Ein Dokumentarfilmfestival Schritt für Schritt organisieren
Ein Dokumentarfilmfestival steht und fällt mit drei Dingen: passenden Filmen, geklärten Vorführrechten und einer Technik, die am Veranstaltungstag zuverlässig läuft. Beginne deshalb nicht mit der Werbung, sondern mit Saal, Termin und Programmrahmen. Danach folgen Rechte, Referierende, Anmeldung und technische Prüfung. Plane die letzten sieben Tage vor dem Festival ausschließlich für Tests, Ausdrucke, Back-ups und die Einrichtung vor Ort ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Filmrechte bestätigen
- 3
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Redner einladen
- 5
Moderatoren festlegen
- 6
Anmeldeformular erstellen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Promotionsplakate verteilen
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Sprecherdaten sammeln
- 12
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
- 13
Filme herunterladen
- 14
Filmkopien prüfen
2 Personen
- 15
Untertitel überprüfen
2 Personen
- 16
Drehbuch ausdrucken
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Beschilderung erstellen
2 Personen
- 19
Catering bestellen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Technik zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
- 22
Film-Back-ups erstellen
- 23
Standortschlüssel abholen
- 24
Saal und Foyer inspizieren
2 Personen
- 25
Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Tische aufstellen
3 Personen
- 27
Projektionsleinwand aufbauen
3 Personen
- 28
Projektor anschließen
2 Personen
- 29
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 30
Mikrofone testen
2 Personen
- 31
Filme technisch testen
2 Personen
- 32
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 33
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 34
Infotische einrichten
2 Personen
- 35
Namensschilder bereitlegen
- 36
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 37
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 38
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 39
Snacks bereitstellen
3 Personen
Event
- 40
Referenten empfangen
2 Personen
- 41
Technisches Briefing geben
2 Personen
- 42
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 43
Programm verteilen
2 Personen
- 44
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
- 45
Eröffnungsfilm starten
- 46
Filmvorführung begleiten
2 Personen
- 47
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 48
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 49
Podiumsgespräch begleiten
3 Personen
- 50
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Zweiten Film starten
- 53
Filmvorführung kontrollieren
- 54
Buffet aufbauen
4 Personen
- 55
Buffetgerichte servieren
5 Personen
- 56
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 57
Teller und Besteck auffüllen
2 Personen
- 58
Getränke am Buffet auffüllen
2 Personen
- 59
Dritten Film einrichten
- 60
Dritten Film zeigen
2 Personen
- 61
Abschlussgespräch begleiten
3 Personen
- 62
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 63
Fundsachen sammeln
- 64
Abfall trennen
3 Personen
- 65
Buffet abräumen
4 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Technik ausschalten
2 Personen
- 68
Projektor sicher verpacken
2 Personen
- 69
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 70
Dekoration entfernen
2 Personen
- 71
Saal reinigen
4 Personen
- 72
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 73
Beschilderung entfernen
2 Personen
- 74
Müllcontainer abschließen
2 Personen
- 75
Saal abschließen
2 Personen
- 76
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 77
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 78
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 79
Registrierungsliste archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 170
- TischeAnz. 12
- BuffetischeAnz. 4
- Registrierungstisch
- Rednertisch
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LaptopsAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- USB-SticksAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 6
- Präsentationsklicker
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LED-SpotsAnz. 6
- NotbeleuchtungAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 120
- TellerAnz. 180
- DesserttellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- AusgießkannenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 8
- BuffetschalenAnz. 12
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 4
- ThermobecherAnz. 20
Dekoration
- FilmplakateAnz. 12
- InfotafelnAnz. 6
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 180
- NamensschildhalterAnz. 180
- PlakathalterAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- KlebestreifenAnz. 4
- TischdekorationAnz. 12
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 10
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Saal zuerst und kläre dabei Projektionsfläche, Bestuhlung, Stromanschlüsse und Zugang zum Foyer. Hole den Standortschlüssel spätestens am Vortag ab, damit Aufbau und Kontrolle nicht unter Zeitdruck beginnen.
- Kläre die Filmrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Lade die Filmdateien mindestens eine Woche vorher herunter und prüfe jede Kopie mit Untertiteln vollständig auf dem vorgesehenen Laptop und Projektor.
- Sammle bei der Anmeldung nicht nur Namen und E-Mail-Adressen, sondern auch Ernährungswünsche sowie die Daten und technischen Anforderungen der Redner. Setze einen Anmeldeschluss etwa fünf Tage vor dem Festival, damit das Catering planbar bleibt.
- Plane pro Film einen kurzen technischen Puffer ein und halte mindestens zwei Back-ups auf getrennten USB-Sticks bereit. Teste HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher, Funkmikrofone und Präsentationsklicker mit genau den Geräten, die später vor Ort stehen.
- Richte Registrierung, Beschilderung und Foyer vor dem Einlass vollständig ein. Stelle Namensschilder, Sitzordnung, Kaffeetassen, Gläser, Teller und Besteck mindestens 60 Minuten vor Beginn bereit und führe danach einen letzten Rundgang durch.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert die Vorbereitung eines Dokumentarfilmfestivals?
- Plane mindestens sechs bis acht Wochen ein. Die Filmrechte, Einladungen an Redner und der Saal sollten in den ersten zwei Wochen geklärt sein; die Technikprüfung und Filmkontrolle gehören in die letzte Woche.
- Wann muss man die Filmrechte für ein Festival klären?
- Kläre die Rechte vor der Veröffentlichung des Programms, idealerweise vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Ohne schriftliche Bestätigung solltest du keinen Film fest einplanen.
- Wie viele Filme passen in einen Festivalabend?
- Für einen Abend sind meist drei bis fünf Filme realistisch, abhängig von Laufzeit, Gesprächen und Pausen. Rechne pro Programmpunkt zusätzlich 15 bis 30 Minuten für Anmoderation, Fragen oder Umbau ein.
- Wann sollte man die Technik für ein Dokumentarfilmfestival testen?
- Teste jede Filmkopie spätestens sieben Tage vorher und wiederhole den vollständigen Aufbau am Veranstaltungsort am Vortag. Am Veranstaltungstag bleibt so mindestens eine Stunde für letzte Fehler bei Ton, Bild und Untertiteln.
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