Organiser une journée portes ouvertes dans un refuge animalier

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple pour les visiteurs et des temps de repos protégés pour les animaux. Commencez par fixer la date et le programme, puis construisez les inscriptions, les équipes et la circulation sur place. Les visites guidées, les activités pour enfants et l’accueil doivent fonctionner sans croiser les zones sensibles. Prévoyez aussi les règles de bien-être, la signalétique et une solution pour les paiements ou les dons le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver des tentes de réception
3
Recruter des bénévoles
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier l’événement en ligne
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Réserver des places de parking
9
Planifier les visites guidées des animaux
2 personnes
10
Planifier les activités pour les enfants
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
14
Briefer les guides
2 personnes
15
Rédiger les règles de bien-être animal
2 personnes
16
Créer le plan
17
Concevoir la signalétique
18
Rassembler le matériel d’information
2 personnes
19
Vérifier les dossiers d'adoption
2 personnes
20
Sélectionner les produits à donner
2 personnes
21
Faire réaliser les imprimés
22
Prévoir de la monnaie
23
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
24
Sélectionner les animaux pour les visites guidées
3 personnes
25
Laisser les animaux se reposer séparément
2 personnes
26
Vérifier les stocks
2 personnes
27
Faire les courses
2 personnes
28
Stocker les courses au frais
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Préparer les tables d’information
2 personnes
31
Nettoyer le lieu
3 personnes
32
Vérifier les enclos des animaux
3 personnes
33
Installer les tentes et le matériel
3 personnes
34
Installer les tables
3 personnes
35
Installer les chaises
3 personnes
36
Suspendre la décoration
2 personnes
37
Installer la signalisation
2 personnes
38
Raccorder le matériel audio
2 personnes
39
Installer l'éclairage
2 personnes
40
Installer la table d'inscription
2 personnes
41
Installer la table de dons
2 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
44
Aménager l’espace de repos des animaux
2 personnes
45
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
48
Présenter le programme
49
Accompagner les visites guidées
4 personnes
50
Donner des informations sur l’adoption
3 personnes
51
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Rassembler la vaisselle
2 personnes
56
Veiller au repos des animaux
3 personnes
57
Enregistrer les dons
2 personnes
58
Vendre les produits dérivés
2 personnes
59
Animer le coin photo
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Vérifier les toilettes
62
Clôturer les visites guidées
4 personnes
63
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
64
Ramener les animaux
3 personnes
65
Sécuriser la caisse et les dons
2 personnes

Suivi

66
Démonter le catering
3 personnes
67
Trier les matériaux
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
72
Démonter l’éclairage
2 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Nettoyer le lieu
4 personnes
75
Nettoyer les enclos d’animaux
3 personnes
76
Retourner les tentes de réception
2 personnes
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Stocker la restauration restante
2 personnes
79
Traiter l'administration des dons
2 personnes
80
Trier les objets trouvés
81
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8
Barrières pour chiensqté 6
Cage pour animauxqté 4
Tapis de reposqté 6
Pieds de parasolqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Tassesqté 40
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Terminal de paiement mobile
Panneaux d’affichageqté 4
Tableau blanc

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 4
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 12
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 6
Boîtes à donsqté 3
Panneaux d’adoptionqté 12
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Pompes de désinfectionqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant de lancer les invitations. Prévoyez des créneaux de visites guidées et des activités pour enfants, puis limitez chaque groupe à une capacité que vos guides peuvent réellement encadrer.
Ouvrez le formulaire d’inscription suffisamment tôt pour recueillir les besoins alimentaires et estimer les visiteurs. Relancez les inscrits 3 à 5 jours avant l’événement avec les horaires, le stationnement et les consignes.
Établissez le planning des bénévoles par postes et par horaires, avec un briefing des guides avant l’ouverture. Gardez une personne disponible pour les absences, les retards et les questions à l’accueil.
Séparez clairement le parcours du public et les espaces de repos des animaux. Sélectionnez les animaux adaptés aux visites, prévoyez des pauses séparées et affichez les règles de bien-être à chaque zone concernée.
Préparez la veille les dossiers d’adoption, les supports d’information, la signalétique et la monnaie. Testez aussi les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et le terminal de paiement mobile avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes de refuge ?: Ouvrez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, d’ajuster les créneaux et de recueillir les besoins alimentaires au moins 5 jours avant l’événement.
Combien de temps faut-il prévoir pour les visites guidées des animaux ?: Prévoyez des créneaux de 30 à 45 minutes, suivis d’une pause pour les animaux. Limitez le nombre de participants selon la capacité de la zone et du guide, plutôt que de remplir tous les créneaux au maximum.
Quand recruter et briefer les bénévoles ?: Recrutez les bénévoles 4 à 6 semaines à l’avance et finalisez le planning au moins 7 jours avant. Organisez un briefing le jour même, avant l’ouverture, avec les rôles, les itinéraires et les règles de bien-être animal.
Que faut-il préparer la veille d’une journée portes ouvertes de refuge ?: Installez ou vérifiez les tentes, les tables, les barrières et la signalétique, puis rassemblez les documents, les produits à donner et le matériel d’accueil. Faites un test technique complet et préparez la monnaie avant le début de la journée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.