Zo organiseer je een dierenkliniek open dag

Begin met een duidelijk programma en werk daarna terug vanaf de openingstijd. Leg vast hoeveel bezoekers je verwacht, welke rondleidingen en demonstraties plaatsvinden en wie waarvoor verantwoordelijk is. Regel vroeg de praktische randvoorwaarden, zoals vergunningen, verzekering, leveranciers en communicatie. Denk bij elke activiteit niet alleen aan bezoekers, maar ook aan rust, veiligheid en dierenwelzijn. Met een vaste volgorde voorkom je dat drukwerk, materialen of vrijwilligers pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Openingstijden communiceren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Online aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Rondleidingroutes bepalen
2 personen
9
Demonstraties plannen
2 personen
10
Sprekers en dierenartsen vastleggen
2 personen
11
Reserveringen maken
12
Vergunningen controleren
13
Verzekering controleren
14
Leveranciers bevestigen
15
Drukwerk laten maken
16
Plattegrond afdrukken
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Informatiefolders klaarleggen
2 personen
19
Dieren voor demonstraties selecteren
2 personen
20
Dierenwelzijn controleren
2 personen
21
Rondleidingsborden maken
22
Quiz en kinderactiviteiten voorbereiden
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Voorraad en materialen controleren
2 personen
25
Koelkasten en koelboxen vullen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
31
Rondleidingsroute bewegwijzeren
2 personen
32
Demonstratieruimtes inrichten
3 personen
33
Kinderhoek inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
37
Geluid en microfoons testen
2 personen
38
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
39
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

40
Bezoekers verwelkomen
3 personen
41
Aanmeldingen registreren
2 personen
42
Rondleidingen begeleiden
4 personen
43
Dierenartsdemonstraties verzorgen
3 personen
44
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
45
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Koffie en thee schenken
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Sanitaire ruimtes controleren
51
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
52
Dieren rustig terugbrengen
3 personen

Nazorg

53
Catering afbouwen
3 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Apparatuur uitschakelen
2 personen
56
Decoratie verwijderen
2 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Partytenten afbreken
4 personen
59
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Materialen tellen en opbergen
2 personen
62
Huurmaterialen retourneren
2 personen
63
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
64
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Klapbalie
Krukkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schenkkanaantal 4
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2
Laptop
Beeldscherm
Draagbare ventilatorenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Afwasteilenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 40
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Informatiefoldersaantal 250
Programmafoldersaantal 150
Quizformulierenaantal 100
Stickersaantal 200
Kleurplatenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 30
Kleurstiftenaantal 30
Knutselpapieraantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdesinfectiehoudersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Hondenpoepzakjesaantal 500

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 30 tot 45 minuten en bepaal vooraf hoeveel mensen per rondleiding meekunnen. Zo voorkom je opstoppingen bij behandelkamers en demonstraties.
Open het online aanmeldformulier zodra datum en openingstijden vaststaan, bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf. Vraag meteen dieetwensen en eventuele deelname aan rondleidingen of kinderactiviteiten uit.
Maak per onderdeel een vrijwilligersindeling met minstens één aanspreekpunt en een vervanger. Reserveer extra hulp voor ontvangst, routebegeleiding en het vullen van koffie, water en koelboxen.
Controleer 2 weken vooraf of vergunningen, verzekering en leveranciers geregeld zijn. Laat drukwerk, plattegronden, naamkaartjes en informatiefolders uiterlijk enkele dagen voor de open dag binnen zijn.
Maak een aparte dierenwelzijnscheck voor iedere demonstratie: welk dier doet mee, hoe lang duurt het onderdeel en waar kan het dier zich terugtrekken? Plan korte demonstraties en houd een alternatief programma achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dierenkliniek open dag organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, vergunningen en verzekering. Open de aanmeldingen ongeveer 4 weken voor de open dag en controleer de definitieve bezoekerslijst in de laatste week.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag in een dierenkliniek?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per 10 tot 15 bezoekers voor ontvangst en routebegeleiding, naast aparte mensen voor demonstraties en techniek. Plan per taak ook een vervanger, zodat een pauze of uitval geen gat in het programma veroorzaakt.
Hoeveel bezoekers kunnen tegelijk mee met een rondleiding?: Houd een groep meestal op 10 tot 15 personen, afhankelijk van de ruimte en de aanwezige dieren. Plan bij grotere aantallen meerdere startmomenten met minstens 10 minuten tussen twee groepen.
Wat moet je regelen voor dieren tijdens een open dag?: Selecteer dieren per demonstratie en controleer vooraf hun gezondheid, stresssignalen en rustplek. Beperk ieder onderdeel tot ongeveer 10 tot 15 minuten en stop direct wanneer een dier onrustig wordt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.