Organiser une collecte de fonds pour les animaux

Commencez par fixer la date, le lieu et l’objectif financier avant de communiquer l’événement. Contactez ensuite le refuge ou l’accueil des animaux afin de préciser ses besoins et son rôle. Prévoyez au moins deux équipes de bénévoles : l’une pour l’accueil et les dons, l’autre pour les boissons, l’installation et le rangement. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les points de collecte doivent être centralisés plusieurs jours avant l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver un emplacement
3
Contacter l’accueil des animaux
2 personnes
4
Définir les objectifs de collecte
2 personnes
5
Recruter des bénévoles
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier des messages sur les réseaux sociaux
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
12
Publier le programme
13
Rassembler le logo du refuge pour animaux
14
Communiquer les points de collecte
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Récupérer le matériel
2 personnes
18
Imprimer les formulaires de don
19
Étiqueter les bacs de dons
2 personnes
20
Remplir les glacières
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
24
Installer le panneau d'information
2 personnes
25
Aménager le stand de dons
3 personnes
26
Aménager les tables de collecte
4 personnes
27
Préparer le service traiteur
3 personnes
28
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

29
Ouvrir le comptoir d'inscription
2 personnes
30
Accueillir les visiteurs
3 personnes
31
Accepter les dons
4 personnes
32
Trier les dons
4 personnes
33
Enregistrer les dons
2 personnes
34
Donner des informations sur l’accueil
2 personnes
35
Servir le café et le thé
2 personnes
36
Servir des amuse-bouches
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Vider les poubelles
2 personnes
39
Sécuriser les dons en espèces
2 personnes
40
Enregistrer les derniers dons
2 personnes
41
Fermer le comptoir de dons
3 personnes

Suivi

42
Emballer les dons
4 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
44
Démonter les tentes de fête
4 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Nettoyer le lieu
4 personnes
47
Stocker le matériel
2 personnes
48
Apporter les dons au refuge
3 personnes
49
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
50
Envoyer un message de remerciement
51
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Stand pliant
Chariots de transportqté 2

Équipement

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Microphone à main
Enceinte portable
Caisses de donsqté 12
Bacs de rangement en plastiqueqté 20
Balancesqté 2
Caisse d'argent liquide
Calculatricesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Pinces de serviceqté 4
Verres doseursqté 2

Décoration

Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Affiches d’animauxqté 10
Supports pour affichesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’objectif de collecte avant d’imprimer les formulaires de don : un montant précis aide les bénévoles à expliquer à quoi serviront les contributions.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures et désignez un responsable pour le stand de dons, les boissons et l’installation.
Publiez le programme et les points de collecte au moins 7 jours à l’avance. Ajoutez ces informations aux invitations et aux messages sur les réseaux sociaux.
Vérifiez les branchements avant l’arrivée du public : comptez les rallonges, multiprises, éclairages, bouilloires et machines à café, puis testez-les sur place.
Préparez les bacs de dons, les formulaires, les panneaux d’information et le logo du refuge la veille. Le jour J, installez d’abord les tables, les tentes et l’éclairage avant de remplir les glacières.

Questions fréquentes

Combien de bénévoles faut-il pour organiser une collecte de fonds pour les animaux ?: Prévoyez au minimum 6 bénévoles pour une petite collecte : 2 à l’accueil et au stand de dons, 2 pour les boissons et 2 pour l’installation et le rangement. À partir d’une trentaine de participants, ajoutez 2 bénévoles par créneau de 2 à 3 heures.
Quand faut-il lancer les inscriptions pour une collecte de fonds ?: Ouvrez le formulaire d’inscription 3 à 4 semaines avant la date prévue. Traitez les réponses chaque semaine et arrêtez les inscriptions environ 3 jours avant l’événement pour finaliser les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles.
Quand faut-il contacter le refuge pour animaux ?: Contactez le refuge au moins 4 semaines à l’avance. Vous pourrez ainsi confirmer ses besoins, récupérer son logo et préparer des messages et des panneaux cohérents avec l’objectif de la collecte.
Que faut-il préparer la veille d’une collecte de dons ?: La veille, vérifiez les courses et récupérez le matériel, imprimez les formulaires, étiquetez les bacs de dons et testez l’alimentation et l’éclairage. Gardez au frais les boissons et remplissez les glacières le plus près possible de l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.