Eine Abschlussfeier Schritt für Schritt organisieren

Eine gelungene Abschlussfeier steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Termin, Ort und Gästelimit fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und das Programm; Diplome und Technik brauchen eine eigene Kontrolle kurz vor dem Termin. Plane außerdem genügend Zeit für Empfang, Ausgabe der Urkunden und den Wechsel zum Buffet ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeit festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Diplomkandidaten bestätigen
2 Personen
4
Gästelimit festlegen
2 Personen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Erinnerung senden
10
Diplomdaten prüfen
3 Personen
11
Urkunden unterschreiben lassen
2 Personen
12
Diplome alphabetisch sortieren
2 Personen
13
Programm drucken
2 Personen
14
Namensschilder erstellen
2 Personen
15
Redetexte sammeln
2 Personen
16
Musik auswählen
2 Personen
17
Moderator bestimmen
18
Fotograf bestimmen
19
Empfangsteam bestimmen
2 Personen
20
Catering reservieren
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
4 Personen
25
Urkunden bereitlegen
2 Personen
26
Präsentationsliste bereitlegen
27
Location öffnen
2 Personen
28
Räume kontrollieren
2 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Bühne aufbauen
4 Personen
32
Rednerpult aufstellen
2 Personen
33
Tontechnik anschließen
2 Personen
34
Mikrofone testen
2 Personen
35
Präsentation testen
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Beleuchtung anbringen
2 Personen
38
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
39
Diplomatafel einrichten
2 Personen
40
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
41
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
42
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
43
Programme auslegen
2 Personen
44
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
45
Teilnehmende instruieren
3 Personen
46
Empfangsteam briefen
2 Personen
47
Fototermin vorbereiten
2 Personen

Event

48
Gäste empfangen
4 Personen
49
Anwesenheit erfassen
2 Personen
50
Programme ausgeben
2 Personen
51
Gäste in den Saal begleiten
3 Personen
52
Eröffnung betreuen
53
Begrüßungswort sprechen
54
Diplome überreichen
3 Personen
55
Bühnenfotos machen
56
Musik abspielen
57
Programm ankündigen
58
Getränke nachfüllen
3 Personen
59
Snacks servieren
4 Personen
60
Diätgerichte servieren
2 Personen
61
Geschirr sammeln
3 Personen
62
Lockere Fotos machen
63
Gäste verabschieden
3 Personen
64
Reste sicher verstauen
2 Personen

Nachbereitung

65
Buffet abbauen
4 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Tische abwischen
2 Personen
69
Stühle aufräumen
4 Personen
70
Bühne abbauen
4 Personen
71
Soundequipment aufräumen
2 Personen
72
Dekoration entfernen
3 Personen
73
Saal reinigen
4 Personen
74
Toiletten kontrollieren
2 Personen
75
Materialien inventarisieren
2 Personen
76
Fundsachen sammeln
77
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
78
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
79
Fotos sicher speichern
80
Fotos mit den Teilnehmern teilen
81
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 4
StehtischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 6
StühleAnz. 130
Rednertisch
Registrierungstisch
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
TischwäscheAnz. 16
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 130
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 130
ServierschalenAnz. 20

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbögenAnz. 2
GirlandenAnz. 10
Hintergrundtuch
BlumenarrangementsAnz. 6
TischdekorationAnz. 16
NamensschilderAnz. 140
FotorahmenAnz. 6
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
ServierbesteckAnz. 20
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 2
HandschuheAnz. 10
MikrofasertücherAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-Kasten
KabelmattenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Location zuerst und kläre dabei Bühne, Bestuhlung, Buffetbereich, Registrierungstisch und Kleiderständer. Prüfe spätestens 2 Wochen vorher, ob Tische, Stühle und Tischwäsche tatsächlich vor Ort sind.
Verschicke die Einladungen mindestens 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist etwa 10 Tage vor der Feier. So kannst du Ernährungswünsche erfassen, das Gästelimit einhalten und das Catering rechtzeitig bestätigen.
Prüfe die Diplomdaten 7 bis 10 Tage vorher, lasse die Urkunden unterschreiben und sortiere sie alphabetisch. Lege sie am Veranstaltungstag am Empfang bereit, statt sie erst während der Ausgabe zu suchen.
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone mindestens 60 Minuten vor Beginn. Ein Ersatz-Verlängerungskabel und ein Mikrofonständer verhindern Verzögerungen bei Reden und Präsentationen.
Kühle die Getränke mindestens 2 Stunden vorher und stelle für das erste Veranstaltungsstunde 2 bis 3 Getränke pro Person bereit. Plane außerdem Kaffeetassen, Gläser, Teller, Besteck und Servierschalen ein, damit das Buffet nicht auf fehlendes Geschirr wartet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Abschlussfeier organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Gästelimit. Einladungen sollten mindestens 4 Wochen vor der Feier verschickt werden.
Wann sollte man die Einladungen zur Abschlussfeier verschicken?: Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf etwa 10 Tage vor der Feier, damit Catering und Sitzordnung planbar bleiben.
Wie viel Zeit braucht die Technik vor einer Abschlussfeier?: Plane mindestens 60 Minuten für den Technikcheck ein. Teste Laptop, Beamer, HDMI-Verbindung, Mikrofone, Lautsprecher und Mischpult mit den tatsächlichen Redetexten oder Präsentationen.
Wann sollte man die Diplome für die Abschlussfeier vorbereiten?: Prüfe Namen und Diplomdaten 7 bis 10 Tage vorher und lasse die Urkunden anschließend unterschreiben. Sortiere sie alphabetisch und lege sie spätestens 30 Minuten vor Beginn am Registrierungstisch bereit.

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