Organiser une journée portes ouvertes dans une clinique vétérinaire
Une journée portes ouvertes réussie se construit d’abord autour d’un parcours simple pour les visiteurs, puis autour des démonstrations et de l’accueil. Fixez les horaires, ouvrez les inscriptions et répartissez les bénévoles avant de commander les supports ou le matériel. Prévoyez aussi les autorisations, l’assurance et le bien-être des animaux : ces vérifications sont souvent repoussées jusqu’à la dernière semaine. Le jour venu, chaque espace doit avoir une fonction claire, de l’accueil à la sortie.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Communiquer les horaires d’ouverture
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 8
Définir les parcours de visite
2 personnes
- 9
Planifier les démonstrations
2 personnes
- 10
Réserver les intervenants et les vétérinaires
2 personnes
- 11
Faire les réservations
- 12
Vérifier les autorisations
- 13
Vérifier l’assurance
- 14
Confirmer les fournisseurs
- 15
Faire réaliser les imprimés
- 16
Imprimer le plan
- 17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 18
Préparer les brochures d’information
2 personnes
- 19
Sélectionner les animaux pour les démonstrations
2 personnes
- 20
Vérifier le bien-être animal
2 personnes
- 21
Créer les panneaux de visite guidée
- 22
Préparer le quiz et les activités pour enfants
2 personnes
- 23
Faire les courses
2 personnes
- 24
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
- 25
Remplir les réfrigérateurs et les glacières
2 personnes
- 26
Préparer les en-cas
3 personnes
- 27
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
- 28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 29
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 30
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 31
Balisage du parcours de visite
2 personnes
- 32
Aménager les espaces de démonstration
3 personnes
- 33
Aménager l’espace enfants
2 personnes
- 34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 36
Installer le point café et thé
2 personnes
- 37
Tester le son et les micros
2 personnes
- 38
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
- 39
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
- 40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 41
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
- 42
Accompagner les visites guidées
4 personnes
- 43
Assurer des démonstrations vétérinaires
3 personnes
- 44
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
- 45
Encadrer les activités pour enfants
2 personnes
- 46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Servir le café et le thé
2 personnes
- 49
Vider les poubelles
2 personnes
- 50
Vérifier les sanitaires
- 51
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
- 52
Ramener les animaux en douceur
3 personnes
Suivi
- 53
Démonter le catering
3 personnes
- 54
Faire la vaisselle
3 personnes
- 55
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 56
Retirer la décoration
2 personnes
- 57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 58
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 59
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
- 60
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 61
Compter et ranger le matériel
2 personnes
- 62
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 63
Ranger les courses restantes
2 personnes
- 64
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tente de réceptionqté 2
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 60
- Tables de bièreqté 4
- Stand pliant
- Tabouretsqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verresqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Carafeqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
Équipement
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Haut-parleursqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Rallonges à enrouleurqté 2
- Ordinateur portable
- Écran
- Ventilateurs portablesqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Saladiersqté 4
- Bacs de rangementqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Bacs à vaisselleqté 6
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Nappesqté 10
- Compositions floralesqté 6
- Panneaux d'informationqté 12
- Panneaux indicateursqté 10
- Panneaux en ardoiseqté 4
- Badges nominatifsqté 40
- Presse-papiersqté 6
- Stylosqté 30
- Brochures d’informationqté 250
- Brochures du programmeqté 150
- Feuilles de quizqté 100
- Autocollantsqté 200
- Coloriagesqté 100
- Crayons de couleurqté 30
- Feutres de couleurqté 30
- Papier de bricolageqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Lampes LEDqté 8
- Lampes de pocheqté 4
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Pelle et balayetteqté 2
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
- Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Poubellesqté 8
- Sacs à crottes pour chiensqté 500
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer la date, les horaires et le programme, puis communiquez-les avant d’envoyer les invitations. Ouvrez le formulaire d’inscription dès que les créneaux de visite sont définis, afin d’estimer les besoins en personnel et en accueil.
- Limitez les parcours à quelques étapes lisibles et indiquez le sens de circulation sur un plan imprimé. Prévoyez un bénévole à l’accueil et un autre aux points de passage très fréquentés pour éviter les groupes bloqués.
- Réservez les vétérinaires et les intervenants plusieurs semaines à l’avance, puis attribuez à chaque démonstration une durée précise. Sélectionnez les animaux assez tôt et validez leur bien-être avant de publier le programme définitif.
- Traitez les inscriptions au fil de l’eau et notez les besoins alimentaires, au lieu d’attendre les réponses de dernière minute. Pour le café et les boissons, vérifiez la veille les réfrigérateurs, les glacières, les machines à café, les thermos et les rallonges.
- Préparez les badges, brochures, panneaux, quiz et activités enfants avant le montage. Testez le jour précédent les haut-parleurs, microphones, écran et multiprises, car une rallonge manquante peut retarder toute une démonstration.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes vétérinaire ?
- Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les intervenants, les fournisseurs et les supports imprimés demandent plus de délai que l’aménagement des tables et des chaises.
- Quand ouvrir les inscriptions en ligne pour une journée portes ouvertes ?
- Ouvrez le formulaire dès que les horaires, les parcours et les principales démonstrations sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Traitez ensuite les inscriptions chaque semaine pour ajuster les groupes et les bénévoles.
- Combien de bénévoles prévoir pour une journée portes ouvertes en clinique ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 par zone de visite importante et 1 personne mobile pour les imprévus. Pour trois parcours simultanés, comptez donc souvent 5 à 7 bénévoles, selon la taille des groupes.
- Quand vérifier le matériel et les animaux pour les démonstrations ?
- Faites un contrôle complet du matériel 48 heures avant, puis un test des équipements le jour précédent. Vérifiez les animaux au moins une semaine avant et encore le matin même, afin de pouvoir modifier une démonstration si nécessaire.
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