Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en un refugio

Una jornada de puertas abiertas en un refugio necesita más que una fecha y algunas visitas. Primero define el programa y el aforo; después organiza voluntarios, inscripciones, aparcamiento y señalización. Las visitas guiadas deben ajustarse al descanso de los animales, mientras que la información de adopción y las donaciones requieren preparación aparte. Este orden te ayuda a evitar colas, cambios de última hora y situaciones estresantes para los animales.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar carpas de fiesta
3
Reclutar voluntarios
2 personas
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar el evento en línea
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Reservar plazas de aparcamiento
9
Planificar visitas guiadas de animales
2 personas
10
Planificar actividades para niños
2 personas
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Crear el horario de voluntarios
2 personas
14
Instruir a los guías
2 personas
15
Redactar las normas de bienestar animal
2 personas
16
Hacer el plano
17
Diseñar la señalización
18
Reunir material informativo
2 personas
19
Revisar expedientes de adopción
2 personas
20
Seleccionar productos de donación
2 personas
21
Encargar material impreso
22
Preparar efectivo para el cambio
23
Preparar el registro de visitantes
2 personas
24
Seleccionar animales para las visitas guiadas
3 personas
25
Dejar a los animales descansar por separado
2 personas
26
Comprobar el inventario
2 personas
27
Hacer la compra
2 personas
28
Guardar los productos refrigerados
2 personas
29
Preparar aperitivos
3 personas
30
Preparar las mesas de información
2 personas
31
Limpiar el lugar
3 personas
32
Comprobar los recintos de los animales
3 personas
33
Preparar las tiendas y el material
3 personas
34
Montar mesas
3 personas
35
Colocar las sillas
3 personas
36
Colgar la decoración
2 personas
37
Colocar la señalización
2 personas
38
Conectar el equipo de sonido
2 personas
39
Instalar la iluminación
2 personas
40
Montar la mesa de registro
2 personas
41
Montar la mesa de donaciones
2 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Montar aperitivos
2 personas
44
Preparar una zona de descanso para animales
2 personas
45
Dar la charla a los voluntarios
3 personas

Evento

46
Recibir a los visitantes
3 personas
47
Registrar a los visitantes
2 personas
48
Presentar el programa
49
Guiar visitas
4 personas
50
Dar información sobre la adopción
3 personas
51
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Servir aperitivos
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Recoger la vajilla
2 personas
56
Vigilar el descanso de los animales
3 personas
57
Registrar donaciones
2 personas
58
Vender merchandising
2 personas
59
Atender el rincón fotográfico
60
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
61
Comprobar los baños
62
Finalizar las visitas guiadas
4 personas
63
Despedir a los visitantes
3 personas
64
Devolver los animales
3 personas
65
Asegurar el efectivo y las donaciones
2 personas

Seguimiento

66
Desmontar el catering
3 personas
67
Clasificar los materiales
3 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Desmontar mesas y sillas
4 personas
70
Retirar la decoración
2 personas
71
Apagar el equipo de sonido
2 personas
72
Desmontar la iluminación
2 personas
73
Lavar la vajilla
3 personas
74
Limpiar el lugar
4 personas
75
Limpiar los recintos de animales
3 personas
76
Devolver las carpas plegables
2 personas
77
Devolver el material prestado
2 personas
78
Guardar la catering sobrante
2 personas
79
Gestionar la administración de donaciones
2 personas
80
Clasificar los objetos perdidos
81
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillas plegablescant. 60
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8
Vallas para perroscant. 6
Jaula para animalescant. 4
Colchonetas de descansocant. 6
Bases para sombrillascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 80
Tazascant. 40
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Terminal de pago móvil
Tableros de corchocant. 4
Pizarra blanca

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 6
Jarras de servircant. 4
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 10

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 8
Photowall
Pizarrascant. 6
Cajas de donacionescant. 3
Carteles de adopcióncant. 12
Carteles direccionalescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Escobas de manocant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Paños de limpiezacant. 20

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Extintorescant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el programa y el aforo previsto. Abre el formulario de inscripción cuando ya sepas cuántas visitas guiadas y actividades infantiles puedes atender, y revisa las inscripciones al menos 7 días antes.
Calcula los turnos de voluntariado por franjas horarias, no solo por número total de personas. Reserva responsables para recepción, visitas, actividades, donaciones y cambios, y haz una sesión de instrucciones antes de abrir.
Programa las visitas de animales con pausas reales entre grupos. Selecciona los animales con antelación, deja zonas de descanso separadas y entrega a los guías unas normas escritas de bienestar animal.
Prepara el recorrido y la señalización antes de montar las carpas. El plano debe indicar registro, aparcamiento, baños, actividades, donaciones y zonas restringidas; coloca una copia visible en la entrada.
No dejes para el último día la documentación de adopción, el material impreso ni el cambio en efectivo. Comprueba también el terminal de pago, los cables, el sonido, las neveras y el material de café al menos 48 horas antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un refugio?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. La fecha, las carpas, el programa y los voluntarios deben quedar encaminados durante las primeras 2 semanas; las inscripciones y la difusión pueden abrirse después.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula como mínimo 1 persona para recepción, 1 por cada visita guiada y 1 responsable por actividad simultánea. Añade 2 personas de apoyo por turno para cubrir descansos, colas y cambios imprevistos.
¿Cómo se organizan las visitas de animales sin estresarlos?: Trabaja con grupos pequeños y deja al menos 15 minutos entre visitas para que los animales descansen y el equipo pueda reorganizarse. No programes a un animal en todas las franjas: alterna los grupos y mantén zonas separadas de descanso.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento. Recoge las preferencias dietéticas en el formulario desde el principio y entrega el recuento final a quien prepare la comida como mínimo 48 horas antes.

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