Zo organiseer je een diploma-uitreiking zonder stress

Begin met de datum, locatie en het definitieve aantal diplomakandidaten. Daarna leg je de gastenlimiet vast, verstuur je uitnodigingen en verzamel je dieetwensen. Controleer ruim vóór de ceremonie alle diplomagegevens en laat de diploma’s ondertekenen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke volgorde: ontvangst, techniek, uitreiking, foto’s en aansluitend catering. Plan vooral extra tijd voor controles en het klaarleggen van de diploma’s.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Diplomakandidaten bevestigen
2 personen
4
Gastenlimiet bepalen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Herinnering versturen
10
Diplomagegevens controleren
3 personen
11
Diploma's laten ondertekenen
2 personen
12
Diploma's alfabetisch sorteren
2 personen
13
Programma afdrukken
2 personen
14
Naamkaartjes maken
2 personen
15
Spreekteksten verzamelen
2 personen
16
Muziek selecteren
2 personen
17
Presentator aanwijzen
18
Fotograaf aanwijzen
19
Ontvangstteam aanwijzen
2 personen
20
Catering reserveren
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Diploma's klaarleggen
2 personen
26
Presentatielijst klaarleggen
27
Locatie openen
2 personen
28
Ruimtes controleren
2 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Podium klaarzetten
4 personen
32
Spreektafel plaatsen
2 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Microfoons testen
2 personen
35
Presentatie testen
2 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Verlichting plaatsen
2 personen
38
Registratietafel inrichten
2 personen
39
Diplomatafel inrichten
2 personen
40
Cateringbuffet inrichten
4 personen
41
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
42
Hapjes op schalen leggen
3 personen
43
Programma's neerleggen
2 personen
44
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
45
Deelnemers instrueren
3 personen
46
Ontvangstteam briefen
2 personen
47
Fotomoment voorbereiden
2 personen

Event

48
Gasten ontvangen
4 personen
49
Aanwezigheid registreren
2 personen
50
Programma's uitdelen
2 personen
51
Gasten naar zaal begeleiden
3 personen
52
Opening verzorgen
53
Welkomstwoord uitspreken
54
Diploma's uitreiken
3 personen
55
Podiumfoto's maken
56
Muziek afspelen
57
Programma aankondigen
58
Dranken bijvullen
3 personen
59
Hapjes serveren
4 personen
60
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Informele foto's maken
63
Gasten uitzwaaien
3 personen
64
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

65
Buffet afbouwen
4 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Tafels afnemen
2 personen
69
Stoelen opruimen
4 personen
70
Podium afbreken
4 personen
71
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
72
Versiering verwijderen
3 personen
73
Zaal schoonmaken
4 personen
74
Toiletten controleren
2 personen
75
Materialen inventariseren
2 personen
76
Gevonden voorwerpen verzamelen
77
Locatie afsluiten
2 personen
78
Huurmaterialen retourneren
2 personen
79
Foto's veilig opslaan
80
Foto's delen met deelnemers
81
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 4
Statafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 6
Stoelenaantal 130
Spreektafel
Registratietafel
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Tafellinnenaantal 16
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 130
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 130
Serveerschalenaantal 20

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 10
Achtergronddoek
Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 16
Naamkaartjesaantal 140
Fotolijstjesaantal 6
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Serveerbestekaantal 20
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Handschoenenaantal 10
Microvezeldoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-doos
Kabelmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inhoudelijke controle niet op het laatste moment. Controleer de diplomagegevens en laat alle diploma’s uiterlijk enkele dagen vóór de uitreiking ondertekenen; sorteer ze daarna alfabetisch en leg ze in die volgorde klaar.
Maak de gastenregistratie apart van de ceremonie. Zet de registratietafel en naamkaartjes bij de ingang en wijs een ontvangstteam van minimaal 2 personen aan, zodat de presentator niet tegelijk gasten hoeft op te vangen.
Test de techniek vóór de eerste gast binnenkomt. Controleer microfoons, luidsprekers, laptop, beamer, projectiescherm en HDMI-kabel minstens 60 minuten vooraf; houd verlengkabels en stekkerdozen direct beschikbaar.
Stem de catering af op het programma en het aantal aanmeldingen. Koel dranken tijdig, zet koffiezetapparaten klaar en verwerk dieetwensen in een aparte lijst die het cateringteam vóór de start ontvangt.
Werk met één draaiboek voor alle betrokkenen. Zet daarin de spreektijden, muziek, fotomomenten en verantwoordelijkheden; laat presentator, fotograaf en ontvangstteam minstens 30 minuten vóór aanvang kort afstemmen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een diploma-uitreiking?: Reken voor de ceremonie zelf op 60 tot 90 minuten, afhankelijk van het aantal diplomakandidaten en spreektijd. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor ontvangst en 60 minuten voor foto’s of catering na afloop.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een diploma-uitreiking versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vóór de uitreiking. Sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken vooraf, zodat je gastenlimiet, dieetwensen, catering en naamkaartjes op tijd kunt afronden.
Hoeveel microfoons heb je nodig bij een diploma-uitreiking?: Gebruik meestal 2 draadloze microfoons: één voor de presentator en één voor sprekers of de diplomaverstrekking. Test beide microfoons minstens 60 minuten vóór aanvang en houd een reserveoplossing klaar.
Wanneer leg je de diploma’s klaar?: Leg de diploma’s pas klaar nadat de gegevens zijn gecontroleerd, de handtekeningen compleet zijn en de alfabetische volgorde is nagekeken. Doe dat bij voorkeur 30 tot 60 minuten vóór de start, op een plek waar alleen het aangewezen team bij kan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.