorisations, la circulation, la sonorisation et l’accessibilité, car ces éléments sont souvent réglés trop tard. Les invitations et le communiqué de presse doivent partir assez tôt pour permettre les inscriptions. La dernière semaine sert surtout aux vérifications : musique, météo, fleurs, bénévoles et matériel technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier le lieu et l’itinéraire
2 personnes
3
Faire les réservations
4
Confirmer les intervenants et les officiants
2 personnes
5
Confirmer les musiciens
6
Régler les cloches de l’église
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Envoyer le communiqué de presse
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Finaliser le programme
2 personnes
12
Rassembler les textes de présentation
2 personnes
13
Vérifier les morceaux de musique
2 personnes
14
Vérifier les autorisations
15
Coordonner le plan de circulation
2 personnes
16
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
17
Imprimer les brochures du programme
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
19
Commander des gerbes commémoratives
20
Commander des fleurs
21
Tester la technique
2 personnes
22
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
23
Répartir les bénévoles
2 personnes
24
Imprimer la liste de contacts
25
Vérifier les prévisions météo
26
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
27
Faire les courses
2 personnes
28
Récupérer les fleurs
2 personnes
29
Vérifier les couronnes
2 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Nettoyer le lieu
3 personnes
32
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
33
Installer les barrières
3 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Installer les tables
3 personnes
36
Aménager l’espace podium
3 personnes
37
Brancher le son
3 personnes
38
Brancher l’éclairage
2 personnes
39
Installer les couronnes et les fleurs
3 personnes
40
Installer le stand d'information
2 personnes
41
Mettre en place le point café
3 personnes
42
Préparer les brochures du programme
2 personnes

Événement

43
Accueillir les intervenants
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Distribuer les programmes
3 personnes
46
Accompagner les places accessibles
2 personnes
47
Servir le café et le thé
3 personnes
48
Gérer le son pendant le programme
2 personnes
49
Accompagner les intervenants
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Veiller au calme et à la cérémonie
3 personnes
52
Accompagner les couronnes
4 personnes
53
Accompagner l’hommage floral
4 personnes
54
Informer les visiteurs
2 personnes
55
Accompagner le flux de circulation
4 personnes
56
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

57
Couper le son
2 personnes
58
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
59
Retirer les barrières
3 personnes
60
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Vérifier le matériel
2 personnes
65
Stocker le matériel
3 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Prendre soin des fleurs restantes
68
Enregistrer les objets trouvés
69
Archiver les photos et les vidéos
70
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 8
Nappesqté 8
Éléments de podiumqté 4
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Panneaux de signalisationqté 12
Barrières de sécuritéqté 10
Cônes de signalisationqté 20
Giletsqté 12
Talkies-walkiesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 4
Mâts de drapeauxqté 2
Couronnes commémorativesqté 3
Compositions floralesqté 6
Bougies commémorativesqté 20
Bougeoirsqté 20
Bannières d’informationqté 3
Décoration de tableqté 8
Brochures du programmeqté 220
Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateauxqté 6
Tire-bouchonsqté 2
Poubellesqté 6

Nettoyage

Balaisqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Serviettesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant de commander les gerbes, les fleurs et les éléments de cérémonie. Gardez un déroulé minuté avec les prises de parole, les morceaux de musique, les cloches et les temps de recueillement.
Confirmez les intervenants, les officiants et les musiciens au moins 3 semaines avant la cérémonie. Demandez à chacun son texte, sa durée et ses besoins techniques afin d’éviter les changements le jour même.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires dès réception des réponses, puis prévoyez les tables, tasses, verres, assiettes et plateaux de service en fonction du nombre confirmé. Une relance 7 jours avant permet de corriger les oublis.
Testez les microphones, haut-parleurs, câbles, rallonges, multiprises et la table de mixage au moins 48 heures avant. Faites un essai sur place avec l’ordinateur portable et vérifiez que les prises de parole restent audibles depuis toutes les zones.
Organisez la circulation et répartissez les bénévoles avant l’arrivée du public. Brifez les régulateurs avec l’itinéraire, les points de stationnement et les accès prioritaires, puis vérifiez la météo 24 heures avant pour adapter l’éclairage et l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un Jour du Souvenir ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les réservations, les autorisations, les intervenants et les musiciens doivent être confirmés au plus tard 3 semaines avant la cérémonie.
Quand envoyer les invitations pour un Jour du Souvenir ?: Envoyez les invitations environ 4 semaines à l’avance, avec la date, l’itinéraire, le programme provisoire et les modalités d’inscription. Faites une relance 7 jours avant pour obtenir le nombre final de participants.
Quand tester la sonorisation de la cérémonie ?: Effectuez un premier test complet 48 heures avant, puis un contrôle rapide le jour même avant l’arrivée du public. Testez chaque microphone, les haut-parleurs, les câbles, les rallonges et les morceaux de musique.
Que vérifier la veille d’un Jour du Souvenir ?: La veille, vérifiez la météo, l’accessibilité, le plan de circulation, les badges, les brochures, les gerbes, les fleurs et la répartition des bénévoles. Imprimez aussi une liste de contacts avec les numéros des intervenants et des responsables techniques.

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