Tierfestival organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Tierfestival beginnt die Organisation nicht mit dem Programm, sondern mit Ort, Genehmigungen und den Anforderungen für die teilnehmenden Tiere. Danach folgen Reservierungen, Tiernummern, Anmeldungen und ein Lageplan, damit Besucher, Stände und Tiere sicher getrennt bleiben. Plane die Versorgung früh: Futter portionieren, Kühlprodukte lagern und Lieferungen bestätigen. In den letzten Tagen zählen ein klarer Ablaufplan, eingeteilte Freiwillige und eine Wetterentscheidung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Tierschutzanforderungen prüfen
2 Personen
4
Reservierungen vornehmen
5
Tiernummern bestätigen
2 Personen
6
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
7
Lageplan erstellen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Online-Werbung schalten
10
Anmeldungen öffnen
11
Tierregeln veröffentlichen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Ablaufplan teilen
16
Wettervorhersage prüfen
17
Lieferungen bestätigen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Vorratsmaterialien prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
22
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
23
Tierfutter portionieren
2 Personen
24
Infoschilder drucken
25
Anmeldelisten drucken
26
Tiercheck vorbereiten
2 Personen
27
Gelände inspizieren
3 Personen
28
Tische und Stühle ausladen
4 Personen
29
Partyzelte aufbauen
6 Personen
30
Tische aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
3 Personen
32
Absperrungen aufstellen
3 Personen
33
Ruhebereich für Tiere einrichten
3 Personen
34
Tier-Toiletten aufstellen
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Tontechnik anschließen
2 Personen
37
Beleuchtung anschließen
2 Personen
38
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Snacks vorbereiten
4 Personen
41
Infotisch einrichten
2 Personen
42
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
43
Tierdarsteller empfangen
3 Personen
44
Tiere mit Wasser versorgen
3 Personen
45
Freiwillige einweisen
3 Personen
46
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen

Event

47
Besucher begrüßen
4 Personen
48
Besucher registrieren
3 Personen
49
Tierregeln erläutern
2 Personen
50
Tieranlagen begleiten
4 Personen
51
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
52
Catering ausgeben
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Tierwasser wechseln
2 Personen
55
Tiergehege kontrollieren
2 Personen
56
Abfallstationen leeren
2 Personen
57
Tiertoiletten sauber halten
2 Personen
58
Durchsagen erstellen
59
Besucher verabschieden
3 Personen
60
Tiere sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

61
Catering aufräumen
4 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Gelände reinigen
5 Personen
64
Abfall entsorgen
2 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Möbel abbauen
5 Personen
67
Geräte trennen
2 Personen
68
Partyzelte abbauen
5 Personen
69
Materialien sortieren
3 Personen
70
Bestände zählen
2 Personen
71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
72
Gelände übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 100
BiertischeAnz. 6
DeckenAnz. 12
TischkistenAnz. 12
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
SchälchenAnz. 60
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 18
KaraffenAnz. 8

Catering

WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 18

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
TierballonsAnz. 60
BallongewichteAnz. 12
Willkommensschild
WegweiserAnz. 12
TischdekorationAnz. 12
NamensschilderAnz. 100

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
Handmegafon

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10
TaschenlampenAnz. 6

Sportmaterial

GeschicklichkeitstunnelAnz. 2
KegelAnz. 20
ReifenAnz. 6
HindernisstangenAnz. 4
HundefrisbeesAnz. 8
SpielbälleAnz. 12
GeschenktütenAnz. 100

Tierbedarf

Trinknäpfe für TiereAnz. 12
FutternäpfeAnz. 8
HeuboxenAnz. 4
TiergitterAnz. 12
HundeleinenAnz. 8
WasserbehälterAnz. 6
HeuballenAnz. 4
TierhandtücherAnz. 12
ReisekörbeAnz. 4
KotbeutelspenderAnz. 6
KotbeutelrollenAnz. 40
PfotenreinigungswannenAnz. 3
KatzenklosAnz. 4
KatzenstreuAnz. 2
Tier-SpielzeugAnz. 20
TierbürstenAnz. 6
KragenAnz. 6
TiernummernschilderAnz. 100
Essbare TierkekseAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesenAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
DesinfektionssprayAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenpapierAnz. 48
KüchenpapierAnz. 12
GummihandschuheAnz. 12

Informationen

InfotafelnAnz. 10
KlemmbrettmappenAnz. 8
KugelschreiberAnz. 24
ArmbänderAnz. 150
PläneAnz. 150
ProgrammhefteAnz. 150
TierregeelkartenAnz. 150

Sicherheit

Erste-Hilfe-Kasten
FeuerlöscherAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
KegelAnz. 20

Tipps

Klär zuerst, ob für Ort, Tierhaltung oder Vorführungen Genehmigungen nötig sind. Hol die Vorgaben schriftlich ein, bevor du Reservierungen bestätigst.
Veröffentliche die Tierregeln zusammen mit der Anmeldung. Frag Ernährungswünsche und besondere Anforderungen direkt ab, statt sie erst am Veranstaltungstag zu klären.
Erstelle den Lageplan nicht erst nach den Anmeldungen. Plane Zelte, Tische, Sitzplätze, Stände, Futter- und Kühlbereiche sowie getrennte Wege für Tiere und Besucher.
Teile den Ablaufplan spätestens 3 bis 5 Tage vorher mit allen Freiwilligen. Weise jeder Schicht eine konkrete Aufgabe und eine Ansprechperson zu.
Prüfe 24 Stunden vorher Wetter, Lieferungen und Vorräte. Kühlprodukte müssen gekühlt bereitstehen, Tierfutter portioniert und Infoschilder sowie Anmeldelisten gedruckt sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Tierfestival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Reservierungen. Anmeldungen, Tierregeln und Helferplanung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Festival laufen.
Welche Genehmigungen braucht ein Tierfestival?: Das hängt von Ort, Tierarten und Programmpunkten ab. Prüfe mindestens 8 Wochen vorher die Vorgaben für Veranstaltung, Tierschutz, Hygiene, Lärm und mögliche Verkaufsstände bei den zuständigen Stellen.
Wann sollte man die Tierregeln veröffentlichen?: Veröffentliche sie spätestens zum Start der Anmeldung, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Festival. So können Teilnehmende Fütterung, Transport und besondere Bedürfnisse rechtzeitig angeben.
Was muss am Tag vor dem Tierfestival vorbereitet werden?: Prüfe Wetter und Lieferungen, stelle haltbare Vorräte bereit und kühle alle benötigten Produkte. Drucke außerdem Infoschilder und Anmeldelisten und teile den finalen Ablaufplan mit den Freiwilligen.

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