Comment organiser un festival du documentaire

Un festival du documentaire se construit d’abord autour des droits de diffusion, du programme et des personnes qui accompagneront les projections. Commencez par réserver la salle, puis verrouillez les films, les horaires et les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. La préparation technique mérite une vérification séparée : sous-titres, copies de secours, projecteur, son et câbles doivent être testés sur place. Les derniers oublis concernent souvent l’accueil, la signalétique, les besoins alimentaires et les clés du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Confirmer les droits du film
3
Établir le programme
2 personnes
4
Inviter les intervenants
5
Confirmer les modérateurs
6
Créer le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Rassembler les informations des intervenants
12
Recenser les besoins techniques
2 personnes
13
Télécharger les films
14
Vérifier les copies du film
2 personnes
15
Vérifier les sous-titres
2 personnes
16
Imprimer le déroulé
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Créer la signalisation
2 personnes
19
Commander le catering
20
Faire les courses
2 personnes
21
Acheminer le matériel technique sur le lieu
2 personnes
22
Créer des copies de sauvegarde du film
23
Récupérer les clés du lieu
24
Inspecter la salle et le foyer
2 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Monter l’écran de projection
3 personnes
28
Brancher le projecteur
2 personnes
29
Raccorder la sonorisation
2 personnes
30
Tester les microphones
2 personnes
31
Tester techniquement les films
2 personnes
32
Régler l’éclairage
2 personnes
33
Installer la table d'inscription
2 personnes
34
Aménager les tables d’information
2 personnes
35
Préparer les badges nominatifs
36
Installer la signalétique
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

40
Accueillir les intervenants
2 personnes
41
Donner le briefing technique
2 personnes
42
Enregistrer les participants
4 personnes
43
Distribuer le programme
2 personnes
44
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
45
Lancer le film d’ouverture
46
Animer la projection du film
2 personnes
47
Servir les boissons de pause
4 personnes
48
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
49
Animer le débat
3 personnes
50
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Lancer le deuxième film
53
Vérifier la projection du film
54
Installer le buffet
4 personnes
55
Servir les plats du buffet
5 personnes
56
Servir les repas diététiques
2 personnes
57
Réapprovisionner les assiettes et les couverts
2 personnes
58
Réapprovisionner les boissons au buffet
2 personnes
59
Préparer le troisième film
60
Diffuser le troisième film
2 personnes
61
Animer l’entretien de clôture
3 personnes
62
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

63
Rassembler les objets trouvés
64
Trier les déchets
3 personnes
65
Désinstaller le buffet
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Éteindre la technique
2 personnes
68
Emballer le projecteur en toute sécurité
2 personnes
69
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Nettoyer la salle
4 personnes
72
Vérifier les toilettes
2 personnes
73
Retirer la signalétique
2 personnes
74
Fermer les conteneurs à déchets
2 personnes
75
Fermer la salle
2 personnes
76
Rapporter le matériel
2 personnes
77
Rendre les articles empruntés
2 personnes
78
Distribuer les restes
2 personnes
79
Archiver la liste d'inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tablesqté 12
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Clés USBqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 6
Cliqueur de présentation

Éclairage

Lampadairesqté 4
Projecteurs LEDqté 6
Éclairage de secoursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de buffetqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Mugs isothermesqté 20

Décoration

Affiches de filmqté 12
Panneaux d’informationqté 6
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 180
Supports de badges nominatifsqté 180
Porte-affichesqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Bandes adhésivesqté 4
Décoration de tableqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle avant d’annoncer une date, puis confirmez les droits de chaque film avant d’imprimer les affiches ou d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les autorisations manquantes.
Établissez le programme avant de créer le formulaire d’inscription. Indiquez pour chaque séance l’horaire, la durée du film, le débat éventuel et le nom du modérateur afin d’éviter les changements tardifs.
Téléchargez chaque film et vérifiez les sous-titres sur le projecteur prévu au moins 7 jours avant l’événement. Conservez deux copies de sauvegarde sur des clés USB distinctes et testez aussi les adaptateurs HDMI.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre final au traiteur 3 à 5 jours avant le festival. Comptez séparément les boissons, les repas et les pauses café pour ne pas sous-estimer les quantités.
Le jour précédent, récupérez les clés, inspectez la salle et le foyer, puis installez les chaises, la table d’inscription et la signalétique. Gardez 60 à 90 minutes avant la première séance pour tester les microphones, les haut-parleurs, l’éclairage et les rallonges.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du documentaire ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les droits, les intervenants, le programme, les inscriptions et les besoins techniques sans tout concentrer dans les derniers jours.
Quand faut-il vérifier les copies et les sous-titres des films ?: Faites une première vérification au moins 7 jours avant le festival, puis un dernier test le jour du montage. Contrôlez l’image, le son, les sous-titres et la compatibilité avec l’ordinateur et le projecteur utilisés.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival du documentaire ?: Ouvrez-les dès que le programme, les horaires et les intervenants principaux sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez une date limite 3 à 5 jours avant le festival pour recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 90 minutes avant l’arrivée du public pour les chaises, les tables, la signalétique et le matériel audiovisuel. Ajoutez 30 minutes si plusieurs séances, microphones ou intervenants doivent être testés.

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