Einen Tag der offenen Tür im Tierheim planen
Bei einem Tag der offenen Tür im Tierheim müssen Besucher, Tiere und Helfer gut aufeinander abgestimmt sein. Lege zuerst Datum und Programm fest, bevor du Zelte, Führungen und Kinderangebote planst. Danach folgen Einladungen, Online-Anmeldung, Parkplatzregelung und der Einsatzplan für Freiwillige. Besonders häufig werden Ruhezeiten für Tiere, klare Tierschutzregeln und ausreichend Wechselgeld zu spät bedacht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Partyzelte reservieren
- 3
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 4
Einladungen erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Veranstaltung online veröffentlichen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Parkplätze reservieren
- 9
Tierführungen planen
2 Personen
- 10
Aktivitäten für Kinder planen
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
- 14
Führer anweisen
2 Personen
- 15
Tierschutzregeln aufstellen
2 Personen
- 16
Lageplan erstellen
- 17
Beschilderung entwerfen
- 18
Informationsmaterial zusammenstellen
2 Personen
- 19
Adoptionsakten prüfen
2 Personen
- 20
Spendenprodukte auswählen
2 Personen
- 21
Drucksachen anfertigen lassen
- 22
Bargeld für Wechselgeld bereitstellen
- 23
Besucherregistrierung vorbereiten
2 Personen
- 24
Tiere für Führungen auswählen
3 Personen
- 25
Tiere getrennt ruhen lassen
2 Personen
- 26
Bestand prüfen
2 Personen
- 27
Einkaufen gehen
2 Personen
- 28
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
- 29
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 30
Informationstische vorbereiten
2 Personen
- 31
Location reinigen
3 Personen
- 32
Tiergehege kontrollieren
3 Personen
- 33
Zelte und Material bereitlegen
3 Personen
- 34
Tische aufstellen
3 Personen
- 35
Stühle aufstellen
3 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 37
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 38
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 39
Beleuchtung installieren
2 Personen
- 40
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 41
Spendentisch einrichten
2 Personen
- 42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 43
Snacks auslegen
2 Personen
- 44
Ruhebereich für Tiere einrichten
2 Personen
- 45
Volunteer-Briefing geben
3 Personen
Event
- 46
Besucher empfangen
3 Personen
- 47
Besucher registrieren
2 Personen
- 48
Programm vorstellen
- 49
Führungen begleiten
4 Personen
- 50
Adoptionsinformationen geben
3 Personen
- 51
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
- 52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 53
Snacks servieren
2 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Geschirr sammeln
2 Personen
- 56
Tierreuhe bewachen
3 Personen
- 57
Spenden erfassen
2 Personen
- 58
Merchandise verkaufen
2 Personen
- 59
Fotoecke betreuen
- 60
Mülleimer leeren
2 Personen
- 61
Toiletten kontrollieren
- 62
Führungen abschließen
4 Personen
- 63
Besucher verabschieden
3 Personen
- 64
Tiere zurückbringen
3 Personen
- 65
Bargeld und Spenden sichern
2 Personen
Nachbereitung
- 66
Catering abbauen
3 Personen
- 67
Materialien sortieren
3 Personen
- 68
Abfall sammeln
3 Personen
- 69
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 70
Dekoration entfernen
2 Personen
- 71
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 72
Beleuchtung abbauen
2 Personen
- 73
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 74
Location reinigen
4 Personen
- 75
Tiergehege reinigen
3 Personen
- 76
Partyzelte zurückgeben
2 Personen
- 77
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
- 78
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 79
Spendenverwaltung bearbeiten
2 Personen
- 80
Gefundene Gegenstände sortieren
- 81
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 60
- BarhockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
- HundezäuneAnz. 6
- TierboxAnz. 4
- RuhemattenAnz. 6
- SchirmständerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 80
- TassenAnz. 40
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Mobiles Zahlungsterminal
- PinnwändeAnz. 4
- Whiteboard
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- AusgießkannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltedosenAnz. 10
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- TischdeckenAnz. 8
- Fotowand
- KreidetafelnAnz. 6
- SpendendosenAnz. 3
- AdoptionsschilderAnz. 12
- WegweiserAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 6
Reinigung
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- HandfegerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- DesinfektionsspenderAnz. 6
- PutztücherAnz. 20
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- FeuerlöscherAnz. 2
- Rutschfeste MattenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm mindestens 8 Wochen vorher fest. Plane feste Zeitfenster für Tierführungen und Kinderaktivitäten, damit sich Besucherströme nicht vor einzelnen Gehegen stauen.
- Rekrutiere Freiwillige spätestens 4 Wochen vor dem Termin und veröffentliche den Einsatzplan 7 Tage vorher. Jede Führung braucht eine eingewiesene Begleitperson; zusätzlich sollte eine Reserve für Ausfälle eingeplant werden.
- Öffne die Anmeldung frühzeitig und frage dabei Ernährungswünsche ab. Bearbeite die Anmeldungen täglich in der letzten Woche, damit Sitzplätze, Verpflegung und Führungsgruppen am Veranstaltungstag realistisch geplant werden können.
- Trenne Besucherbereiche und Tierbereiche sichtbar durch Lageplan, Beschilderung und Hundezäune. Lege für jedes Tier Rückzugszeiten fest und lass ausgewählte Tiere zwischen den Führungen in einer separaten Box oder an einem ruhigen Platz ausruhen.
- Bereite spätestens am Vortag Bargeld für Wechselgeld, ein mobiles Zahlungsterminal und die Besucherregistrierung vor. Prüfe außerdem Stromwege, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel, bevor Zelte und Tische endgültig aufgebaut werden.
Häufige Fragen
- Wie viele Wochen vorher sollte man einen Tag der offenen Tür im Tierheim planen?
- Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Reservierungen. Einladungen, Anmeldungen und die Einteilung der Freiwilligen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin laufen.
- Wie plant man Tierführungen bei einem Tag der offenen Tür?
- Lege feste Führungsgruppen mit 20 bis 30 Minuten Dauer fest und begrenze die Zahl der Teilnehmer pro Gruppe. Zwischen zwei Führungen brauchen die Tiere eine Ruhepause; die genaue Gruppengröße richtet sich nach Platz, Tierart und Tierschutzregeln.
- Wie viele Freiwillige braucht ein Tag der offenen Tür im Tierheim?
- Plane mindestens eine zuständige Person pro Aufgabe und zusätzlich etwa 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Für Registrierung, Führungen, Kinderprogramm, Spendenbereich und Besucherfragen sollten die Schichten spätestens 7 Tage vorher feststehen.
- Was muss man am Tag vor dem Tierheimfest vorbereiten?
- Baue Beschilderung, Lageplan, Registrierungsbereich und Technik am Vortag auf oder lege sie vollständig bereit. Prüfe außerdem Wechselgeld, Zahlungsgerät, Informationsmaterial und die getrennten Ruheplätze der Tiere mindestens einmal vor Veranstaltungsbeginn.
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