Cómo organizar una entrega de diplomas sin imprevistos

Una entrega de diplomas combina una ceremonia breve con recepción, discursos y catering. Empieza cerrando la fecha, el lugar y la lista de candidatos; después confirma invitados y preferencias dietéticas. Los diplomas y el programa necesitan una revisión independiente, porque un error de nombre o de orden se detecta demasiado tarde. Durante la última semana, prueba el sonido, prepara la mesa de registro y deja listas las bebidas, los aperitivos y el material de la ceremonia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y hora
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Confirmar a los candidatos al diploma
2 personas
4
Determinar el límite de invitados
2 personas
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Enviar recordatorio
10
Comprobar los datos del diploma
3 personas
11
Hacer firmar los diplomas
2 personas
12
Ordenar los diplomas alfabéticamente
2 personas
13
Imprimir el programa
2 personas
14
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
15
Recopilar los discursos
2 personas
16
Seleccionar música
2 personas
17
Designar presentador
18
Asignar fotógrafo
19
Designar al equipo de recepción
2 personas
20
Reservar el catering
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
4 personas
25
Preparar los diplomas
2 personas
26
Preparar la lista de presentación
27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Comprobar los espacios
2 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Colocar las sillas
4 personas
31
Montar el escenario
4 personas
32
Colocar la mesa de ponentes
2 personas
33
Conectar el equipo de sonido
2 personas
34
Probar los micrófonos
2 personas
35
Probar la presentación
2 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Instalar la iluminación
2 personas
38
Montar la mesa de registro
2 personas
39
Montar la mesa de diplomas
2 personas
40
Montar el buffet de catering
4 personas
41
Preparar café y té
2 personas
42
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
43
Colocar los programas
2 personas
44
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
45
Instruir a los participantes
3 personas
46
Informar al equipo de recepción
2 personas
47
Preparar el momento de fotos
2 personas

Evento

48
Recibir a los invitados
4 personas
49
Registrar la asistencia
2 personas
50
Repartir programas
2 personas
51
Acompañar a los invitados al salón
3 personas
52
Encargarse de la inauguración
53
Dar la bienvenida
54
Entregar los diplomas
3 personas
55
Hacer fotos del escenario
56
Poner música
57
Anunciar el programa
58
Rellenar las bebidas
3 personas
59
Servir aperitivos
4 personas
60
Servir los platos de dieta
2 personas
61
Recoger la vajilla
3 personas
62
Hacer fotos informales
63
Despedir a los invitados
3 personas
64
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

65
Desmontar el buffet
4 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Limpiar las mesas
2 personas
69
Recoger sillas
4 personas
70
Desmontar el escenario
4 personas
71
Recoger el equipo de sonido
2 personas
72
Retirar la decoración
3 personas
73
Limpiar la sala
4 personas
74
Comprobar los baños
2 personas
75
Inventariar materiales
2 personas
76
Recoger objetos perdidos
77
Cerrar el recinto
2 personas
78
Devolver el material alquilado
2 personas
79
Guardar fotos de forma segura
80
Compartir fotos con los participantes
81
Guardar los materiales sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 4
Mesas altascant. 10
Mesas de buffetcant. 6
Sillascant. 130
Mesa de oradores
Mesa de registro
Taburetescant. 6
Percheroscant. 4
Manteleríacant. 16
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 130
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 130
Bandejas de servircant. 20

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3

Decoración

Globoscant. 150
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 10
Lona de fondo
Arreglos floralescant. 6
Decoración de mesacant. 16
Tarjetas de nombrecant. 140
Marcos de fotoscant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Cocina

Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8
Cubiertos de serviciocant. 20
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 2
Guantescant. 10
Paños de microfibracant. 20

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Alfombrillas para cablescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y el límite de invitados. Envía las invitaciones con varias semanas de margen y fija una fecha de respuesta para poder calcular sillas, catering, vasos y platos.
Revisa los datos de cada diploma al menos 7 días antes. Haz que se firmen, ordénalos alfabéticamente y guárdalos juntos hasta preparar la mesa de entrega; así reduces el riesgo de llamar a alguien con el diploma equivocado.
Define el recorrido de los asistentes antes del día del acto: mesa de registro, guardarropa, asientos y zona de diplomas. Coloca tarjetas con nombres y prepara el programa impreso para que nadie tenga que preguntar cuándo empiezan los discursos.
Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes. Comprueba los micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargadores y regletas en el mismo espacio donde se celebrará el acto.
Calcula el catering con la lista final de asistentes y confirma las dietas antes de hacer la compra. Enfría las bebidas el día anterior, prepara los aperitivos con antelación y deja tazas, vasos, platos, cubiertos y bandejas en la zona del buffet.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una entrega de diplomas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, confirmar candidatos y enviar invitaciones. Deja la revisión final de diplomas, el programa y la prueba de sonido para la última semana.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una entrega de diplomas?: Envíalas aproximadamente 4 semanas antes y establece una fecha límite de respuesta entre 10 y 14 días antes del acto. Así puedes cerrar el número de invitados, las preferencias dietéticas y el pedido de catering.
¿Qué se necesita para una ceremonia de entrega de diplomas?: Como mínimo, prepara los diplomas revisados y firmados, un programa, micrófonos, altavoces, una mesa de oradores y una mesa de registro. Si habrá presentaciones, prueba también el portátil, el proyector, la pantalla y el cable HDMI entre 24 y 48 horas antes.
¿Cómo evitar errores al entregar los diplomas?: Comprueba nombres y datos al menos 7 días antes, consigue las firmas y ordena los diplomas alfabéticamente. El día del acto, asigna a una persona para controlar la secuencia y coloca los diplomas preparados en el mismo orden que el programa.

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