Zo organiseer je een diereninzamelingsactie

Begin niet met boodschappen doen, maar met het doel en de praktische randvoorwaarden. Leg eerst de datum, locatie en standplaats vast en stem daarna af met de dierenopvang: welke spullen zijn nodig, waar kunnen mensen doneren en wie is aanspreekpunt? Open vervolgens de aanmelding, werf vrijwilligers en communiceer duidelijk wat bezoekers kunnen brengen. In de laatste week draait alles om indeling, materiaalcontrole en een logische inrichting van de donatiebalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Standplaats reserveren
3
Dierenopvang benaderen
2 personen
4
Inzameldoelen vaststellen
2 personen
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Socialmediaberichten plaatsen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
12
Programma publiceren
13
Dierenopvanglogo verzamelen
14
Inzamelpunten communiceren
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen ophalen
2 personen
18
Donatieformulieren printen
19
Donatiebakken labelen
2 personen
20
Koelboxen vullen
2 personen
21
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
24
Informatiebord plaatsen
2 personen
25
Donatiebalie inrichten
3 personen
26
Inzameltafels inrichten
4 personen
27
Catering voorbereiden
3 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

29
Registratiebalie openen
2 personen
30
Bezoekers verwelkomen
3 personen
31
Donaties aannemen
4 personen
32
Donaties sorteren
4 personen
33
Donaties registreren
2 personen
34
Informatie over opvang geven
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Hapjes serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Afvalbakken legen
2 personen
39
Contante donaties veiligstellen
2 personen
40
Laatste donaties registreren
2 personen
41
Donatiebalie sluiten
3 personen

Nazorg

42
Donaties verpakken
4 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Partytenten afbreken
4 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Locatie schoonmaken
4 personen
47
Materialen opslaan
2 personen
48
Donaties naar opvang brengen
3 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Dankbericht versturen
51
Opbrengst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Klapbalie
Transportkarrenaantal 2

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Handmicrofoon
Draagbare speaker
Donatiebakkenaantal 12
Kunststof opbergbakkenaantal 20
Weegschalenaantal 2
Contante geldkist
Rekenmachinesaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Dierenpostersaantal 10
Houders voor postersaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de inzameldoelen vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld per doel zo concreet mogelijk wat welkom is en communiceer ook de inzamelpunten, zodat bezoekers niet op de dag zelf hoeven te vragen waar ze hun bijdrage kunnen afgeven.
Plan de vrijwilligersindeling uiterlijk een week vooraf. Zet aparte mensen bij de donatiebalie, het informatiebord, de ontvangst en het klaarzetten van tafels, stoelen en partytenten; zo blijft de inzameling doorgaan tijdens opbouw en pauzes.
Controleer materialen twee keer: bij het ophalen en op de ochtend zelf. Test verlengkabels, stekkerdozen, ledlampen en de draagbare speaker voordat bezoekers komen en leg donatieformulieren, labels en pennen direct bij de klapbalie.
Richt de route van bezoeker naar donatie duidelijk in. Plaats pijlborden bij de ingang, zet de donatiebakken zichtbaar en gelabeld neer en houd de informatie over de dierenopvang naast de balie, niet achter de voorraad.
Regel gekoelde en warme voorzieningen pas nadat je weet hoeveel vrijwilligers en bezoekers je verwacht. Vul koelboxen kort voor de start, zet waterkokers en koffiezetapparaten op een veilige stroomgroep en controleer vooraf of er genoeg herbruikbare bekers, kopjes en servies zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een diereninzamelingsactie organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de datum, locatie, standplaats en dierenopvang. Gebruik de laatste 7 dagen voor de vrijwilligersindeling, boodschappen, materiaalcontrole en het publiceren van het definitieve programma.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een diereninzamelingsactie?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de donatiebalie, 1 voor informatie en ontvangst en 2 voor opbouw en afbouw. Bij een doorlopende actie van meer dan 3 uur werkt een tweede ploeg voor pauzes en aflossing beter.
Wanneer moet ik de dierenopvang benaderen?: Neem uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf contact op. Dan is er tijd om de inzameldoelen, het logo, de informatie voor bezoekers en de manier van overdracht van donaties af te spreken.
Wat moet ik op de dag van de diereninzamelingsactie controleren?: Controleer minimaal 2 uur voor opening de standplaats, partytenten, tafels, stroom, verlichting, informatieborden, gelabelde donatiebakken en donatieformulieren. Vul koelboxen en thermoskannen pas na deze controle, zodat de inhoud niet onnodig lang buiten de juiste temperatuur staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.