Organiser un festival animalier étape par étape

Un festival animalier se prépare d’abord autour de la sécurité, du bien-être des animaux et d’un déroulé lisible pour le public. Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations et les exigences applicables avant de contacter les exposants. Les inscriptions, le plan du site et les besoins des bénévoles doivent être arrêtés plusieurs semaines à l’avance. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, la météo, les stocks et l’accueil des animaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier les exigences de bien-être animal
2 personnes
4
Faire les réservations
5
Confirmer les numéros d’animaux
2 personnes
6
Contacter les exposants
2 personnes
7
Créer le plan
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion en ligne
10
Ouvrir les inscriptions
11
Publier les règles pour les animaux
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Partager le déroulé
16
Vérifier les prévisions météo
17
Confirmer les livraisons
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Vérifier les matériaux de réserve
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
22
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
23
Portionner la nourriture pour animaux
2 personnes
24
Imprimer les panneaux d’information
25
Imprimer les listes d’inscription
26
Préparer le contrôle des animaux
2 personnes
27
Inspecter le site
3 personnes
28
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
6 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Installer les barrières
3 personnes
33
Aménager un espace de repos pour les animaux
3 personnes
34
Installer des toilettes pour animaux
2 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Raccorder le matériel audio
2 personnes
37
Brancher l’éclairage
2 personnes
38
Monter le buffet traiteur
4 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer les en-cas
4 personnes
41
Aménager le stand d’information
2 personnes
42
Installer la table d'inscription
2 personnes
43
Accueillir les comédiens animaliers
3 personnes
44
Fournir de l’eau aux animaux
3 personnes
45
Briefer les bénévoles
3 personnes
46
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

47
Accueillir les visiteurs
4 personnes
48
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
49
Expliquer les règles concernant les animaux
2 personnes
50
Encadrer les numéros animaliers
4 personnes
51
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
52
Servir le service traiteur
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Changer l’eau des animaux
2 personnes
55
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
56
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
57
Garder les toilettes des animaux propres
2 personnes
58
Gérer les annonces au micro
59
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
60
Faire partir les animaux en toute sécurité
3 personnes

Suivi

61
Ranger le service traiteur
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le site
5 personnes
64
Évacuer les déchets
2 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter le mobilier
5 personnes
67
Débrancher l’équipement
2 personnes
68
Démonter les tentes de fête
5 personnes
69
Trier les matériaux
3 personnes
70
Compter le stock
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 100
Tables de bièreqté 6
Couverturesqté 12
Bacs de tableqté 12
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 60
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Carafesqté 8

Catering

Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 18

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballons animauxqté 60
Poids pour ballonsqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 100

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Mégaphone à main

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes de pocheqté 6

Matériel de sport

Tunnels d’agilitéqté 2
Cônesqté 20
Cerceauxqté 6
Barres d’obstaclesqté 4
Frisbees pour chiensqté 8
Ballons de jeuqté 12
Sachets de friandisesqté 100

Matériel pour animaux

Gamelles pour animauxqté 12
Gamellesqté 8
Bacs à foinqté 4
Barrières pour animauxqté 12
Laisses pour chiensqté 8
Conteneurs d'eauqté 6
Bottes de foinqté 4
Serviettes pour animauxqté 12
Paniers de transportqté 4
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 6
Rouleaux de sacs à déjectionsqté 40
Bacs de nettoyage des pattesqté 3
Bacs à litièreqté 4
Litière pour chatqté 2
Jouets pour animauxqté 20
Brosses pour animauxqté 6
Colliersqté 6
Étiquettes de numéro d’animalqté 100
Biscuits pour animaux comestiblesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Spray désinfectantqté 4
Essuie-toutqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Papier toiletteqté 48
Essuie-toutqté 12
Gants en caoutchoucqté 12

Informations

Panneaux d'informationqté 10
Chemises à pinceqté 8
Stylos à billeqté 24
Braceletsqté 150
Plansqté 150
Brochures du programmeqté 150
Cartes de règles pour animauxqté 150

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 20

Conseils

Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date : réservez le lieu, vérifiez les autorisations et confirmez les contraintes de bien-être animal avant d’ouvrir les inscriptions.
Demandez aux exposants le nombre exact d’animaux présentés et leurs besoins particuliers au plus tard 3 semaines avant l’événement. Ces informations déterminent le plan, les espaces et les consignes publiées.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le festival afin de finaliser les listes, les panneaux d’information et la répartition des bénévoles. Prévoyez une personne chargée de vérifier les arrivées sur place.
Préparez le plan avec des zones distinctes pour l’accueil, les animaux, les exposants, le public et la restauration. Gardez des passages dégagés et prévoyez des tables, chaises, tentes, glacières et couvertures en fonction de la météo.
La veille, mettez les produits non périssables en place et réfrigérez les produits frais. Le jour même, portionnez la nourriture pour animaux, contrôlez les livraisons et vérifiez les matériaux de réserve avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival animalier ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de réserver le lieu, de contacter les exposants et de traiter les inscriptions sans devoir modifier le plan au dernier moment.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival animalier ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement et clôturez-les 7 à 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les numéros d’animaux, les besoins alimentaires et les consignes transmises aux participants.
Que faut-il vérifier la semaine avant le festival animalier ?: Contrôlez les prévisions météo, les livraisons, la liste des courses, les stocks de réserve et les besoins des exposants. Imprimez aussi les listes d’inscription et les panneaux au moins 2 jours avant l’installation.
Comment organiser l’accueil des animaux le jour du festival ?: Prévoyez une zone d’arrivée clairement signalée et une personne dédiée au contrôle des inscriptions. Vérifiez les numéros d’animaux et les besoins particuliers avant de diriger chaque exposant vers son emplacement, idéalement pendant les 60 premières minutes d’ouverture.

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