Organiser une conférence de direction, étape par étape

Une conférence de direction se prépare d’abord comme un projet : date, lieu, programme et responsables doivent être fixés avant d’envoyer la moindre invitation. Ensuite, vous coordonnez les intervenants, les inscriptions, l’hébergement, les transports, le traiteur et la technique. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les informations, les présentations et les besoins alimentaires. Ce déroulé vous aide à garder le contrôle jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme et le thème
3 personnes
3
Inviter les intervenants
4
Rassembler les informations des intervenants
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver des chambres d’hôtel
11
Organiser le transport des invités
12
Réserver le catering
13
Réserver la technique
14
Réserver les salles de réunion
15
Demander les présentations
16
Mettre à jour la liste des participants
17
Concevoir les badges nominatifs
18
Imprimer le programme
19
Confirmer les participants
20
Envoyer la liste des régimes alimentaires à la cuisine
21
Vérifier les présentations
2 personnes
22
Créer les badges nominatifs
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
24
Faire les courses
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Récupérer le matériel technique
2 personnes
27
Vérifier le lieu
2 personnes
28
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Préparer les badges nominatifs
32
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
33
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
34
Brancher les microphones
2 personnes
35
Préparer les présentations
36
Tester la technique
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Monter le buffet
3 personnes
39
Mettre la table
3 personnes
40
Installer la décoration
2 personnes
41
Vérifier l'éclairage
42
Installer les panneaux de parcours
43
Briefer l'équipe d'inscription

Événement

44
Accueillir les intervenants
2 personnes
45
Enregistrer les participants
3 personnes
46
Servir le café de bienvenue
2 personnes
47
Animer la séance d'ouverture
2 personnes
48
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Préparer la pause café
2 personnes
51
Servir la pause-café
3 personnes
52
Rassembler les tasses usagées
2 personnes
53
Installer les salles de sous-groupes
2 personnes
54
Animer les sessions en petits groupes
4 personnes
55
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
56
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
57
Servir les repas diététiques
2 personnes
58
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
59
Encadrer le programme du soir
2 personnes
60
Faire circuler le micro de questions
61
Servir le dessert et le café
3 personnes
62
Distribuer les cadeaux d'adieu
2 personnes
63
Reconduire les participants
2 personnes
64
Trier les déchets immédiatement
2 personnes

Suivi

65
Éteindre la technique
2 personnes
66
Ranger le matériel technique
2 personnes
67
Démonter le buffet
3 personnes
68
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
3 personnes
71
Retirer la décoration
2 personnes
72
Évacuer les déchets
2 personnes
73
Rassembler les objets trouvés
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Ranger le stock restant
2 personnes
76
Archiver les présentations
77
Envoyer les messages de remerciement
78
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 50
Tables de congrèsqté 8
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Portantsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 16
Clic-clacqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 55
Assiettes à dessertqté 55
Tasses à caféqté 55
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 55
Cuillères à caféqté 55
Sets de couverts pour le dînerqté 55
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Porte-nomsqté 50
Badges nominatifsqté 50
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 6
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 50
Brochures du programmeqté 50

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, les salles et le programme avant de contacter les intervenants. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les disponibilités, le contenu et les besoins techniques.
Demandez dès l’inscription les régimes alimentaires, les horaires d’arrivée et les besoins de transport. Envoyez la liste définitive des régimes à la cuisine au plus tard 3 jours avant la conférence.
Fixez une date limite pour recevoir les présentations, par exemple 5 jours ouvrés avant l’événement. Vérifiez ensuite chaque fichier sur l’ordinateur de présentation, avec les câbles HDMI et les adaptateurs réellement disponibles.
Ne laissez pas les badges, le programme imprimé et la liste des participants pour le dernier matin. Faites une première vérification 48 heures avant, puis préparez une version actualisée pour la table d’inscription.
Testez la technique dans la salle avant l’arrivée du public : vidéoprojecteur, écran, microphones, haut-parleurs, multiprises et rallonges. Gardez quelques câbles et adaptateurs de secours à proximité, car ce sont souvent les petits branchements qui retardent le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence de direction ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver les salles, le traiteur, la technique, les chambres d’hôtel et le transport, puis de relancer les intervenants et les participants.
Quand envoyer les invitations à une conférence de direction ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Fixez une date de réponse environ 3 semaines avant l’événement pour pouvoir confirmer les repas et l’hébergement.
Quand faut-il demander les présentations des intervenants ?: Demandez-les au plus tard 10 jours avant la conférence et fixez une échéance ferme à 5 jours ouvrés. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les formats, les vidéos, les polices et la compatibilité avec l’ordinateur de présentation.
Quand confirmer le nombre de participants et les repas ?: Faites une première estimation 2 semaines avant, puis arrêtez la liste définitive 3 à 5 jours avant. Transmettez alors les régimes alimentaires au traiteur et ajustez les quantités de repas, de verres et de boissons.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.