Een directieconferentie organiseren: de juiste volgorde

Begin met het doel, de datum en de locatie voordat je sprekers of catering vastlegt. Werk daarna het programma uit en controleer of vergaderruimtes, hotelkamers en vervoer daarbij passen. Open de aanmelding zodra tijden en praktische informatie vaststaan, zodat je dieetwensen en deelnemersgegevens op tijd verzamelt. In de laatste week draait alles om bevestigen: presentaties controleren, techniek testen, naamkaartjes maken en de keuken een actuele dieetlijst geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en thema bepalen
3 personen
3
Sprekers uitnodigen
4
Sprekersgegevens verzamelen
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Hotelkamers reserveren
11
Vervoer voor gasten regelen
12
Catering reserveren
13
Techniek reserveren
14
Vergaderruimtes reserveren
15
Presentaties opvragen
16
Deelnemerslijst bijwerken
17
Naamkaartjes ontwerpen
18
Programma afdrukken
19
Deelnemers bevestigen
20
Dieetlijst naar keuken sturen
21
Presentaties controleren
2 personen
22
Naambadges maken
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Techniek ophalen
2 personen
27
Locatie controleren
2 personen
28
Zaalindeling uitzetten
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Naamkaartjes klaarleggen
32
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
33
Beamer en scherm opstellen
2 personen
34
Microfoons aansluiten
2 personen
35
Presentaties klaarzetten
36
Techniek testen
2 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Buffet opbouwen
3 personen
39
Tafeldekking aanbrengen
3 personen
40
Decoratie ophangen
2 personen
41
Verlichting controleren
42
Routeborden plaatsen
43
Registratieteam instrueren

Event

44
Sprekers ontvangen
2 personen
45
Deelnemers registreren
3 personen
46
Welkomstkoffie serveren
2 personen
47
Openingssessie begeleiden
2 personen
48
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Koffiepauze klaarzetten
2 personen
51
Koffiepauze serveren
3 personen
52
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
53
Break-outzalen klaarzetten
2 personen
54
Break-outsessies begeleiden
4 personen
55
Dinerbuffet openen
3 personen
56
Dinerbuffet bijvullen
3 personen
57
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
58
Servies afruimen
3 personen
59
Avondprogramma begeleiden
2 personen
60
Vragenmicrofoon rondbrengen
61
Dessert en koffie serveren
3 personen
62
Afscheidscadeaus uitdelen
2 personen
63
Deelnemers uitgeleiden
2 personen
64
Afval direct sorteren
2 personen

Nazorg

65
Techniek uitschakelen
2 personen
66
Techniek inpakken
2 personen
67
Buffet afbreken
3 personen
68
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
3 personen
71
Decoratie verwijderen
2 personen
72
Afval afvoeren
2 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
76
Presentaties archiveren
77
Bedankberichten versturen
78
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 50
Congrestafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 16
Klikkeraantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 55
Dessertbordenaantal 55
Koffiekopjesaantal 55
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 55
Koffielepelsaantal 55
Dinerbesteksetsaantal 55
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Serveerbestekaantal 12

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 50
Naambadgesaantal 50
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Routebordenaantal 6
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 50
Programmafoldersaantal 50

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst het programma en thema vast en plan daarna pas de techniek. Een beamer, projectiescherm, presentatielaptop en HDMI-adapters moeten aansluiten op de opzet van de sessies.
Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen voor de conferentie op. Controleer bestanden op lettertypes, video’s, beeldverhouding en aansluiting op de presentatielaptop.
Sluit de deelnemerslijst 5 tot 7 dagen vooraf af. Gebruik die versie voor hotelkamers, vervoer, naamkaartjes, naambadges en de definitieve cateringbestelling.
Test op de locatie minimaal 2 uur voor ontvangst van de directie alle microfoons, luidsprekers, het mengpaneel en de klikker. Leg ook HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengkabels klaar.
Stuur de dieetlijst uiterlijk 48 uur vooraf naar de keuken en controleer op de dag zelf de buffettafels. Zet dranken op tijd koud en houd aparte serveerschalen en opscheplepels beschikbaar voor verschillende gerechten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een directieconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de datum, locatie, vergaderruimtes en hotelkamers; daarna volgen sprekers, uitnodigingen en catering.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een directieconferentie?: Stuur de uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf, zodra programma en locatie voldoende vaststaan. Sluit de aanmelding 5 tot 7 dagen voor de conferentie af, zodat je deelnemers en dieetwensen kunt verwerken.
Wanneer moet je presentaties voor een directieconferentie opvragen?: Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en controleer ze uiterlijk 1 werkdag voor aanvang. Test video’s en aansluitingen vervolgens opnieuw tijdens de technische controle, minimaal 2 uur voor ontvangst.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor opbouw en testen bij een programma met beamer, microfoons, luidsprekers en meerdere presentaties. Reserveer extra tijd als er verschillende HDMI-adapters of een mengpaneel nodig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.