Zo organiseer je een documentairefestival

Begin met de inhoud en werk daarna naar de uitvoering toe. Bevestig eerst de filmrechten, leg het programma vast en nodig sprekers en moderatoren uit voordat je promotie start. Reserveer de zaal ruim op tijd en controleer per film de kopie, ondertiteling en technische wensen. In de laatste week verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en sprekersgegevens. Op de dag zelf draait alles om een getest programma, duidelijke bewegwijzering en een korte technische check vóór de eerste vertoning.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Filmrechten bevestigen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Sprekers uitnodigen
5
Moderatoren vastleggen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotieposters verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Sprekersgegevens verzamelen
12
Technische wensen inventariseren
2 personen
13
Films downloaden
14
Filmkopieën controleren
2 personen
15
Ondertiteling controleren
2 personen
16
Draaiboek afdrukken
17
Naambadges voorbereiden
2 personen
18
Bewegwijzering maken
2 personen
19
Catering bestellen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Techniek naar locatie brengen
2 personen
22
Filmback-ups maken
23
Locatiesleutels ophalen
24
Zaal en foyer inspecteren
2 personen
25
Stoelen opstellen
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Projectiescherm opbouwen
3 personen
28
Projector aansluiten
2 personen
29
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Films technisch testen
2 personen
32
Verlichting instellen
2 personen
33
Registratietafel inrichten
2 personen
34
Infotafels inrichten
2 personen
35
Naambadges klaarleggen
36
Bewegwijzering ophangen
2 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

40
Sprekers ontvangen
2 personen
41
Technische briefing geven
2 personen
42
Deelnemers registreren
4 personen
43
Programma uitdelen
2 personen
44
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
45
Openingsfilm starten
46
Filmvertoning begeleiden
2 personen
47
Pauzedranken serveren
4 personen
48
Hapjes bijvullen
2 personen
49
Panelgesprek begeleiden
3 personen
50
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Tweede film starten
53
Filmvertoning controleren
54
Buffet opstellen
4 personen
55
Buffetgerechten serveren
5 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Borden en bestek aanvullen
2 personen
58
Dranken bij het buffet aanvullen
2 personen
59
Derde film klaarzetten
60
Derde film vertonen
2 personen
61
Slotgesprek begeleiden
3 personen
62
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

63
Gevonden voorwerpen verzamelen
64
Afval sorteren
3 personen
65
Buffet afruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Techniek uitschakelen
2 personen
68
Projector veilig inpakken
2 personen
69
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
70
Decoratie verwijderen
2 personen
71
Zaal schoonmaken
4 personen
72
Toiletten controleren
2 personen
73
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
74
Afvalcontainers afsluiten
2 personen
75
Zaal afsluiten
2 personen
76
Materialen terugbrengen
2 personen
77
Geleende spullen retourneren
2 personen
78
Overgebleven eten verdelen
2 personen
79
Registratielijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Spreektafel
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
USB-sticksaantal 4
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 6
Presentatieklikker

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-spotsaantal 6
Noodverlichtingaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Buffetschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Thermosbekersaantal 20

Decoratie

Filmpostersaantal 12
Infobordenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 180
Naambadgehoudersaantal 180
Posterhoudersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Kleefstripsaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg filmrechten vast voordat je het programma publiceert. Plan daarna per film een aparte controle van de download, filmkopie en ondertiteling; test niet alleen de eerste titel.
Maak het draaiboek uiterlijk één week vooraf en druk op de dag zelf meerdere exemplaren af. Zet naast tijden ook de wissels tussen film, spreker en moderator erin.
Plan de techniek vóór de zaalopstelling. Test projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, adapters, speakers en microfoons samen; houd minstens één filmback-up op een aparte USB-stick.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het festival af als je catering bestelt. Tel deelnemers, verzamel dieetwensen en maak naambadges voordat de registratietafel wordt ingericht.
Loop de zaal en foyer vóór binnenkomst van het publiek volledig na. Controleer stoelen, bewegwijzering, noodverlichting, kabelgoten, kapstokken en de locatiesleutels voordat het programma start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een documentairefestival organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met de zaal, filmrechten en het programma. Plan sprekers, moderatoren en promotie daarna in; reserveer de laatste 7 dagen voor technische controles, catering en draaiboeken.
Wanneer moet je filmrechten voor een documentairefestival regelen?: Regel de rechten voordat je een film aankondigt of uitnodigingen verstuurt, bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Bewaar de bevestiging per titel, zodat er op de festivaldag geen onduidelijkheid ontstaat.
Hoe controleer je films vóór een documentairefestival?: Controleer elke film uiterlijk 7 dagen vooraf op afspeelbaarheid, beeld, geluid en ondertiteling. Test de bestanden vervolgens op de laptop en projector op locatie en maak minstens één back-up per film.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek op de festivaldag?: Reserveer minimaal 2 uur vóór de eerste vertoning voor het aansluiten en testen van projector, scherm, geluid en microfoons. Plan daarna nog 30 minuten voor een laatste controle nadat stoelen en tafels zijn geplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.