Organiser une remise des diplômes, étape par étape

Une remise des diplômes se prépare d’abord avec une date, un lieu et une liste fiable des diplômés. Ensuite, verrouillez les inscriptions, les besoins alimentaires et le déroulé de la cérémonie avant de commander le traiteur. Les diplômes, les présentations, les badges et le programme demandent une vérification séparée : une erreur de nom se corrige rarement le jour même. Gardez enfin du temps pour tester les micros, installer l’accueil et refroidir les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’heure
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Confirmer les candidats au diplôme
2 personnes
4
Définir la limite de participants
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer un rappel
10
Vérifier les informations du diplôme
3 personnes
11
Faire signer les diplômes
2 personnes
12
Classer les diplômes par ordre alphabétique
2 personnes
13
Imprimer le programme
2 personnes
14
Créer des badges nominatifs
2 personnes
15
Rassembler les textes de présentation
2 personnes
16
Sélectionner la musique
2 personnes
17
Désigner un animateur
18
Désigner le photographe
19
Désigner l’équipe d’accueil
2 personnes
20
Réserver le catering
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Préparer les diplômes
2 personnes
26
Préparer la liste de présentation
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier les espaces
2 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Installer la scène
4 personnes
32
Installer la table de débat
2 personnes
33
Raccorder le matériel audio
2 personnes
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Tester la présentation
2 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Installer l’éclairage
2 personnes
38
Installer la table d'inscription
2 personnes
39
Aménager la table des diplômes
2 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
43
Déposer les programmes
2 personnes
44
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
45
Informer les participants
3 personnes
46
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
47
Préparer le moment photo
2 personnes

Événement

48
Accueillir les invités
4 personnes
49
Enregistrer la présence
2 personnes
50
Distribuer les programmes
2 personnes
51
Accompagner les invités vers la salle
3 personnes
52
Assurer l’ouverture
53
Prononcer le mot de bienvenue
54
Remettre les diplômes
3 personnes
55
Prendre des photos de la scène
56
Passer de la musique
57
Annoncer le programme
58
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
59
Servir des amuse-bouches
4 personnes
60
Servir les plats diététiques
2 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Prendre des photos spontanées
63
Raccompagner les invités
3 personnes
64
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

65
Démonter le buffet
4 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Essuyer les tables
2 personnes
69
Ranger les chaises
4 personnes
70
Démonter la scène
4 personnes
71
Ranger le matériel audio
2 personnes
72
Retirer la décoration
3 personnes
73
Nettoyer la salle
4 personnes
74
Vérifier les toilettes
2 personnes
75
Inventorier le matériel
2 personnes
76
Rassembler les objets trouvés
77
Fermer le lieu
2 personnes
78
Retourner les matériels de location
2 personnes
79
Sauvegarder les photos en toute sécurité
80
Partager les photos avec les participants
81
Ranger le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 4
Tables hautesqté 10
Tables de buffetqté 6
Chaisesqté 130
Table de prise de parole
Table d'inscription
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 4
Nappesqté 16
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 130
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 130
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3

Décoration

Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 10
Bâche de fond
Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 16
Badges nominatifsqté 140
Cadres photoqté 6
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Couverts de serviceqté 20
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 2
Gantsqté 10
Chiffons microfibresqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Passe-câblesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la liste des diplômés et la capacité d’accueil : confirmez les noms, fixez une limite de participants et envoyez les invitations assez tôt pour traiter les réponses avant de réserver les quantités du traiteur.
Prévoyez une vérification des diplômes en deux temps. Contrôlez les informations, faites signer les documents, puis classez-les par ordre alphabétique au moins 24 heures avant la cérémonie.
Préparez le parcours des invités dès l’entrée : table d’inscription, badges nominatifs, équipe d’accueil et porte-manteaux doivent être installés avant l’arrivée du premier participant.
Testez la technique avant l’ouverture des portes, idéalement 60 minutes à l’avance : microphones sans fil, haut-parleurs, ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, rallonges et multiprises.
Ne repoussez pas la partie réception au dernier moment. Vérifiez la liste des courses, préparez les en-cas et mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début, surtout si elles sont servies dès l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une remise des diplômes ?: Envoyez-les au moins 3 à 4 semaines avant la cérémonie. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement afin de confirmer les participants, les besoins alimentaires et les quantités du traiteur.
Comment préparer les diplômes pour éviter les erreurs ?: Vérifiez chaque nom et chaque information au moins 48 heures avant la remise. Faites ensuite signer les diplômes, classez-les par ordre alphabétique et gardez une personne responsable de leur distribution le jour J.
Combien de temps prévoir pour installer une remise des diplômes ?: Réservez au minimum 2 heures pour installer la salle, les tables, les chaises, la scène, l’accueil et le buffet. Ajoutez 60 minutes avant l’arrivée des invités pour tester le son, l’image et le déroulé.
Que faut-il vérifier avant le début de la cérémonie ?: À 30 minutes du début, contrôlez les badges, le programme imprimé, les diplômes classés, les micros, la musique, les boissons et la présence de l’équipe d’accueil. Faites aussi un rappel rapide avec l’animateur et le photographe.

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