Eine Direktionskonferenz Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Direktionskonferenz entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Legen Sie zuerst Datum, Ort und Programm fest, bevor Sie Referenten, Räume, Catering und Technik verbindlich buchen. Danach folgen Einladungen, Anmeldung, Reiseplanung und die laufende Pflege der Teilnehmerdaten. In der letzten Woche werden Präsentationen, Namensschilder, Diätwünsche und der Raumaufbau geprüft – genau dort entstehen sonst die meisten Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Programm und Thema festlegen
3 Personen
- 3
Redner einladen
- 4
Sprecherdaten sammeln
- 5
Einladungen erstellen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Hotelzimmer reservieren
- 11
Transport für Gäste organisieren
- 12
Catering reservieren
- 13
Technik reservieren
- 14
Besprechungsräume reservieren
- 15
Präsentationen anfordern
- 16
Teilnehmerliste aktualisieren
- 17
Namensschilder entwerfen
- 18
Programm drucken
- 19
Teilnehmer bestätigen
- 20
Diätliste an die Küche senden
- 21
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 22
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 23
Einkaufsliste prüfen
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 26
Technik abholen
2 Personen
- 27
Ort überprüfen
2 Personen
- 28
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 31
Namensschilder bereitlegen
- 32
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
- 33
Beamer und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 34
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 35
Präsentationen vorbereiten
- 36
Technik testen
2 Personen
- 37
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 38
Buffet aufbauen
3 Personen
- 39
Tischdekoration anbringen
3 Personen
- 40
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 41
Beleuchtung kontrollieren
- 42
Wegweiser aufstellen
- 43
Registrierungsteam einweisen
Event
- 44
Referenten empfangen
2 Personen
- 45
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 46
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
- 47
Eröffnungssession begleiten
2 Personen
- 48
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Kaffeepause vorbereiten
2 Personen
- 51
Kaffeepause servieren
3 Personen
- 52
Benutzte Becher einsammeln
2 Personen
- 53
Break-out-Räume vorbereiten
2 Personen
- 54
Breakout-Sessions begleiten
4 Personen
- 55
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
- 56
Dinner-Buffet nachfüllen
3 Personen
- 57
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 58
Geschirr abräumen
3 Personen
- 59
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 60
Fragenmikrofon herumreichen
- 61
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
- 62
Abschiedsgeschenke verteilen
2 Personen
- 63
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
- 64
Abfall sofort trennen
2 Personen
Nachbereitung
- 65
Technik ausschalten
2 Personen
- 66
Technik einpacken
2 Personen
- 67
Buffet abbauen
3 Personen
- 68
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 69
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 70
Location reinigen
3 Personen
- 71
Dekoration entfernen
2 Personen
- 72
Abfall entsorgen
2 Personen
- 73
Fundsachen sammeln
- 74
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 75
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 76
Präsentationen archivieren
- 77
Dankesnachrichten versenden
- 78
Rechnungen prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 50
- KongresstischeAnz. 8
- BuffetischeAnz. 4
- Registrierungstisch
- Rednertisch
- BühnenelementeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- FlipchartsAnz. 4
- Flipchart-MarkerAnz. 16
- KlickerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 55
- DesserttellerAnz. 55
- KaffeetassenAnz. 55
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 55
- KaffeelöffelAnz. 55
- Abendbesteck-SetsAnz. 55
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
Küche
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 6
- ServierbesteckAnz. 12
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 50
- NamensschilderAnz. 50
- TischläuferAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
- StifteAnz. 60
- NotizblöckeAnz. 50
- ProgrammhefteAnz. 50
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LED-LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginnen Sie etwa 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Thema und Programm. Reservieren Sie Besprechungsräume, Hotelzimmer, Catering und Technik erst, wenn die voraussichtliche Teilnehmerzahl und der Ablauf feststehen.
- Laden Sie Referenten früh ein und fordern Sie ihre Daten sowie Präsentationen mit einer festen Frist an, zum Beispiel 14 Tage vor der Konferenz. Prüfen Sie die Dateien anschließend auf Format, Ton und benötigte Anschlüsse.
- Öffnen Sie die Anmeldung spätestens 8 Wochen vor dem Termin. Erfassen Sie neben Name und Teilnahme auch Ernährungswünsche, Hotelbedarf und Transport; senden Sie die Diätliste 3 bis 5 Tage vorher an die Küche.
- Planen Sie die Technik nicht nur nach Geräten, sondern nach Anschlüssen: Beamer, Leinwand, Präsentationslaptop, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Verlängerungskabel müssen zusammenpassen. Testen Sie jede Präsentation und das Mikrofon mindestens 60 Minuten vor Beginn.
- Aktualisieren Sie die Teilnehmerliste bis kurz vor der Konferenz und erstellen Sie Namensschilder sowie das gedruckte Programm erst nach dem letzten Abgleich. Stellen Sie Registrierungstisch, Sitzplätze, Buffet und Getränke am Vortag oder mindestens 2 Stunden vorher bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Direktionskonferenz planen?
- Starten Sie idealerweise 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und Programm. Für eine größere Runde mit Hotelzimmern oder mehreren Referenten sind 16 Wochen sicherer.
- Wann verschickt man die Einladungen zur Direktionskonferenz?
- Verschicken Sie die Einladungen etwa 8 Wochen vorher und setzen Sie eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen vor der Konferenz. So bleibt Zeit für Catering, Hotelzimmer, Transport und Namensschilder.
- Bis wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?
- Setzen Sie eine verbindliche Frist 14 Tage vor der Veranstaltung. Prüfen Sie alle Dateien spätestens 3 Tage vorher auf Kompatibilität und speichern Sie eine geprüfte Version auf dem Präsentationslaptop.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Tag der Konferenz?
- Planen Sie mindestens 2 Stunden für Registrierungstisch, Sitzordnung, Buffet, Technik und Beschilderung ein. Für Mikrofone, Beamer und Präsentationen sollte zusätzlich ein vollständiger Test 60 Minuten vor Beginn stattfinden.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!