Zo organiseer je een dierenasiel open dag

Begin met een duidelijk programma en werk daarna terug naar dierenwelzijn, vrijwilligers en bezoekersstromen. Plan rondleidingen in kleine groepen, reserveer op tijd partytenten en leg vast welke dieren wel en niet worden ingezet. Regel vervolgens aanmeldingen, parkeerplaatsen, bewegwijzering en een bezoekersregistratie. De laatste controle draait om rustplekken, hondenhekken, betaalmogelijkheden, informatiemateriaal en een rooster waarin elke vrijwilliger een afgebakende taak heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Partytenten reserveren
3
Vrijwilligers werven
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Evenement online publiceren
7
Aanmeldformulier openen
8
Parkeerplaatsen reserveren
9
Dierenrondleidingen plannen
2 personen
10
Activiteiten voor kinderen plannen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
14
Rondleiders instrueren
2 personen
15
Dierenwelzijnsregels opstellen
2 personen
16
Plattegrond maken
17
Bewegwijzering ontwerpen
18
Informatiemateriaal verzamelen
2 personen
19
Adoptiedossiers controleren
2 personen
20
Donatieproducten selecteren
2 personen
21
Drukwerk laten maken
22
Contantgeld voor wisselgeld regelen
23
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
24
Dieren voor rondleidingen selecteren
3 personen
25
Dieren apart laten rusten
2 personen
26
Voorraad controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Informatietafels voorbereiden
2 personen
31
Locatie schoonmaken
3 personen
32
Dierenverblijven controleren
3 personen
33
Tenten en materiaal klaarzetten
3 personen
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Stoelen opstellen
3 personen
36
Versiering ophangen
2 personen
37
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
38
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
39
Verlichting installeren
2 personen
40
Registratietafel inrichten
2 personen
41
Donatietafel inrichten
2 personen
42
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
43
Hapjes uitstallen
2 personen
44
Dierenrustgebied inrichten
2 personen
45
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen

Event

46
Bezoekers ontvangen
3 personen
47
Bezoekers registreren
2 personen
48
Programma toelichten
49
Rondleidingen begeleiden
4 personen
50
Adoptie-informatie geven
3 personen
51
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Servies verzamelen
2 personen
56
Dierenrust bewaken
3 personen
57
Donaties registreren
2 personen
58
Merchandise verkopen
2 personen
59
Fotohoek begeleiden
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Toiletten controleren
62
Rondleidingen afronden
4 personen
63
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
64
Dieren terugbrengen
3 personen
65
Cash en donaties veiligstellen
2 personen

Nazorg

66
Catering afbouwen
3 personen
67
Materialen sorteren
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
70
Versiering verwijderen
2 personen
71
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
72
Verlichting afbouwen
2 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Dierenverblijven schoonmaken
3 personen
76
Partytenten retourneren
2 personen
77
Geleend materiaal retourneren
2 personen
78
Overgebleven catering opslaan
2 personen
79
Donatieadministratie verwerken
2 personen
80
Gevonden voorwerpen sorteren
81
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Hondenhekkenaantal 6
Dierenbenchaantal 4
Rustmattenaantal 6
Parasolvoetenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Mokkenaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele betaalterminal
Prikbordenaantal 4
Whiteboard

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Fotowand
Krijtbordenaantal 6
Donatieboxenaantal 3
Adoptiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Desinfectiepompjesaantal 6
Poetsdoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan dierenrondleidingen in vaste tijdsloten van bijvoorbeeld 30 minuten en houd groepen klein genoeg voor één rondleider. Reserveer daarnaast rustmomenten waarin de geselecteerde dieren apart kunnen bijkomen.
Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk één week vooraf en zet per onderdeel minstens één vervanger klaar. Geef rondleiders vooraf schriftelijke instructies over dierenwelzijn, bezoekersvragen en wat zij nooit mogen toestaan.
Loop de bezoekersroute op papier én ter plaatse na: van parkeren en registratie naar rondleiding, kinderactiviteiten, donatiepunt en uitgang. Plaats de plattegrond en bewegwijzering vóór de opbouw, zodat bezoekers niet langs dierenverblijven hoeven te zoeken.
Controleer de adoptiedossiers en informatiematerialen enkele dagen voor de open dag. Zo voorkom je dat bezoekers verouderde informatie krijgen of dat een dier onverwacht niet beschikbaar is voor kennismaking.
Tel betaal- en ontvangstpunten apart van elkaar: leg contant wisselgeld, een mobiele betaalterminal en duidelijke donatieproducten klaar. Test stroomaansluitingen, verlengkabels en stekkerdozen vóór opening; een microfoon of luidspreker is alleen bruikbaar als de mededelingen dieren niet onnodig verstoren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een dierenasiel open dag?: Start minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, partytenten, vrijwilligers en online publicatie. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, roosters, drukwerk, instructies en een volledige terreincontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag in een dierenasiel?: Reken per gelijktijdige bezoekersstroom op minstens één begeleider en plan daarnaast aparte mensen voor registratie, donaties, kinderactiviteiten en dierenrust. Bij vier parallelle onderdelen kom je al snel uit op 8 tot 12 vrijwilligers, inclusief twee vervangers.
Hoe plan je rondleidingen tijdens een dierenasiel open dag?: Werk met tijdsloten van 30 minuten en laat 10 tot 15 minuten tussen twee groepen voor wisselen en schoonmaak. Selecteer vooraf welke dieren geschikt zijn en plan per dier meerdere rustblokken; niet elk dier hoeft de hele dag zichtbaar te zijn.
Wat moet je regelen voor bezoekersregistratie op een open dag?: Zet minstens 30 minuten voor opening een registratiepunt klaar met aanmeldingen, naamlabels en een actuele bezoekerslijst. Houd ook ruimte voor mensen die zonder aanmelding komen en noteer bijzonderheden zoals dieetwensen of begeleidingsbehoeften voordat zij aan een activiteit deelnemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.