Tag der offenen Tür in der Tierklinik organisieren: der Ablauf
Bei einem Tag der offenen Tür in der Tierklinik müssen Besucherströme, medizinische Abläufe und der Schutz der Tiere zusammenpassen. Beginnen Sie mit Datum, Öffnungszeiten und Programm, bevor Sie Einladungen, Anmeldungen und Führungen planen. Legen Sie früh fest, welche Bereiche zugänglich sind, welche Demonstrationen stattfinden und welche Tiere teilnehmen dürfen. Besonders häufig werden Genehmigungen, Versicherungsfragen, Kühlung und die technische Ausstattung zu spät geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Öffnungszeiten kommunizieren
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Online-Anmeldeformular öffnen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 8
Führungsrouten festlegen
2 Personen
- 9
Demonstrationen planen
2 Personen
- 10
Referenten und Tierärzte festlegen
2 Personen
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Genehmigungen prüfen
- 13
Versicherung prüfen
- 14
Lieferanten bestätigen
- 15
Drucksachen anfertigen lassen
- 16
Lageplan drucken
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Infobroschüren bereitlegen
2 Personen
- 19
Tiere für Vorführungen auswählen
2 Personen
- 20
Tierschutz kontrollieren
2 Personen
- 21
Beschilderung für Führungen erstellen
- 22
Quiz und Kinderaktivitäten vorbereiten
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
- 25
Kühlschränke und Kühlboxen auffüllen
2 Personen
- 26
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 27
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 30
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 31
Rundweg ausschildern
2 Personen
- 32
Demonstrationsräume einrichten
3 Personen
- 33
Kinderbereich einrichten
2 Personen
- 34
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 36
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 37
Ton und Mikrofone testen
2 Personen
- 38
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 39
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Event
- 40
Besucher begrüßen
3 Personen
- 41
Anmeldungen erfassen
2 Personen
- 42
Führungen begleiten
4 Personen
- 43
Tierarztvorführungen durchführen
3 Personen
- 44
Besucherfragen beantworten
3 Personen
- 45
Kinderaktivitäten betreuen
2 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Sanitärräume überprüfen
- 51
Besucher verabschieden
3 Personen
- 52
Tiere ruhig zurückbringen
3 Personen
Nachbereitung
- 53
Catering abbauen
3 Personen
- 54
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 55
Geräte ausschalten
2 Personen
- 56
Dekoration entfernen
2 Personen
- 57
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 58
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 59
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 60
Location reinigen
4 Personen
- 61
Materialien zählen und aufräumen
2 Personen
- 62
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 63
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
- 64
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- FestzeltAnz. 2
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 60
- BiertischeAnz. 4
- Klapp-Standtheke
- HockerAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- KaraffeAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 2
- Laptop
- Bildschirm
- Tragbare VentilatorenAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- SpülwannenAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 6
- InfotafelnAnz. 12
- WegweiserAnz. 10
- KreidetafelnAnz. 4
- NamensschilderAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 6
- StifteAnz. 30
- InformationsbroschürenAnz. 250
- ProgrammhefteAnz. 150
- QuizformulareAnz. 100
- AufkleberAnz. 200
- MalvorlagenAnz. 100
- BuntstifteAnz. 30
- BuntstifteAnz. 30
- BastelpapierAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HanddesinfektionsspenderAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
- HundekotbeutelAnz. 500
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie die Führungsrouten vor dem Druck des Lageplans fest und planen Sie pro Gruppe einen festen Zeitblock. So vermeiden Sie, dass Besucher in Behandlungsbereiche oder sich überschneidende Rundgänge geraten.
- Öffnen Sie das Online-Anmeldeformular frühzeitig und erfassen Sie neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche. Teilen Sie die Anmeldungen spätestens einige Tage vor dem Termin für Führungen und Verpflegung aus.
- Bestimmen Sie die Tierärzte, Referenten und Vorführtiere mit ausreichend Vorlauf. Prüfen Sie für jedes Tier den Tierschutz, Rückzugsmöglichkeiten und die Belastung durch Lärm, Menschen und Lautsprecher.
- Testen Sie Lautsprecher, Funkmikrofone, Laptop und Bildschirm vor Einlass. Verlängerungskabel und Kabeltrommeln müssen so verlegt und gesichert sein, dass Besucher nicht darüber stolpern.
- Füllen Sie Kühlschränke und Kühlboxen erst kurz vor Beginn auf und kontrollieren Sie die Vorräte am Vortag. Für Kaffee und Getränke brauchen Sie außerdem funktionsfähige Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen sowie genug Geschirr für den erwarteten Andrang.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in einer Tierklinik planen?
- Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Genehmigungen und Versicherungsprüfung. Einladungen und Anmeldungen können danach etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten.
- Wie plant man Führungen durch eine Tierklinik?
- Legen Sie die Route mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest und teilen Sie die Besucher in feste Gruppen ein. Planen Sie pro Rundgang etwa 30 bis 45 Minuten und lassen Sie anschließend mindestens 10 Minuten für den Wechsel.
- Welche Tiere eignen sich für Vorführungen beim Tag der offenen Tür?
- Wählen Sie nur Tiere aus, die Menschen, Geräusche und kurze Wartezeiten gut vertragen. Treffen Sie die Auswahl spätestens 2 Wochen vorher und halten Sie für jedes Tier eine Rückzugsmöglichkeit bereit.
- Wann sollte man Technik und Verpflegung für den Kliniktag prüfen?
- Prüfen Sie Lautsprecher, Mikrofone, Bildschirm und Stromanschlüsse mindestens 2 Tage vorher. Vorräte, Kühlung und Geschirr kontrollieren Sie am Vortag und füllen Kühlboxen sowie Kühlschränke erst am Veranstaltungstag auf.
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